Una correcta organización de los datos de tus pacientes te garantiza más oportunidades para conocer sus necesidades y preferencias, lo que te ayudará a ofrecerles el mejor servicio y los servicios y productos adecuados. Despídete de las montañas de documentación, de las fichas en papel y de las pérdidas de información.
Con flowww, sabrás cómo optimizar la gestión de los datos de tus clientes, almacenándolos de manera segura en la nube, actualizando sus fichas y enriqueciéndolas con información de interés. Con esta información, podrás elaborar distintos perfiles de cliente ideal a los que podrás dirigir tus acciones de marketing y comunicaciones personalizadas, de acuerdo con su edad, sexo y preferencias.
Si este año, has percibido carencias en este área de tu negocio, en 2024, tienes la oportunidad de elevar la gestión de tu negocio, apostando por un software de gestión para salones de belleza. Además, podrás aplicar los tips y tareas, que vamos a sugerirte hoy, para ayudarte a saber cómo organizar la base de datos de tu clientes.
Cómo organizar la base de datos de tus clientes
Con los tips que te daremos, a continuación, aprenderás a sacarle el máximo partido a la a tu base de datos de clientes. Además, con ellos, podrás cuidar de tus clientes, desde que te conocen, se dan de alta y te piden cita por primera vez, hasta vuelven para una segunda visita y así sucesivamente.
1. Los datos imprescindibles, siempre anotados en la ficha. Cada vez que des de alta a nuevo cliente, anota datos clave como el nombre, la edad, el sexo, el año de nacimiento, lugar de residencia e incluso, características físicas como 'piel sensible' o 'uñas quebradizas'.
2. Fichas de cliente, acompañadas de etiquetas personalizadas y campos extra, que podrás rellenar con información complementaria sobre el cliente y avisos con la información, que deberías recordar siempre. Al configurar estos extras, conseguirás enriquecer la ficha y destacar lo más importante. Por ejemplo, con las etiquetas personalizadas podrás clasificar a los clientes por especialidades, tipo de tratamientos que más consumen [facial, corporal, uñas, cabello] o tipo de piel [piel madura, piel joven con acné, piel sensible, etc].
Por ejemplo, para no olvidar que el cliente tiene hipersensibilidad y que su piel reacciona ante determinados productos, podrás activar los avisos en la agenda, destacando este dato, para que cuando vayas a darle una cita al cliente o entres en tu calendario diario para ver el tratamiento que va a hacerse, te salte un pop up con un pequeño texto informativo.
Esto te ayudará a escoger los productos adecuados y a seguir una serie de protocolos especiales, enfocados en satisfacer las necesidades especiales de este cliente. El cliente estará encantado con tu atención y volverá, satisfecho con los resultados y sin reacciones, una y otra vez, porque confía en ti.
3. Historial del cliente. ¿Te imaginas poder guardar en un historial todos los tratamientos que se ha hecho cada cliente, desde que se dio de alta hasta ahora? Si antes, para saber cuántas manicuras o tratamientos faciales se había hecho una clienta, tenías que ir a la agenda o a la carpeta de las fichas, ahora con flowww, sólo tienes que entrar en la ficha online del cliente y en un par de clics, tienes todo el historial en orden cronológico en pantalla. En él, aparecerán reflejados todos los tratamientos realizados, los bonos y packs contratados e incluso, las compras de producto, así como las citas a las que asistió y a las que no. ¡Contar con esta información no tiene precio!
4. Bonos y suscripciones contratadas. En la misma ficha del cliente, podrás consultar los bonos que tiene contratados en cliente, viendo las sesiones que ha gastado y las que le quedan. Además, podrás transferir sesiones a otro cliente o a otro bono en uso e incluso, restarlas, si el cliente no acude a su cita. Lo mismo sucede con las suscripciones a tus servicios de belleza, aquí también podrás consultarlas y saber cuál tiene contratada y qué ventajas le ofrece.
