Habitualmente, cuando asignas a tus empleados las tareas a realizar durante día, les otorgas una serie de responsabilidades y de funciones, que puedan realizar de acuerdo con su cualificación, experiencia y su nivel de compromiso con la empresa. Si ahora ya organizas su trabajo en función de los distintos grados de responsabilidad, ¿por qué no te apoyas en un ecosistema digital como flowww para continuar con ello y llevarlo todo bajo control?
De la misma manera que todos tus trabajadores no realizarán tareas de gerencia o dominarán todos los servicios que ofreces en tu negocio, no todos tendrán los mismos permisos de acceso a las funcionalidades de tu sistema. Por ejemplo: si sólo quieres que el encargado y el recepcionista puedan cobrar, sólo les darás permiso a ellos para manejar estas herramientas.
Asimismo, si tienes a un técnico de marketing ayudándote con tu estrategia en redes sociales y con tus campañas, sólo le darás acceso a la gestión de tu base de datos de clientes y a tus herramientas de marketing; no tendrá sentido que pueda acceder a tu facturación o a tu stock, por ejemplo.
Tener bien definidos y delimitados los roles de cada trabajador, te ayudará a garantizar el correcto cumplimiento de las responsabilidades del personal a cargo y te evitará problemas como filtraciones de información confidencial o movimientos de personal sin conocimientos en gestión.
Pero los permisos de acceso no sólo están para limitar, también darán acceso a tu equipo a las herramientas que deben utilizar en su día a día, tales como el Control de Presencia cuando tengan que fichar o bien, la ficha de los clientes desde cabina, a fin de conocer sus necesidades y su historial, y poder atenderles y realizar recomendaciones más eficaces y beneficiosas para el cliente. Para que todo funcione como esperas, hoy vamos a contarte 5 ítems que deberás tener en cuanto a la hora de definirlos y asignarlos desde tu sistema flowww.
Qué tener en cuenta al definir los permisos de acceso para tu equipo
1. Podrás dar permisos de acuerdo con el nivel de confianza en tus empleados.
¡Qué importante es la confianza a la hora de delegar! Si has nombrado a un encargado por turno para que te ayuden a gestionar tu negocio y a llevar a cabo algunas de las tareas de mayor responsabilidad, crea ambos permisos de acceso desde flowww y asígnales las funcionalidades que podrán usar de acuerdo con su puesto.
Por ejemplo: podrán realizar cierres de caja, dar de alta clientes y darles cita, llevar el control del stock y atender a proveedores cuando tú no estés, así como estar pendiente de las acciones de marketing que salen cada día y qué impacto tienen en las ventas y la facturación de la semana.
Por contra, si tienes trabajadores que acaban de entrar, podrás asignarles citas, pero sólo podrán acceder al sistema de Control de presencia para fichar, ver su calendario de trabajo diario y entrar en el historial de los clientes desde la tablet o el móvil, por ejemplo. ¡Tú decides!
2. Los permisos adecuados para cada profesional de acuerdo con sus habilidades, conocimientos y especialización.
De la misma manera en que has considerado asignar permisos de acceso especiales para tus encargados, o para los trabajadores nuevos, de acuerdo con el nivel de confianza y responsabilidad; también, podrás hacerlo en función de las habilidades y especializaciones de tu equipo. Por ejemplo: dos de ellos, podrán estar especializado en manicuras y pedicuras, mientras que otros dos lo son en masajes y en tratamientos faciales. Estos son dos ejemplos, pero esto también puede aplicarse a sectores como el de la peluquería, el tatuaje, la fisioterapia o la podología.
Lo bueno otorgar habilidades profesionales a tus trabajadores es que atenderán a clientes en función de lo que saben hacer a la perfección, a fin de ofrecer un servicio personalizado, de una calidad excelente y productivo. Si así sucede con tus tratamientos, ¿por qué no hacerlo extensivo al acceso a las herramientas de gestión y marketing de tu sistema?
Por ejemplo, los que tengan habilidades administrativas, también podrán cobrar y gestionar las citas, mientras que otros podrán ocuparse de revisar tu stock de vez en cuando y otros, que pueden ser unos excelentes vendedores, de ayudarte a conseguir más citas, a vender más o a reforzar tu marca con sus conversaciones en cabina con la ayuda de flowww me, instalado en su tablet o smartphone.
3. La experiencia es un grado y un motivo para asignarles permisos especiales a tus empleados más veteranos.
Ya hemos hablados de la confianza y de las habilidades. A ello, deberemos sumarle la experiencia. Si bien, estos tres factores no tienen por qué coincidir para conformar a un excelente profesional, sí que irán relacionadas. Por ejemplo: imagina que acabas de contratar a una nueva trabajadora, con 20 años de experiencia en el sector, que es buena desarrollando tareas administrativas y que además, ya ha usado flowww en el centro en el que trabajaba antes.
Estos tres motivos no sólo son los que te convencieron de contratarla, sino que pueden ayudarte a definir mejor su puesto y asignarle poco a poco nuevas responsabilidades, en las que pueda seguir creciendo y aportando su saber hacer. Los permisos de acceso a tus funcionalidades pueden ir cambiando en función de tus necesidades y del crecimiento del trabajador en su puesto.
Estructura tu organigrama, modula los permisos y prueba el desempeño de cada empleado para conocer su nivel de implicación, productividad y de evolución.
4. Asignarles permisos específicos te ayuda a ofrecerles una mayor autonomía a la hora de realizar su trabajo.
Los permisos de acceso te ayudan a delimitar mejor las tareas que deberán realizar en su día a día. La concreción es el secreto de la productividad. Si cada trabajador se centra en el uso de las funcionalidades que domina aprenderá cada día a usarlas mejor y no se sentirá confuso respecto a las que no conoce.
Si no las necesita para desarrollar su labor diaria, ¿para qué va a tener acceso a ellas? Esta es la clave. Dar permisos en función del objetivo de cada puesto y de las tareas a realizar. Ya no es cuestión de confianza, es de que todo en tu negocio esté bajo control y cumpla con un propósito.
Si les das acceso justo a las herramientas que van a necesitar para trabajar cada día, estarás otorgándoles la ventaja de poder actuar con mayor independencia y no tener que pedirte a cada rato que les ayudes o que haya alguien realizando parte de la tarea por ellos.
Por ejemplo: si quieren saber a qué hora tenía el cliente la cita, cuántas veces vino este mes o qué compró en ocasiones anteriores, que pueda saberlo y reaccionar en consecuencia para poder ofrecer una mejor atención y servicio a cada cliente. De la misma manera, que puedan darles una cita para su próxima visita antes de irse, para no sobrecargar al recepcionista con trabajo extra.
5. Otorgar permisos de acceso te ayuda a velar por la seguridad de tu información.
Por último, algo que debes saber es que los permisos de acceso te ayudan a tener toda la información de tu negocio bajo control: desde los datos de tus clientes, hasta tus informes de ventas o facturación. No todos tus trabajadores tienen por qué saber cuánto vendes y facturas, así como tener acceso a información personal de tus clientes.
Esto en algunas ocasiones ha ocasionado fugas de información irreparables, que tú podrás evitar fácilmente asignando correctamente los permisos.
Si quieres ponerlos en marcha ahora, saber cómo funcionan exactamente y cómo puedes sacarles el máximo partido para garantizar la máxima productividad, control y seguridad, haz clic en la imagen que te dejamos justo abajo.
