La gestión eficiente de las finanzas diarias en centros de belleza y clínicas estéticas y de salud es crucial para el éxito y la sostenibilidad del negocio.
El cierre de caja y los arqueos diarios son procedimientos esenciales que garantizan la exactitud de los registros financieros, previenen fraudes y mantienen el control interno.
¿Qué es el cierre de caja?
El cierre de caja en una clínica de medicina estética o centro de belleza es un proceso administrativo crucial que se lleva a cabo al finalizar la jornada laboral.
Este procedimiento tiene como objetivo principal asegurar que todos los ingresos y egresos del día hayan sido registrados correctamente y que el saldo final de caja coincida con los valores reportados.
flowww te permite tener tu caja siempre actualizada y bajo control de una manera fácil y sencilla.
La importancia del cierre de la caja y arqueo
El cierre de caja y el arqueo son procedimientos fundamentales en cualquier negocio, especialmente en clínicas de medicina estética y centros de belleza, donde se manejan diversas formas de pago y transacciones diarias.
Un adecuado cierre de caja y arqueo no solo facilita la contabilidad diaria, sino que también es crucial para la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de las normativas fiscales y contables.
Estos son algunos de los beneficios de tener un buen cierre de caja diario:
- Precisión financiera. Ayuda a mantener un registro preciso de las transacciones diarias, lo cual es crucial para la contabilidad y la gestión financiera del negocio.
- Prevención de errores. Detecta y previene posibles fraudes, errores humanos y discrepancias en los registros.
- Transparencia y control. Facilita la transparencia y el control interno, proporcionando información fiable para la toma de decisiones.
- Cumplimiento normativo. Asegura que el negocio cumple con las normativas fiscales y contables vigentes, evitando posibles sanciones y multas.
Checklist para evitar errores de cierre de caja
Sabemos que los descuadres de caja te suponen un verdadero quebradero de cabeza que puede llegar a desesperarte. A nadie le gusta perder dinero y tener descuadres de caja sin que haya una causa aparente.
Es por ello que hemos desarrollado esta sencilla checklist para el cierre de caja con las soluciones más fáciles y efectivas. Con ellas, podrás prevenir estos errores de facturación, detectarlos con mayor facilidad y tomar medidas para evitar que vuelvan a producirse.
1. Realiza un cierre de caja con cada cambio de turno
Si bien, lo más habitual es que se realice uno solo al terminar la jornada laboral, una vez has echado el cierre; en algunas ocasiones, lo más recomendable es que los encargados de cada turno o el propio dueño/gerente cubra esta tarea y realice el cierre de caja de mañana o de tarde.
Así, podrás saber en todo momento si hay descuadres, en qué turnos han ocurrido y cuál puede ser la causa. Si realizas el cierre de caja al final de la jornada, puede que los errores queden diluidos y sea más complicado saber en qué punto se han cometido.
Aún así, como dueño del centro, tendrás que revisar tu caja del día al cerrar para comprobar que todo cuadra y está correcto.
2. ¿Es seguro hacer la gestión de pagos con el dinero de tu caja?
Puedes hacerlo siempre que lo dejes anotado en tu sistema y te asegures de cuadrarlo luego.
Si quieres ahorrarte posibles quebraderos de cabeza, lo ideal será que realices estos pagos con dinero externo. Este tipo de pagos pueden ser las cápsulas de café, los bidones para la máquina de agua, las revistas para la sala de espera, etc.
Lo ideal será que tengas un fondo a parte, reservado para estos pagos.
3. Apunta los pagos aplazados o realizados con cheque regalo
Como se trata de pagos ya realizados por otro cliente o que comportan una deuda por parte de uno nuevo, te recomendamos que los apuntes siempre y tengas constancia por escrito de los plazos que va pagando y los que quedan, para llevar al día la gestión de tus cuentas.
Con flowww, además, tendrás a mano, un historial de los pagos realizados.
¡Todo bajo control!
4. Deja preparada la cantidad inicial del día siguiente
Procura que siempre sea la misma para evitar confusiones y revísala al irte por la noche y de nuevo, al empezar el día.
Si descuidas esta tarea, es posible que, en un futuro, sea origen de un descuadre. Cuida cada detalle y ¡todo irá sobre ruedas!
Cierre de caja con flowww, rápido, sencillo y sin descuadres
Con nuestro software de gestión para centros de medicina estética, belleza y salud, podrás realizar cierres de caja perfectos, si sigues los pasos rigurosamente y registras todos tus movimientos de caja, tanto entradas como salidas de dinero.
Si no quieres olvidar cuáles han sido tus gastos, puedes apuntar en el cuadro de comentarios, en qué y cuánto has gastado (revistas, productos de limpieza, agua, ambientador, etc.).
