Muchas veces el ajetreo diario, hace que descuidemos los detalles y que a veces cunda el desorden. Esto trasladado a nuestra base de datos de clientes, se convierte en fichas duplicadas, información falsa o de prueba que no nos sirve, así como fichas casi vacías, con información demasiado genérica o sin un patrón común.
Para mantener tu base de datos de clientes en orden y que toda la información, que recojas y almacenes pueda ser utilizada de manera efectiva, deberás seguir una serie de normas, ser pulcro a la hora de crear tus fichas y revisar de vez en cuando tus listas para ver si hay redundancias o duplicidad.
Si necesitas ayuda, hoy vamos a darte 5 consejos prácticos para limpiar tu base de datos de clientes y mantenerla organizada, con el objetivo de optimizar las gestiones de tu día a día, ahorrarte tiempo en búsquedas y sobre todo, mejorar la comunicación con tus clientes. Apóyate en flowww y en sus herramientas online para estética. ¡Te contamos cómo llevar una gestión de clientes impecable!
Aprende a limpiar y mantener ordenada tu base de datos de clientes
1. Haz un rastreo en profundidad de tu base de datos de clientes y saca una lista de los contactos duplicados.
En ocasiones, pueden pasar meses sin que venga un cliente y puede que tus auxiliares no lo recuerden o sean nuevos. Puede suceder que con las prisas, vuelvan a darlo de alta otra vez o que usen un diminutivo de su nombre, sin tener en cuenta que este cliente ya existe en la base de datos.
No hay problema. Sabemos que esto puede suceder. Por eso, de vez en cuando, deberás sentarte, entrar en el buscador de clientes de flowww y exportarte un listado de clientes. Esto te ayudará a hacer un análisis profundo de las fichas que te vayas encontrando. Si encuentras coincidencias en el nombre, el teléfono o en el email, probablemente, haya habido algún error en la toma de datos o un descuido. Para remediarlo, vete a una de las fichas y fusiona las dos que compartan información, consolidándolas. Esto eliminará contactos duplicados y con datos redundantes.
2. Cuando un cliente se de dalta desde canales online al pedir cita, desde tu app o tu página de Facebook, valídalo.
Muchas de estas fichas duplicadas o incompletas también pueden ser causa de un alta realizada desde la app o desde el calendario online, integrado a tu página de Facebook, Instagram o web. A veces, como hemos visto antes, los clientes toman cita con otro nombre, teléfono o email al que está anotado en la base de datos y se crea una nueva ficha.
En tu rastreo mensual a tu base de datos de clientes, podrás detectar las fichas que fueron creadas rápidamente desde la app. Para completarlas y comenzar a trabajar en ellas, deberás validarlas (si no hay duplicidad y son nuevas) o bien, consolidarlas con otras ya existentes y más completas.
3. Si en tu registro de calidad detectas clientes con información falsa o de test, elimínalos para evitar confusiones.
Muchas veces para hacer pruebas desde la agenda o desde las redes sociales, puedes crear clientes de prueba, que se queda almacenada en tu base de datos. En otras ocasiones, son los propios seguidores o tu público el que desea saber cómo funciona tu sistema de reservas y se dan de alta con datos falsos, sin tener en cuenta que se quedó registrada su cita.
Estos datos ensucian tu 'carpeta de información sobre tus clientes' y restan calidad a tus muestras de segmentación. Por ejemplo, si andas buscando una lista de clientes, que haya pedido cita este mes y que te haya conocido desde Facebook, es probable que tengas que depurarla y sacar los perfiles reales de clientes, que sí vinieron a tu centro. Borra las fichas y la información, que no te aporte valor o que tenga información inservible.
4. Cuando crees fichas de cliente nuevas, intenta seguir siempre el mismo criterio a la hora de almacenar la información.
Para que la información que colectes sobre tus clientes sea válida y te ayude a ofrecerles una mejor experiencia en tu centro, deberás seguir unas normas de registro de datos. Por ejemplo:
- Asegúrate un par de veces, de que su nombre, email y teléfono son correctos.
- Colecta información extra sobre ellos: dónde residen, su código postal, si usan la app o no, si les gustaría participar en tus programas de fidelización, etc.
- Utiliza etiquetas personalizadas para anotar información sobre la profesión del cliente, si es padre o madre, si tiene alguna particularidad que te vendría bien conocer, etc.
- Pregúntales cómo han conocido tu centro y anótalo, si aún no tienes guardada esta información.
- Escucha a tus clientes y anota comentarios con información relevante, que desees recordar y tener presente siempre.
- Configura avisos con datos clave sobre el cliente. Has anotado ya algunos comentarios en la ficha, pero estos te saltan cuando tú quieras (cuando entres en la ficha, cuando vayas a darle cita al cliente o cuando vayas a cobrarle) y en ellos, puedes anotar algo imprescindible (es alérgico a un producto, tiene la piel muy sensible, se casa este año, está embarazada, etc).
5. Enriquece tus fichas de cliente, aportando información de valor.
Prepara tus fichas con toda la información necesaria para conocer mejor a los clientes. Esto te ayudará a ofrecerles una mejor atención y un servicio personalizado, sin que tengas que preguntarles nada. Para colectar información desde cabina, puedes sacar la tablet o el móvil mientras conversas con tus clientes en cabina. Escúchalos y anota desde flowww me la información que más te interese guardar.
Esto te ayudará a segmentar tu base de datos de clientes, cada vez que desees extraer perfiles o tipos de cliente, interesados en un servicio o en un producto, con una particularidad concreta o unas necesidades clave, tendrás la información clave para que tu búsqueda sea efectiva y perfecta.
¿Qué te han parecido estas ideas para cuidar, limpiar y mantener organizada tu base de datos de clientes? Si quieres facilitar esta tarea tanto como te hemos mostrado en el artículo, lo que necesitas es un ecosistema digital como flowww.
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