5. Consulta los pagos aplazados del cliente. Si el cliente, tiene una cantidad aplazada, que deberá pagar en próximas visitas, el sistema te avisará siempre que tengas su ficha abierta (cuando estés con ella abierta, cuando vayas a darle cita o cuando vayas a cobrarles un servicio), mostrándote un icono con la letra 'A'. Así, tendrás siempre presente esta deuda y podrás ir liquidándola, poco a poco, o toda junta en las visitas agendadas o en un día que el cliente venga a abonarla a propósito.
6. Documentos firmados por el cliente. En la ficha de cada cliente, podrás almacenar documentos de consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales, para el tratamiento de sus datos personales y por supuesto, de autorización expresa para la realización de un tratamiento concreto. Para poder firmarlos, sólo tendrás que entrar en flowww me, nuestra app de gestión para móviles y tablets, mostrarle el documento al cliente y hacérselo firmar con un puntero o con el dedo, registrando el trazo en la pantalla y luego, en la hoja. Así podrás estar al día y cumplir con todas las obligaciones establecidas por la RGPD.
7. Fotografías del progreso del cliente o del 'Antes y después'. En ellas, podrás plasmar la evolución del cliente, mostrando todas las etapas: desde que recibió su primera sesión, hasta la última. Con ello, podrás evaluar mejor sus progresos y recomendarles productos y servicios complementarios, que le ayuden a continuar con el tratamiento desde otra perspectiva o a consolidar sus efectos y a hacerlos más duraderos.
8. ¿La información del cliente está duplicada? Fusiona fichas y quédate con la que sea más completa. Al consolidar ambas fichas, evitarás duplicidades y confusiones. Esto sucede muchas veces cuando un cliente se da de alta desde la app o desde Facebook con tu calendario de citas online, estando ya dado de alta en tu centro con otro email o con un nombre distinto (por ejemplo, con un diminutivo o con un apellido más). Cuando detectes esta duplicidad de fichas, sólo tendrás que fusionar, consolidando las fichas y ¡listo!
Ventajas de saber cómo organizar una base de datos de clientes con la herramienta de 'Búsqueda avanzada'.
Al tener toda esta información organizada, almacenada online, actualizada y disponible en todo momento, podrás sacarle el máximo partido a otra de las herramientas estrella de flowww: la 'Búsqueda avanzada'. Con ella, podrás segmentar tu base de datos y disfrutar de ventajas como ésta:
- Te permite encontrar a los perfiles de cliente ideal de tu centro de estética. Para ello, deberás trazar las condiciones, que deberá cumplir para formar parte de cada perfil. Por ejemplo: 'Mujer, de más 40 años, consumidora de tratamientos faciales y manicuras, que gasta de media unos 30-50 euros por sesion'. Aquí tenemos uno de los perfiles ideales de cualquier salón de belleza, desglosado de acuerdo con los filtros de flowww.
- Te ayuda a conocer mejor a tus clientes y su comportamiento. Una vez has extraído los perfiles de cliente que más te interesa atraer, ahora podrás estudiar el comportamiento de tu público objetivo, contrastando estos datos y la cantidad de personas que figuran por cada perfil, con las estadísticas de tu sistema. Si sabes cuántas veces vienen al mes, cuánto gastan y qué necesitan, te será mucho más fácil anticiparte y ofrecerles lo que buscan.
- Te servirá para saber a quién enviar determinadas promociones, desde tus acciones de marketing. Por ejemplo, este estudio previo de tu base de datos de clientes, te permitirá trabajar sobre sus necesidades y crear acciones de marketing, enfocadas en determinados perfiles de cliente. Puede ser el caso del Carnaval o San Valentín. Si sabes quiénes son las clientes que más vienen a maquillarse y hacerse las uñas, podrás ofrecerles un promoción para que ese día se decanten por algo más especial, mientras disfrutan de su descuento.
Con todos estos tips y tareas en tu planning para 2024, sólo necesitarás apoyarte en un software de gestión y marketing, como flowww. Si quieres conocer más ideas sobre cómo llevar la gestión de clientes de tu salón de belleza, ¡atento a lo que te contamos en este ebook!
