¿Cómo organizas los productos y materiales que usas cada día en tu negocio de estética y belleza? Llevar una correcta gestión del stock te permitirá trabajar de una manera más eficiente, ofrecer al cliente una experiencia cuidada y mantener los costes bajo control.
Por ejemplo, ¿tienes anotado en algún lugar qué cantidad de producto usas en cada servicio y por qué? Si lo haces "a ojo", nunca podrás saber lo que gastas, qué medida es la adecuada, para cuántos servicios te da cada botella o tarro de producto, ni tampoco podrás realizar un cálculo preciso de cuánto te durará la caja de producto que tienes en el almacén.
Si necesitas ayuda para llevar el control de los productos que usas en cabina, hoy te contamos cómo podrás diseñar tu propio protocolo de consumo de productos. ¡Atento!
Cómo diseñar tu protocolo de consumo de productos en cabina
Un protocolo de consumo de productos bien definido, un control de stock 100% eficiente
Vamos a empezar por el principio. Por ponerlo todo sobre el papel (o mejor, sobre un documento de Excel). La base para una gestión adecuada de tu stock de productos es la organización.
Cuida de cada detalle, piensa en cada proceso y busca la mejor solución. ¡Empezamos!
¿Qué son los productos de consumo interno?
No podemos hablar de diseñar un protocolo de consumo de productos sin definir este concepto. Nos referimos a 'productos de consumo interno' cuando hablamos de aquellos productos y materiales que se usan en un centro, clínica o salón para atender cualquier tratamiento.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de llevar el control de tu stock de productos de consumo interno?
Por ejemplo: Imagina que vas a realizar un servicio tan básico en tu rutina como una sesión de limpieza e hidratación facial con mascarilla de arcilla y aceites esenciales. Para definir el uso de productos deberás especificar:
- Cucharadas o gramos que necesitas.
- Gotas o mililitros de aceite / solución.
- Cantidad de sérum que pones con el gotero.
- Número de discos de algodón o gasas que vas a usar durante el proceso.
- Número de pares de guantes.
- Fundas o cortes de papel desechable que usas para la camilla.
- Si pones gorro o toalla sobre el cabello del cliente.
- Si el cliente encadena varios servicios dentro de la misma cita, qué te puedes ahorrar.
Así con cada tratamiento que tengas en la tarifa. Al apuntar todo lo que usas durante la sesión y las cantidades exactas, te resultará mucho más fácil diseñar un protocolo y aplicarlo en el día a día. Tener unas reglas claras te ayudará a mantener un estándar de calidad y tus costes bajo control.
¿Cómo se enmarca la gestión de estos productos en tu stock? Obtén la información clave para diseñar tu protocolo de consumo.
Tenerlo todo bien medido te permitirá ver la evolución del gasto de tus productos de consumo interno y:
- Saber en qué momento deberás realizar un pedido.
- A qué ritmo gastas cada producto dependiendo del mes y si coincide con la cantidad de servicios atendidos y su demanda durante el mes.
- Si se está haciendo un uso correcto de los productos y materiales.
Si empiezas por llevar el control en un Excel ya podrás comenzar a diseñar un protocolo, que te permita inculcar normas y hábitos de uso de productos en cabina.
* Aprende a diseñar protocolos para tu negocio y ofrece los mejores resultados. ¡Dale play al vídeo!
Pon en marcha tu protocolo de consumo de productos en cabina con flowww | Guía paso a paso.
Si ya tienes definido el consumo que se genera en cada cita y si existen particularidades que deben tenerse en cuenta, ahora podrás pasar a digitalizar todo este proceso y a automatizarlo con la ayuda de un partner tecnológico como flowww. ¡Mira cómo funciona!
1. Razones para trasladar tu protocolo de consumo de productos a flowww.
- Podrás asociar o relacionar el uso de productos a cada servicio. Con ello, conseguirás que al validar la cita se descuente la cantidad de producto usada en cada servicio del stock. Ya no tendrás que estar pendiente de lo que se ha usado, anotarlo y después, tener que realizar inventario al finalizar la semana. Si se cumple el protocolo marcado, todo cuadra.
- Ahorrarás tiempo en la gestión y evitarás el derroche de producto. Al controlar su uso y definir normas, conseguirás mantener la rentabilidad del servicio. Ten en cuenta que el precio de tus servicios también depende del producto y material que usas para desarrollarlo. ¡No lo olvides! Asimismo, al definir un protocolo conseguirás que el proceso y el estándar de calidad sea el que has marcado. Además, al hacerlo evitarás que los auxiliares lo tengan que contabilizar a mano, lo cual te ayudará a evitar cálculos inexactos y el tener que dedicar tiempo que podrían estar dedicando a atender a los clientes.
- No te quedarás sin producto para atender al cliente. Si sabes lo que gastas y a qué ritmo, podrás realizar una previsión exacta del momento en que necesitarás realizar un pedido. Además, podrás estimar las cantidades que debes pedir, de acuerdo con la demanda esperada de cada servicio en cada época del año. Para ello, puedes apoyarte también en las estadísticas de actividad de los clientes y de facturación.
2. Da de alta los productos y materiales a tu tarifa, y vincula el consumo de productos a cada servicio de tu tarifa
Para que todo funcione como tienes pensado, deberás empezar por dar de alta los productos de uso interno en tu tarifa, detallando su peso o unidades. A continuación, cuando lo tengas todo listo, ya podrás asociar su uso a cada servicio.
3. Activa todos los productos de consumo interno en tu stock
Para que funcione tu sistema de consumo de productos asociados a los servicios que atiendes en tus citas, deberás de darlos de alta en tu stock e indicar el número de unidades, cajas, botes o botellas que tienes ahora mismo existencias. flowww se encargará de descontar automáticamente la cantidad cuando se validen las citas de cada servicio.
4. ¡Es momento de poner a prueba tu protocolo desde flowww!
Con todo tu proceso definido y bien pautado, deberás realizar las pruebas pertinentes. Apunta una cita de radiofrecuencia corporal, por ejemplo, y observa la cantidad de unidades en guantes, papel o fundas de camilla, así como el porcentaje de producto conductor y crema usada para realizar el tratamiento.
Si al validar y cobrar el servicio, se descuenta de forma automática, ¡funciona! Si usas producto extra para dárselo a probar al cliente o añades muestras de producto gratuitas contabilizadas como producto de uso interno, descuéntalas a mano de tu stock y ¡listo! Esto te ayudará a estimular la compra de productos y ser más ágil en la forma en que gestionas tus existencias de producto de muestra. ¡Más fácil imposible!
Definir protocolos y ponerlos en marcha con flowww te ayudará a trabajar de una manera más organizada, eficiente y productiva, mientras cuidas de la experiencia del cliente y de la rentabilidad de tu negocio. ¿Quieres aprender más sobre protocolos? Aquí van un par de artículos recomendados, que te ayudarán a mejorar tu gestión y tus resultados:
- Cómo diseñar los mejores protocolos en cabina
- Diseña tu protocolo de ventas e impulsa el gasto medio por cliente
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