Gestionar una o varias clínicas de medicina estética o centros de belleza, estética y salud no es tarea fácil. Es por eso que, en los últimos años, las herramientas digitales han evolucionado para poder ayudarte y hacerte la vida un poco más sencilla.
Gracias a este tipo de software especializado en medicina estética, belleza y salud se incrementa el rendimiento, se optimizan los recursos y, en general, se facilitan todas las tareas organizativas de tus centros.
Un workflow es un sistema que digitaliza y organiza las actividades de tu trabajo. De esta manera, tu día a día se vuelve más fácil y, lo más importante, más eficaz y productivo.
flowww tiene integrada una herramienta de workflows y automatizaciones que te ayudan a seguir una metodología de trabajo y a suprimir tareas repetitivas y poco productivas para que puedas centrarte en lo realmente importante. Si quieres conocer más información, puedes solicitar una demostración gratuita.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es un workflow?
- Crea tu primer workflow desde cero con flowww
- Ejemplos de workflows de marketing para mejorar la comunicación con tus clientes
- ¿Por qué hacer uso de los workflows en tu negocio de medicina estética, belleza y salud?
¿Qué es un workflow?
La palabra workflow significa flujo de trabajo. La idea de utilizar este tipo de sistemas es plasmar en la pantalla todas las actividades diarias, semanales, mensuales e incluso anuales de tu negocio. Una vez creadas todas las acciones, el sistema permite asignarlas entre las personas encargadas y llevar un flujo de trabajo continuo.
Los workflow cuentan con la opción de marcar la fase en la que te encuentras. Es decir, que los trabajadores podrán clasificar dichas tareas, según su estado, si la tienen pendiente, está en progreso, está finalizada, está pendiente de aprobación…
A la pregunta de “¿qué es workflow?”, podemos contestar que es una herramienta que permite digitalizar las tareas de un negocio y que las diferencia entre los participantes involucrados para crear un flujo de trabajo perfecto. Al ser todo transparente, la información fluye fácilmente entre todos los trabajadores y esto hace que los objetivos individuales y comunes se consigan de forma más eficaz.
Los workflow o flujos de trabajo reducen tiempo, dinero y esfuerzo en la ejecución de las tareas. Con este sistema implementado, podrás centrarte en lo realmente importante: incrementar la efectividad y rentabilidad de tu negocio.
¿Cómo funcionan los workflows de trabajo y de asignación de tareas?
El objetivo principal de los workflows es unificar todas las tareas y conseguir que cada una de ellas se haga en el orden correcto y por la persona seleccionada. Conseguir esto es muy sencillo ya que los workflows son muy intuitivos y de fácil manejo.
A continuación, te hacemos una lista con los pasos más comunes de un workflow o flujo de trabajo:
- Crear una tarea
- Redactar la descripción de la tarea
- Asignar a una persona responsable de la misma
- Marcar el orden de prioridad y fecha de entrega
- Seguimiento y analítica
¿Cómo funcionan los workflows de marketing?
En este caso, el objetivo es muy distinto al anterior. La idea de esta automatización es generar acciones en base a unos activadores (previamente configurados desde el panel de administrador de flowww).
Aquí, tu creatividad es tu única limitación:
- Puedes enviar recordatorios de citas
- Puedes enviar descuentos por cumpleaños o festividades
- Puedes promocionar productos o servicios destacados
- Puedes intentar reactivar a pacientes que lleven tiempo sin acudir a tu centro o clínica
- …
Crea tu primer workflow desde cero con flowww
Para el buen funcionamiento de tu sistema de workflows, lo más importante es planificarlo y tenerlo claro:
Definir los objetivos del workflow
Antes de ponerte a tocar el software y generar cualquier automatización, piensa detenidamente en qué quieres conseguir con ella.
Dejar claros los puntos que deben ser tratados es fundamental para crear una buena estrategia de workflows.
Borrador del flujo de trabajo
Cuando tengas los objetivos definidos, podrás hacer un borrador.
Diseñar todas las posibles rutas de las diferentes funciones de tu negocio será imprescindible para lograr un buen funcionamiento.
Configura el primer workflow con tu sistema flowww
Una vez tengas los caminos diseñados, es hora de entrar en el sistema y empezar a redactarlos, acción por acción.