En caso contrario, si tras meter todos los datos en el panel de 'caja del día', te das cuenta de que te falta o te sobra dinero, esta herramienta de facturación te ayudará a detectar las posibles causas.
Entonces, podrás proceder a revisar todos los tickets realizados en efectivo y con tarjeta (ingresos), los cobros aplazados, los cheques regalo utilizados, los puntos canjeados, o los pagos por caja (salidas de dinero).
La tarea de cierre de caja diaria será mucho más ágil, rápida y sencilla con flowww. Veamos lo que deberás tener en cuenta:
Total de efectivo
Aquí podrás ver la cantidad de efectivo registrada en tu caja, correspondiente al sumatorio de los tickets del día, los cobros aplazados y los cheques regalo.
Total en tarjeta
De la misma manera, podrás visualizar el recuento de la cantidad recaudada con este método de pago. Para poder comprobar que los cobros se han realizado correctamente, podrás realizar el recuento de resguardos de tarjeta.
Total aplazado
Aquí podrás ver la cantidad diaria que has marcado como 'Pago aplazado'.
Total de anticipos aplicados
En este punto, aparecerán los anticipos aplicados en el ticket.
Total de pagos realizados por la app
Este valor corresponderá a la venta de bonos, packs y productos vendidos online, ya sea desde tu app o tu Área de Clientes. De la misma manera, contemplará los pagos anticipados de servicios reservados, al tratarse de bonos de 1 sesión diseñados a tal efecto.
Total de pagos financiados
Este indicador también recontará de forma desglosada todo lo financiado para que puedas visualizarlo todo con detalle.
Total en cheques regalo
En este caso, vemos la cantidad desglosada derivada de la venta y uso de los cheques regalo.
Total en domiciliación bancaria
De la misma manera, podrás ver qué cantidad facturada se deriva de tratamientos cuyo pago ha sido domiciliado, a través de cualquiera de las entidades con las que trabajas. Por ejemplo, éste puede ser el caso del pago mensual de las suscripciones.
Total en puntos
Otro de los puntos que contempla el asistente de cierre de caja de flowww es la totalización de puntos utilizados como forma de pago, total o parcial.
Pagos por caja
En este punto, podrás anotar el dinero que has extraído de la caja para realizar pagos de suministros.
Ajuste de caja
Aquí podrás añadir una cantidad para compensar errores de contabilización o de pagos a cuenta no contabilizados.
Recuento de caja final en efectivo
Éste es el resultado del cálculo del 'Total de efectivo' - 'Pagos por caja' + 'Ajuste de caja'. Así, podrás saber cuánto hay en efectivo actualmente en tu caja.
Cantidad retirada al final del día
Después de la totalización, podrás anotar la cantidad que retiras de la caja para guardarla o llevarla al banco a primera hora del día siguiente.
Cantidad inicial para el día siguiente
Al marcar la anterior cantidad, obtendrás la cantidad que dejas en la caja para empezar la jornada al día siguiente.
Tener todos los factores que forman parte de tu caja del día bajo control te permitirá cerrar tu caja más rápido y sin cometer errores. Todo queda anotado, contabilizado y detallado en tu asistente de caja.
Si tu contabilización contiene errores te lo indicará y podrás realizar los ajustes pertinentes al momento, porque sabrás que es lo que falla. Con esta información en la mano, además, podrás ver si a parte de los fallos rutinarios, hay algún problema más, derivado de una mala praxis a la hora de cobrar o de una extracción de dinero no permitida.
Por otra parte, otra de las ventajas de trabajar con un partner tecnológico como flowww en este aspecto es que tendrás que ir cerrando cajas de forma puntual, si quieres cerrar las siguientes.
Este sistema de trabajo te permitirá llevar tu facturación al día y sin errores, dado que te obliga a llevar un orden y a seguir un proceso definido para garantizar una contabilidad transparente y controlada.
Tu histórico de cajas del día, siempre bajo control
Por último, al cerrar la caja ésta pasará a tu histórico de cajas del día, que podrás consultar siempre que lo necesites.
Por ejemplo, si detectas errores, podrás ir reabriendo las cajas necesarias hasta llegar a la que está mal cerrada y solucionar el problema en el momento.
Asimismo, esta información será la que se sincronice con tus informes de venta, facturación y flujo de caja.
Con ello, te resultará mucho más fácil tener tu contabilidad saneada y al día.
¿Has tomado nota de todos estos trucos sobre el cierre de cajas en tu centro, salón o clínica?
Son muy sencillos de aplicar, pero resultan infalibles para cualquier centro de estética. Como te hemos comentado, flowww te ayuda a agilizar todas estas gestiones y a llevar un control estricto de todo lo que sucede en tu negocio.
Puedes solicitar cita para una demostración personalizada de nuestro software para belleza, bienestar y salud, ¡y empieza ya a optimizar tu negocio!
