La calidad de los datos en el sector de la estética. ¿Tus números son reales?
Una de las discusiones más efervescentes en el sector de la estética y belleza, sobre todo cuando hablamos de negocios con más de un centro o cadenas y franquicias, es el control. Saber que es lo que ocurre a nivel local es imprescindible para que cualquier estrategia global funcione y cumpla con las predicciones de clientes, ventas y expansión de negocio.
Aunque es cierto que muchos de estos negocios ya conocen la importancia de los datos y de su análisis, otros aún están descubriendo el poder de la digitalización. En cualquier caso, tanto unos como otros, luchan contra algo preocupante: la calidad de la información en la que nos basamos para medir la salud de la empresa.
No es raro encontrar negocios del sector que no tengan datos reales sobre lo que ha ocurrido en los últimos años e incluso, meses. Nos encontramos con casos en los que que ni siquiera se tiene cualquier información histórica del negocio o aún peor, se tienen datos dispersos en diferentes herramientas o perdidos en las múltiples formas de gestionar los centros.
Los números, sin control, pueden tendernos trampas y causar buena impresión cuando en realidad sólo esconden muchos puntos de mejora. Eso, sin duda, puede ser el inicio del fin para muchas marcas. Y tú, ¿confías en tus datos?
Si no cuentas con un proceso transparente y blindado, sumado a una gestión centralizada, donde puedes controlarlo todo, es posible que haya discrepancias entre tus informes y los números reales. Los problemas pueden venir de todas las áreas y niveles: desde los gerentes de tu centros ávidos por conseguir cumplir sus objetivos o bien, por parte de los profesionales de estos centros, que tienen cierta autonomía para modificar datos hasta tus equipos financieros, de marketing o comercial.
La mejor, y quizás, la única forma de corregir este problema es contar con un verdadero bunker de datos, donde toda la información que genera tu negocio, ya sean citas, clientes, ventas y facturas, queden debidamente reflejadas y dejen su rastro, a fin de garantizar la integridad, veracidad y seguridad de la información que manejas.
Desde flowww, la calidad de los datos es la base de nuestro software: todas las acciones realizadas en el sistema se quedan registradas, creando un trazo perfecto desde las operaciones más sencillas, como la alta y validación de nuevos clientes hasta las más complejas relacionadas con facturación, ocupación de agenda, productividad, etc. Desde nuestra experiencia, te dejamos a continuación algunos de los posibles puntos de desvirtuación de la información de tu negocio y cómo la evitamos. ¡Sigue leyendo!
1. Las citas siempre deben dejar rastro
Toda cita que entra en la agenda queda reflejada, ya sea apuntada de forma manual o recibida a través de tus canales online (tu web, Facebook o Instagram, por ejemplo). Además, deja rastro, no se borra. Si es necesario moverla o marcarla como 'No asistida' en caso de cancelación o ausencia del cliente, es posible actualizarla fácilmente y en su lugar, quedará una marca y un registro en la ficha del cliente.
Por otra parte, si el cliente asiste a su cita ésta deberá ser validada. Al hacerlo, se generará un ticket automático a nombre del cliente con la cantidad correspondiente al valor del servicio recibido. Esta factura quedará guardada en la ficha del cliente, registrada en tu caja y contabilizará en tus estadísticas e informes.
El hecho de poder tener registrados todos los movimientos relativos a los clientes, a la facturación y a su asistencia, te permitirá mantener el control sobre todo lo que sucede en tu centro cada día.
2. Todos los contactos deben verificarse y comprobarse para evitar duplicidades.
¿Te imaginas el desorden y caos que supondría para tu base de datos tener información duplicada, confusa o errónea? Habitualmente, esto sucede por falta de cuidado o de medios suficientes para ponerla en orden. Para evitar este problema y asegurarte de tener una base de datos asentada sobre clientes únicos y verificados, podrás apoyarte en flowww y en dos funcionalidades clave:
- La detección de información duplicada, subsanada con la fusión de contactos con datos similares, como pueden ser el nombre junto a un teléfono o email, por ejemplo. Así, la información que recojas en la ficha de tus clientes siempre será correcta y de calidad.
- La validación del contacto con el DNI, con la que te aseguras de tener ante ti a un cliente real, con una ficha llena de datos veraces y contrastados.
Además, para asegurarte que los datos son correctos y que cumples con la legalidad en materia de protección de datos, podrás colectar el consentimiento expreso de los clientes, a través de la obtención de la firma digital de formularios y documentos, como por ejemplo: la autorización para el tratamiento de los datos, la política de privacidad, así como el consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales, tales como mensajes push, SMS y emails.
3. No se pueden eliminar clientes ni sus historiales.
Igual que no se pueden borrar citas, tampoco se pueden eliminar clientes e historiales. Para evitar problemas como borrados masivos de información o problemas relativos a la seguridad y protección de los datos del cliente, no podrás borrar nada. Como mucho podrás fusionar fichas que tengan información similar, tal y como hemos comentado anteriormente.
