¿Qué haces para garantizar resultados de éxito a tus clientes? ¿Sigues unos pasos? ¿Lo tienes todo protocolizado? Si necesitas ayuda en este proceso, hoy vamos a darte 5 claves para diseñar mejores protocolos para la realización de tratamientos en cabina.
Tener un protocolo bien definido te ayudará a ofrecer un servicio de calidad, teniendo siempre en cuenta los procedimientos, la seguridad del cliente y los resultados. Pero cuando hablamos de 'protocolo en cabina' no sólo nos referimos al momento de la sesión, sino a todo el proceso previo y posterior.
Para crear protocolos a prueba de errores, necesitarás trabajar sobre la base: la experiencia del cliente y su satisfacción con los resultados y la atención recibida. Cada tratamiento de estética y belleza tiene sus particularidades, por lo que para poder llevar el control sobre ellos, deberás apoyarte en un protocolo y en unos procedimientos bien definidos, así como en un ecosistema digital como flowww.
La clave está en el procedimiento, el paso a paso y en el cuidado de los detalles. Con flowww lo tendrás todo registrado, pautado y siempre a mano: desde las hojas de diagnóstico y los historiales de los clientes, hasta la forma en que configuras tu equipamiento y tus servicios. Vamos allá, ¡no pierdas detalle!
Cómo diseñar los mejores protocolos en cabina
1. Diseña tu propio manual de protocolos en cabina, observando los detalles de cada tratamiento.
En este manual, deberás describir al detalle todos los tratamientos que tienes en carta ahora mismo, teniendo los siguientes aspectos en cuenta:
- Categoría o familia de tratamientos
- Beneficios del tratamiento
- Tipos de cliente y/o de piel para los que pueda estar indicado / recomendado
- Equipamiento que se usa durante la sesión y parámetros claves
- Materiales y productos necesarios, tanto durante la sesión como para la venta
- Número de sesiones recomendadas
- Precio por sesión y posibles ofertas al contratar varias sesiones
- Tiempo recomendado entre sesiones
- Combinación con otros servicios en packs para ofrecer mejores resultados
- Servicios que deben realizarse antes del tratamiento para preparar al cliente
- Medidas de seguridad a tener en cuenta
- Extra: Música, aromas y texturas, que te ayuden a completar su experiencia
De acuerdo con estas premisas, podrás definir el procedimiento a seguir cada vez que un cliente decida realizarse un determinado servicio o requiera indicaciones y asesoramiento por tu parte.
Con flowww, podrás pautar todos estos aspectos, detallándolos en la tarifa del centro y en cada uno de los servicios. Al dar de alta en la tarifa un servicio, podrás detallar todo lo necesario para garantizar el correcto cumplimiento del protocolo establecido.
2. Empieza por realizar un buen diagnóstico al cliente, cuidando cada detalle y cada paso del proceso.
Para asegurarte de entender bien las necesidades del cliente y recomendarle el mejor tratamiento, deberás asegurarte de evaluar correctamente la zona, sus necesidades y sus expectativas.
Los pilares de esta visita de diagnóstico son:
- Observa, evalúa y toma notas en los formularios de diagnóstico y en la ficha.
- Escucha, responde y explica cada procedimiento y los resultados que puede esperar.
- Genera confianza, contestando a sus preguntas, asesorando y desmontando mitos.
- Habla con transparencia de precios y comenta las facilidades de pago, que tienes disponibles.
Con flowww, podrás trabajar con herramientas que te faciliten la realización de diagnósticos completos, que te sirvan como punto de partida para un asesoramiento personalizado, recomendaciones correctas y un seguimiento detallado de cada caso.