Es recomendable hacer pruebas primero para evitar grandes errores. Por ejemplo, si solo introduces a un trabajador al principio, podrás ver cómo funciona y, si detectas algún fallo, arreglarlo sin causar demasiados problemas.
Publicación, análisis y seguimiento
Después de todos los puntos anteriores, y si todas las pruebas han salido bien, ya puedes empezar a utilizar el workflow con normalidad.
Analizar si ha funcionado correctamente será importante para saber si el diseño ha sido acertado o no. Si ves que no, puedes hacer cambios hasta que estés satisfecho con tu sistema.
De esta manera, lograrás crear un flujo de trabajo que te satisfaga y que te ayude a planificar y a organizar el día a día de tu negocio.
Ejemplos de workflows de marketing para mejorar la comunicación con tus clientes
Ya tienes claro lo qué es un flujo de trabajo, un sistema que automatiza procesos dentro del ámbito laboral, por lo que las posibilidades que ofrece son múltiples.
Ahora, podemos extrapolar los workflows y aplicarlos al campo del marketing.
Estos workflows, habitualmente, están compuestos de diferentes acciones que hagan conducir a tu paciente hasta la venta de un producto o servicio o a tener una mejor satisfacción con tu negocio, sin que a ti te cueste esfuerzo.
Por ello, te dejamos 3 ejemplos de workflows que puedes implementar con flowww.
Envía mensajes de felicitaciones a todos los que cumplen años durante el mes en curso
Puedes enviar una promoción a todas las personas que cumplan años en el mes en curso. Para celebrar con ellos su día especial, puedes enviarles un mensaje de felicitación sencillo, personalizado con sus datos, explicándoles las condiciones de uso para evitar problemas a futuro.
Este workflow se ejecutará sólo una vez al mes, haciendo un barrido por tu base datos y buscando todos los clientes nacidos durante el mes de abril, por ejemplo, y enviándoles un mensaje push o un email de felicitación automático.
Si tienes varios centros o clínicas, y lanzas estos mensajes desde la central, puedes añadir el filtro de “Ciudad” para mandar descuentos muy concretos, en uno de los tratamientos o productos estrella de el centro ubicado en esa localidad.
¡Darás en el clavo!
Recuerda de manera automática sus siguientes citas
La herramienta de workflows de flowww te permite programar un recordatorio automático de las próximas citas de tus pacientes.
Esta funcionalidad optimiza la gestión de tu agenda, asegurando que no se pierda ninguna cita importante.
Con esta herramienta, tus pacientes recibirán recordatorios automáticos y personalizados, lo que facilita la organización y mejora la comunicación con ellos, garantizando una experiencia más fluida y eficiente tanto para ti como para ellos.
¿Hace más de 6 meses que no acude un paciente? Envíale una promoción personalizada
Si hace más de 6 meses (por ejemplo) que un paciente no acude a tu clínica, puedes enviarle una promoción personalizada utilizando un workflow.
Esta herramienta te permite diseñar y automatizar campañas promocionales que se envían por diversos canales como email, notificaciones push o WhatsApp.
De esta manera, puedes reactivar a tus pacientes inactivos, recordándoles tus servicios y ofreciéndoles incentivos especiales para que regresen, mejorando así la fidelización y la ocupación de tu clínica.
¿Por qué hacer uso de los workflows en tu negocio de medicina estética, belleza y salud?
Usar workflows como sistema de trabajo y como complemento del marketing en estos sectores resulta muy útil.
Al tenerlo todo previamente planeado y escrito, la comunicación interna mejora notablemente. De esta manera, cada persona tiene definidos sus objetivos y, al mismo tiempo, puede ver los de los demás. Esto hace que no se colapsen los horarios, las cabinas o las propias tareas.
Además, en lo que al marketing se refiere, crear estas automatizaciones te hará ahorrar mucho tiempo, tener contentos a tus pacientes y reactivar a los que hace tiempo que no interactúan con tu negocio; todo ello sin acciones manuales.
Por tanto, podríamos decir que los workflows son un sistema de trabajo colaborativo porque, gracias al camino que configuras y que dejas marcado, se cumplen más fácilmente los objetivos personales y los de la empresa en general.
Otro aspecto importante de lo que supone tener workflow en tu negocio es la mejora de la comunicación con tus clientes. Los workflow se pueden diseñar para crear procesos de comunicación automática y estar así más “On” de tus clientes sin que eso suponga un esfuerzo extra.
