4 tips para una gestión impecable de tu calendario de citas
La base para una gestión de citas impecable es la organización y la voluntad de aprovechar el tiempo disponible al máximo. Estos principios básicos te ayudarán mucho a la hora de construir y sacar adelante un negocio de estética, pero para aplicarlos de la manera adecuada y darles forma, necesitarás de una completa agenda online, en la que organizar tu calendario de citas. Si hace unos días te dábamos algunos 'Trucos para optimizar el calendario de citas de tu centro de estética'; ahora, queremos centrarnos en ofrecerte soluciones prácticas para que puedas sacarle el máximo partido a esta herramienta de gestión. ¿Preparado?
1. Define la duración exacta de cada tratamiento. Si estás empezando o acabas de estrenar tu calendario de citas online, te recomendamos que empieces por definir los tiempos. Cronometra el tiempo medio que tardas en realizar cada uno de tus servicios y en atender a tu cliente tras el tratamiento, y déjalo estipulado en nuestro sistema. Así, podrás crear un menú de servicios, con una duración y un precio determinado. Si tienes automatizado todo el proceso, podrás rentabilizar mejor tu tiempo, sacándole el máximo partido a tu jornada laboral y la de tus auxiliares. Cada vez que tus clientes reserven una cita, para realizarse uno o varios tratamientos, flowww aplicará el valor de tiempo ocupado y no dará lugar a otra cita (con el auxiliar y servicio seleccionado) hasta que éste haya terminado. De esa manera, no habrán tiempos de espera o retrasos en tu agenda. Gracias a esto, también, podrás saber si una cita encaja en un hueco libre, entre otras dos citas.
2. Agiliza el proceso de petición de citas. A parte de las citas que das en recepción o por teléfono, podrías ofrecer a tus clientes la posibilidad de pedir cita online, desde el blog, la página web, sus redes sociales e incluso, desde la app de belleza flowwwer o bien, su propia aplicación móvil corporativa. Es fácil, cómodo y muy efectivo. Como todo está sicronizado con tu calendario de citas online, todo lo que registréis (tú, los auxiliares o los propios clientes), quedará registrado y actualizado en tiempo real.
3. Adáptate con rapidez a los cambios y actualiza tu agenda ante los imprevistos. Actúa con agilidad a la hora de actualizar la agenda ante cambios de cita precipitados, anulaciones o retrasos. ¡Nunca sabes cuando puedes aprovechar un hueco libre en tu agenda para atender a otro cliente! Cuanto antes dejes el espacio libre y actualices los horarios disponibles, antes lo verán tus clientes y mejor podrás aprovechar tu tiempo disponible. Una reacción rápida a tiempo te puede ayudar a optimizar tu calendario y a aumentar la rentabilidad de tu centro de estética. ¡No dejes pasar ninguna oportunidad!
4. Reorganízate ante problemas técnicos, vacaciones o bajas. Lo que sucede en el día a día de tu centro de estética, debe estar plasmado en tu agenda online. Si tu centro cierra por vacaciones, se te ha estropeado un equipo, van a cortar el agua o la luz esa mañana por obras en la calle o uno de tus auxiliares está de baja, organiza tu calendario en consecuencia. Bloquea las cabinas en las que no vayas a dar servicio, para que tus clientes no puedan pedir cita hasta que se vuelva a poner en funcionamiento; reasigna tareas a los auxiliares presentes; informa a los clientes de los cambios o de la necesidad de mover su cita para otra fecha; y, por supuesto, cuida la comunicación, tanto interna (con tu equipo) como externa (con tus clientes).
Estas son algunas recomendaciones básicas para ofrecer el mejor servicio posible a tus clientes, optimizar tu calendario de citas y gestionar tu agenda de una manera responsable. Si quieres saber más sobre cómo gestionar un centro de estética de éxito, te recomendamos la lectura del ebook, que podrás descargar, a continuación.