Esto te ayudará a evitar fugas de información, ocasionadas por un posible trabajador molesto, que hayas despedido o que quiera montarse su propio negocio, llevarse parte de tus contactos y borrar registros. Como esto no es posible y además, existen permisos de uso de las herramientas de flowww, podrás mantener tu información siempre segura y bajo control.
Por otra parte, imagínate que un cliente hace más de 6 meses que no viene y que no ha abierto sus correos. Has pensado en borrar su ficha, pero, ahora piensa: ¿qué sucede si algún día ese cliente aparentemente perdido vuelve? Tener constancia de la información personal de cada uno te ayudará a tener presente su trayectoria, su historial y aquello que pueda ser importante para él.
4. Las cajas reflejan toda tu facturación diaria; no hay posibilidad de tener cajas paralelas.
Toda cita genera una factura y todas ellas quedan reflejadas en tu caja y en los registros de facturación. Desde los servicios y productos comprados y pagados en efectivo o tarjeta, los pagos aplazados o los cheques regalo pagados con dinero a cuenta, hasta los abonos y devoluciones, o las extracciones de efectivo para pagar a proveedores; todo queda registrado en la caja del día.
Con este sistema de organización de las cuentas no hay cabida para los descuadres de caja, las faltas de efectivo injustificadas, los despistes u otros sistemas como la "caja B". Al tenerlo todo integrado, todo lo que se facture quedará reflejado en la caja y en el sistema para su consulta y descarga. Tener todas tus cuentas guardadas y al día te permitirá trabajar con mayor transparencia y tranquilidad.
5. Todos los descuentos que hagas quedarán reflejados en tus estadísticas y en la ficha de cada cliente.
Además de las facturas y las citas, otra de las actividades que dejará rastro en el historial de tus clientes la aplicación de descuentos en caja. Podrás ver cuáles y cuántos ha aplicado tu personal a cada cliente, si estos estaban tipificados en tu estrategia de marketing o se trata de descuentos personales, realizados a un miembro del equipo o familiar, por ejemplo.
Por otra parte, si quieres llevar un control sobre la trazabilidad de los descuentos aplicados, podrás recurrir al indicador estadístico 5.2 de flowww. Como todo está sincronizado y queda almacenado, podrás consultar y comprobar que la aplicación de descuentos es correcta, no descuadra los precios habituales de tus servicios y productos, o afecta a la rentabilidad de tu negocio.
6. Controla tus resultados y desempeño de tu negocio, obteniendo números reales y actualizados con tus estadísticas e informes.
Al tenerlo todo registrado cada día, no hay posibilidad de falsear nada. Cada día esta información se almacena en tu interfaz flowww, para que cuando lo necesites puedas consultarla, contrastarla e interpretar la situación económica de tu negocio. Así, podrás llevar un control exhaustivo y conocer la salud de tu centro/s en tiempo real, sin temer disparidades, inexactitudes o datos inflados.
Las estadísticas e informes de tu sistema te ofrecen la información que necesitas conocer respecto a tu desempeño en ventas, facturación, captación de clientes e incluso, actividad e implicación de tu personal en sus tareas. Si se da el caso que tienes que presentar balances e informes de rentabilidad a un inversor, socio o entidad financiera, podrás garantizar la veracidad y calidad de la información presentada.
7. Controla el acceso al sistema, restringiendo la IP de acceso para que toda la actividad se limite al ordenador de recepción.
Otra manera de evitar fugas de información, accesos fuera de horario laboral o problemas de seguridad en los datos de tus clientes, en tu facturación o en el manejo de otras herramientas, es establecer la restricción por IP. Así te aseguras de que tu personal sólo entra en el ordenador de tu centro, cada uno con su contraseña.
Al hacerlo así, garantizas un mayor control y seguridad sobre la información almacenada en tu sistema. Para que esto sea efectivo, deberás tener una IP fija para tu centro, dejarla configurada en tu sistema y marcar en la ficha de cada trabajador la limitación de acceso de acuerdo con su perfil de usuario y responsabilidad.
8. Establece permisos de acceso a las herramientas de acuerdo con el grado de responsabilidad de cada trabajador.
No todos tus trabajadores deberían poder acceder a todo cuanto sucede y se almacena en tu sistema. Si quieres limitar el acceso, además de habilitar la restricción por IP, deberás crear distintos usuarios y asignarles permisos de acceso, de acuerdo con el cargo que ocupen, su formación y el grado de confianza.
Éste es un punto más que deberás tener en cuenta a la hora de garantizar la privacidad de los datos de los clientes, su integridad, así como su veracidad y calidad. Si llevas un control sobre aquellas personas que pueden realizar cambios en la ficha de los clientes, almacenar información o manejar tu facturación, estarás velando por el orden de tu base de datos y evitándote muchos problemas provocados por descuidos o posibles comportamientos malintencionados.
Ahora que sabes lo importante que es que tus datos sean de calidad, que no hayan sido manipulados y que sean veraces, y cómo flowww puede ayudarte a garantizar su seguridad y control total, ¿todavía tienes dudas sobre si necesitas el apoyo de un ecosistema digital? Haz clic en la imagen que te dejamos abajo.
