La materia prima de nuestro negocio son los productos. Es decir, que tener todo lo necesario para ofrecer un buen servicio a nuestros clientes debe ser una necesidad básica. No podremos trabajar al cien por cien si no tenemos un control de los productos que requerimos para uso interno y para venta.
En el artículo de hoy te contamos por qué el inventario de productos es una necesidad para la industria de la estética y la belleza, consejos para llevar un inventario y cómo llevarlo con tecnología. ¡Continúa leyendo!
Beneficios de contar con un inventario de productos
Hacer un inventario de productos no es una excentricidad. Como decimos, más bien es una necesidad. No podemos permitirnos el hecho de estar en la cabina con un cliente y descubrir que nos hemos quedado sin algún producto o que un cliente nos pida comprar algo para su uso en casa porque le ha gustado la rutina que le hemos ofrecido y no poder vendérselo. A continuación te explicamos más detalladamente algunos de los motivos principales por los que contar con un inventario de productos:
- Para tener un control: si sabemos cuantos productos nos quedan, siempre podremos estar alerta cuando veamos que el número está llegando a los mínimos establecidos y podremos realizar un pedido a tiempo sin llegar nunca a quedarnos sin nada.
- Para reducir costes por material faltante: si no tenemos productos porque los hemos agotado quizá podemos perder algún servicio o puede que no podamos realizar ciertos tratamientos mientras haya productos agotados. Es decir, que no podríamos satisfacer al cliente. Esto, en números, siempre se traduce en pérdidas. Es por eso que mantener un inventario de productos actualizado es una inversión de tiempo y dinero.
- Para hacer un registro contable: si tenemos planificado nuestro inventario de productos, podremos comparar esas cifras con el inventario físico y detectar si hay algún fallo (pedidos erróneos o extraviados, robos etcétera).
- Para calcular nuestro beneficio: si el inventario de nuestros productos está bien detallado, podremos calcular nuestro patrimonio haciendo una suma entre gastos y beneficios.
- Para reducir costes: si somos conscientes de cuánto tenemos y cuánto gastamos, es fácil calcular cuánto necesitaremos en el futuro. De esta manera, podemos hacer pedidos grandes sin necesidad de equivocarnos y, al mismo tiempo, beneficiarnos de la reducción de costes por el hecho de hacer pocos pedidos anuales. Cada pedido tiene un coste de envío así que, si planificamos los pedidos, estaremos ahorrando a la larga.
Aunque es difícil hablar de forma general a la hora de hacer un inventario de productos, a continuación vamos a dar una serie de pautas que podrás adaptar a tu negocio, ya sea una empresa grande o pequeña.
- Ordenar el almacén: Contar con un almacén en el que siempre se siga el mismo orden ayudará al proceso. Si todos los productos siguen un orden específico, es decir, que siempre se ponen en el mismo sitio, será fácil detectar qué falta y qué no solo con echar un vistazo general.
- Elegir un sistema: Si el volumen de negocio es pequeño, podemos plantearnos el hecho de utilizar un programa como Excel para hacer el inventario de productos de forma manual. Sin embargo, sabiendo que existen softwares especializados, siempre será recomendable usar uno de estos. Además, si hablamos de una empresa grande, utilizar un programa que permita hacer un inventario de forma automática será muy beneficioso. Hará más eficaz nuestro trabajo y nos ahorrará tiempo y posibles problemas.
- Determinar un periodo de tiempo: será imprescindible establecer la frecuencia con la que vamos a trabajar el control de los productos.
- Inventario físico: Para los negocios que no cuenten con un software especializado que automatice estos procesos, será importante hacer de vez en cuando un inventario físico para ver si realmente tenemos los productos que se marcan en papel.
Ventajas de digitalizar tu inventario de producto
Lo ideal es contar con un software integral que nos ayude a llevar un inventario de producto perfecto. Dependerá del volumen de centros que tengamos, por supuesto, pero aunque nuestro centro sea pequeño, siempre será positivo contar con un inventario digitalizado si se puede.
Si tenemos todo automatizado, será menos probable tener fallos o descuidos, ya que, el programa, obviamente, no contempla la posibilidad de cometer fallos humanos. Esto nos permitirá ser más eficientes en nuestro trabajo y dedicarnos a otras tareas en vez de ir contando manualmente el stock que nos queda.
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