3. Configura el uso de tus equipamientos y aprende a optimizar su uso para obtener mejores resultados.
Algunas de las más tareas importantes que deberás realizar durante el proceso de protocolización de tus servicios son, sin duda:
- La configuración, calibrado y vinculación de los equipamientos en flowww, de acuerdo con las pautas detalladas en el protocolo. Tener esto bien ajustado y digitalizado, te permitirá llevar un mayor control sobre el uso del equipamiento en cada tratamiento y optimizar su uso de cara a la obtención de resultados. Después, de acuerdo con las necesidades del cliente y la etapa, podrás realizar modificaciones para garantizarle la mejor experiencia.
- El almacenamiento en la ficha del cliente de los parámetros usados en cada visita para poder reproducirlos en las siguientes sesiones o reajustarlos si es necesario a la etapa del tratamiento. Desde flowww, podrás validar las citas con equipamiento y marcar los parámetros que has usado en esta sesión para poder saber, por ejemplo, la intensidad, la potencia o el número de disparos que has necesitado.
4. Apóyate en las fichas de cliente y sus historiales para seguir los protocolos en cabina y ofrecer una experiencia personalizada.
De acuerdo con el manual de protocolo en cabina que has diseñado, podrás diseñar una experiencia de cliente personalizada y un plan de tratamiento, centrado en la satisfacción de las necesidades del cliente.
Para asegurarte de recordar todo lo hablado en la sesión de diagnóstico y en las distintas sesiones, podrás apoyarte en la ficha del cliente, concretamente en:
- Los comentarios y avisos en la ficha.
- Los formularios médicos almacenados en 'Documentos'.
- El historial del cliente, donde se detallan los servicios consumidos, los parámetros usados en el equipamiento en cada una de las visitas e incluso, los productos adquiridos.
Para ello, podrás apoyarte en flowww o bien, en la app de gestión flowww me, desde la cual, podrás optimizar la gestión de clientes, enriquecer la información captada durante las visitas y tener siempre información de referencia a mano, desde la tablet o móvil, para poder conocer al momento el caso del cliente, necesidades y particularidades, a fin de poder asesorarlo, tratarlo y realizarle las mejores recomendaciones de producto.
5. Diseña un plan de seguimiento por email, basándote en el protocolo de cada tratamiento.
Para asegurarte de que el tratamiento sigue su curso y todo funciona correctamente, deberás trazar una estrategia de seguimiento, basada en algunos pilares como:
- La generación de confianza y la atención personalizada entre sesiones.
- La realización de recomendaciones y envío de tips, consejos y rutinas de cuidado para garantizar los mejores resultados.
- El recordatorio del tiempo adecuado entre sesiones para animarlos a reservar citas en bloque o bien, para que vayan pidiendo una cita, que encaje con el plazo recomendado y con su disponibilidad.
- Mensajes de motivación, que les animen a seguir y finalizar sus tratamientos, combinados con información sobre lo que deben esperar tras cada sesión.
De acuerdo con estas ideas, podrás automatizar el envío de emails o mensajes push de seguimiento con flowww, creando y programando workflows específicos para cada tipo de tratamiento.
Tip extra: Adapta tus protocolos a las recomendaciones sanitarias y de prevención contra la COVID-19.
Por último, deberás tener en cuenta que, ahora con el Coronavirus, deberás incluir nuevas medidas en tu protocolo para proteger a tu equipo y clientes. Por ejemplo: deberás añadir el uso de más guantes y mascarillas higiénicas por sesión, solicitud de datos médicos en las visitas de diagnóstico, más material de limpieza, nuevos pasos en la rutina de tratamiento relacionados con la prevención, etc.
Tu protocolo de servicio en cabina es importante siempre y ahora, más que nunca. Tenerlo todo bien definido y pautado te ayudará a preservar la salud y seguridad en tu negocio de estética y belleza.
* Si quieres saber más sobre protocolos, no te pierdas nuestra entrevista en directo por Instagram con Belén Cuendias, esteticista, formadora y fundadora de Academiestetic.
¿Qué te han parecido estas ideas? Ponlas en marcha con la ayuda de un sistema de gestión y marketing online como flowww y aprende a sacar el máximo partido a tus protocolos en cabina.
