La organización de tu agenda diaria de citas es una de las tareas más importantes de tu día a día. Sin orden y un sistema que te permita aprovechar cada minuto, probablemente, un centro de estética puede llegar a perder oportunidades, dinero y la confianza de tus clientes, debido a posibles confusiones o malentendidos.
En ocasiones, pese a tener la agenda bien organizada, puede darse el caso de que haya clientes que se retrasen y que ya trastoquen tu calendario, o incluso, de que falten a su cita. Incluso, puede suceder que ocurra algún incidente que ralentice el servicio. Si bien, estos son problemas que pueden verse a diario, puedes realizar acciones para evitarlos en la medida de lo posible.
5 tips para organizar la agenda diaria de tu centro de estética
1. Apuesta por un agenda inteligente. La agenda de flowww está pensada para cruzar la información de disponibilidad de cabina, auxiliar y equipamiento para ofrecer sólo los huecos que quedan libres. Así te asegurarás de que el cliente siempre ha cogido cita en el horario, que más le ha encajado de los que habían disponibles.
Si necesitara un horario muy concreto, que por ahora está reservado, se le pondría en lista de espera y si el otro cliente cancelara, se avisaría inmediatamente a los clientes en espera por orden de solicitud.
2. Integra un tu sistema de reserva de cita online en los principales canales de comunicación. Para asegurarte un mayor número de citas y poder aprovechar cada oportunidad para atraer a tus clientes, deberás ofrecerles un calendario de citas online, ya sea desde Facebook, tu página web o la app de citas de tu centro. De la misma manera que hemos visto antes, en la app aparecen disponibles los horarios sin citas, de acuerdo con la duración de la sesión, con la cabina y el equipamiento necesario, así como con la disponibilidad del profesional, que deberá atender el servicio.
3. Envía de forma automática de recordatorios de cita. Para evitar las citas no asistidas y reducir las cancelaciones de última hora, flowww pone a tu disposición mensajes push y SMS de recordatorio de citas, que podrás enviar automáticamente desde tu sistema el día antes de su sesión. Así cuando el cliente lo reciba, podrá confirmar su cita o cancelarla con el tiempo suficiente para que tú puedas reorganizar la agenda y poder dejar hueco libre para otros clientes.
4. Observa cuántas citas y de qué duración tiene cada auxiliar para poder organizar mejor su trabajo. Si sabes la cantidad y duración de las citas, que tiene asignadas cada auxiliar y éstas quedan dispersas por alguna razón, podrás organizar otras tareas y asignarles otras responsabilidades o servicios. Ver esto sobre el papel es muy complicado. Si lo ves en una agenda por colores, que podrás filtrar para conocer el nivel de ocupación-disponibilidad de cada auxiliar, podrás hacerlo de una manera más ágil y segura.
5. Aprovecha cada hueco libre. Para terminar con las horas muertas y maximizar el rendimiento de cada minuto y de cada profesional, podrás analizar cuáles son las horas con menos actividad y lanzar promociones de 'Hora Feliz', válidas sólo para ese segmento de tiempo. Así, aunque ofrezcas un descuento increíble para tus clientes, seguirás ganando dinero.
Una buena organización de la agenda diaria de tu centro de estética dependerá a partes iguales, de contar con un buen sistema y por supuesto, con la agilidad necesaria para reorganizar, reasignar y proponer nuevas ideas para llenar los huecos libres durante el día. ¡El tiempo es oro! Aprende a gestionarlo con eficacia y apóyate en una agenda online como la que te ofrece nuestro ecosistema digital flowww. ¡Pruébalo ahora!
