La gestión de una compañía del sector de la medicina estética, salud, belleza y bienestar no solo se ciñe a su software de gestión: tiene su contabilidad, campañas publicitarias, sistemas de Recursos Humanos e incluso, sus propias herramientas corporativas. El reto siempre ha sido que todas estas herramientas estén conectadas y «hablen» entre sí.
Hasta ahora, para que esas herramientas supieran qué pasaba en flowww, tenían que preguntar una y otra vez a la API, o a una persona responsable, que se encargaba de exportar ficheros y pasar los datos a mano. Con los webhooks, flowww avisa al instante, cuando tiene lugar un determinado evento o actividad, sin que nadie tenga que preguntar.
Con flowww, todo queda conectado y sincronizado. Al momento, sin trabajo manual y siempre bajo control. Tú no tienes que acordarte de nada: flowww se encarga por ti.
Por fin, todas tus plataformas al día
Pongamos un caso práctico. Piensa en una profesional que pide un día de vacaciones o se coge una baja por enfermedad. Lo comunica en la plataforma de recursos humanos de la empresa, pero en la agenda de flowww ese cambio todavía no se ve reflejado. Sigue apareciendo como disponible, recepción le da citas que no podrá atender y el problema aparece cuando llega el paciente.
El motivo es sencillo: las herramientas no se avisan entre ellas. Cada una tenía que ir a buscar la información, como quien llama a recepción una y otra vez para pedir un dato. Con los nuevos avisos automáticos de flowww, ya no hace falta llamar: es como cuando recepción te avisa de que el paciente ya ha llegado. Te enteras justo cuando pasa, sin tener que preguntar. flowww comunica cada novedad a las plataformas conectadas, con lo que ha pasado, cuándo y quién realizó la acción. Técnicamente, esto recibe el nombre de «webhook».
Volvamos a la profesional que no podrá venir. Al tener todas las plataformas conectadas, su ausencia pasa de la herramienta de recursos humanos a flowww: se actualizan su horario y el turno que tenía asignado para ese día, y todo queda sincronizado. La agenda muestra su disponibilidad real. Recepción ve al momento qué citas hay que mover o pasar a un compañero, antes de que ningún paciente se quede esperando.
El resultado es un ecosistema inteligente que se mantiene conectado y sincronizado. flowww conecta la información de todas las plataformas que usas para gestionar tu negocio y se encarga de que todas y cada una de ellas estén siempre al día.
Qué cambia cuando tus plataformas están conectadas
Cada conexión ahorra un trabajo manual concreto. Estos son algunos ejemplos:
- Con tu programa de contabilidad.
Cada ticket o cierre de caja llega solo al programa contable. Se acabó exportar ficheros a final de mes. - Con tus campañas de publicidad.
Las altas y las ventas llegan a Google o Meta, cruzando la información necesaria para entender qué anuncios traen más pacientes de calidad y cuántas conversiones a venta han generado. - Con recursos humanos.
Las ventas y los horarios del equipo llegan al momento; las comisiones y las horas se calculan sin esperar a fin de mes. - Con las herramientas de uso interno de la empresa.
Si un profesional deja la clínica y se le desactiva en flowww, pierde también el acceso al resto de herramientas. - Con dirección.
Ante un cierre de caja o un presupuesto aceptado, avisa con un mensaje al chat de la empresa, a través de Slack, Teams o cualquier otro canal de comunicación interna.
Qué se sincroniza
flowww puede avisar actualmente de 37 eventos o actividades distintas que pasan en el día a día de un negocio. Cada clínica elige cuáles quiere compartir con sus otras plataformas y cuáles no.
La mayoría tienen que ver con la actividad diaria.
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En la agenda, flowww avisa cuando se reserva, se valida o se cancela una cita, o cuando un paciente no se presenta.
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En ventas, cuando se cobra un ticket, se cierra la caja o se acepta un presupuesto.
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En las fichas de pacientes, cuando se da de alta a alguien, se modifican sus datos o se elimina su ficha.
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Todo lo que tiene que ver con el equipo: los turnos de trabajo, el horario semanal de cada profesional y las incorporaciones o bajas de personal.
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Cambios en la propia clínica, como una cabina nueva o una actualización de sus datos.
Seguro y bajo tu control
La empresa decide qué información comparte y con quién. Los datos viajan cifrados, y cada aviso puede llevar una firma o código, que demuestra que viene de flowww y que nadie lo ha modificado por el camino. Una trazabilidad total sobre el dato.
Además, todo queda registrado. Si un aviso no llega, se puede ver qué ha pasado. Y si la plataforma de destino falla una y otra vez, flowww deja de enviar avisos hasta que se resuelve el problema.
Como los avisos pueden incluir datos de pacientes, las plataformas que los reciben deben cumplir la normativa de protección de datos (RGPD).
Cómo conectar tu clínica
Los avisos automáticos están incluidos en la licencia Ultimate de flowww. No se activan con un botón: el personal técnico de tu negocio o la empresa que gestiona tu informática hacen la conexión una sola vez. A partir de ahí funciona sola, y tu equipo no tiene que hacer nada diferente.
Importante:
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Si quieres conectar varias plataformas a la vez, puedes hacerlo a través de herramientas como Zapier o Make, que reciben los avisos de flowww y los distribuyen. Y si tienes varias clínicas, cada aviso indica de cuál viene.
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Si ya conectas flowww con otras herramientas desde otro plan, este es un buen momento para dar el salto a Ultimate.
Ahora, flowww ya no espera a que le pregunten. Mantiene conectado todo el ecosistema de tu negocio para que tú no tengas que estar pendiente de cada herramienta. Pasa algo en cualquiera de tus clínicas, y todas tus herramientas lo saben al instante.
