Si, a veces, sientes que pierdes mucho tiempo en la ejecución de algunas tareas de gestión, porque estás pensando en que ese momento, deberías estar atendiendo a tus pacientes o que todo deberías ser más ágil y más sencillo, hoy estás en el lugar adecuado. Vamos hablarte de cómo llevar una gestión más eficiente de tu clínica de podología.
Sabemos que, cada día, hay millones de cosas que hacer y que muchas veces se atropellan, quitándote tiempo, que deberías utilizar para realizar tratamientos podológicos a tus pacientes y no, encerrado entre el papeleo y las innumerables gestiones. Por eso, hoy hemos preparado para ti algunos consejos de gestión, que te ayudarán a organizarte mejor, apoyándote en las herramientas adecuadas y en un sistema digitalizado, pensado para facilitarte la vida y agilizar muchas de las tareas de tu día a día. ¡Atento!
9 consejos para una gestión eficiente de tu clínica de podología
1. El diseño y distribución de tu espacio, un aliado para una gestión eficiente de tu clínica de tu podología.
Una clínica espaciosa, bien conectada, con accesos amplios y una distribución adecuada puede ahorrar mucho tiempo a tu equipo y ayudarte a procurar una experiencia más agradable a tus pacientes. Pero, ¿hasta que punto es importante el espacio cuando hablamos de eficiencia y gestión de un negocio? Vamos a ver algunos ejemplos, de cómo afecta a tu gestión, a tus pacientes y a la comodidad de tu personal.
- Un espacio estructurado y ordenado, en el que cada ambiente ocupa el lugar que necesita, ni más, ni menos, es eficiente, funcional y cómodo. Por ejemplo, en tu clínica podólogica tendrás una recepción, una sala de espera, 2 o 3 cabinas con camillas y los equipamientos necesarios para los distintos tratamientos y al fondo, el despacho del doctor/a.
- El movimiento de tu personal por la clínica deberá fluir por los espacios, de acuerdo con sus necesidades y su actividad. Por ejemplo, las cabinas deberán estar juntas en el mismo pasillo y a su vez, deben conducir a una sala de diagnóstico, donde todos los auxiliares realizarán pruebas. Todo debe ser fácil, cómodo e intuitivo. Asimismo, las cabinas deberán estar bien distribuidas para que el tránsito alrededor de la camilla sea sencillo y puedan acceder a las máquinas, productos y material de trabajo rápidamente, sin molestar al paciente.
- Para los pacientes, la experiencia debe estar basada en un tránsito fluido, que empiece en recepción, pase por la sala y a continuación, desemboque en el despacho del doctor (si es necesario) y luego por la cabina. Una vez ha terminado volverá a recepción para que le den cita para la próxima visita. Insistimos en la necesidad de habilitar zonas amplias y eliminar obstáculos para facilitar el tránsito de personas con dificultades de movilidad, como gente con muletas, andador o silla de ruedas. Además, al tratarse de una clínica de podología deberás extremar la higiene.
2. Una agenda abierta y disponible 24/7, sincronizada con una app de citas y un calendario de citas online para tu Facebook y tu web.
Uno de los pilares de tu clínica podológica es la agenda. Si quieres llevar una gestión más eficiente, deberás abandonar tu agenda en papel. Sabemos que te ha funcionado muy bien todo este tiempo, pero lo cierto es que una agenda online, abierta y accesible las 24 horas y los 7 días de la semana, te ayudará a agilizar mucho tu gestión y a ahorrar tiempo.
Además, al ser inteligente, cuando un paciente haga una reserva para realizarse determinado servicio, el sistema cruzará la información sobre la disponibilidad del auxiliar, de la cabina y del equipamiento necesario para esa cita.
Ya no tendrás que tener a tu recepcionista cogiendo llamadas de pacientes a toda hora, porque la agenda de flowww, está sincronizada con una app de citas y con un calendario de citas online, integrado a Facebook y a tu web. Al ofrecerles la posibilidad de pedir su cita desde cualquiera de estos canales online, les ofrecerá mayor flexibilidad horaria y les evitará esperas.
Además, si quieres garantizar citas seguras, cuando salga de su visita, recomienda al paciente pedir cita para su próxima sesión. Así el paciente podrá escoger el día y hora que prefiera y encaje con los plazos de tu tratamiento.
3. Ya tienen su cita agendada, ¡recuérdasela!
¡No dejes que se les olvide su cita! Para ello, con flowww podrás programar el envío automático de recordatorios de cita por SMS y mensaje push. Como este mensaje le llegará al paciente el día antes, le dará tiempo tanto a confirmar, como a cancelar la cita con tiempo suficiente para que tú puedas llenar ese hueco, moviendo a un paciente en lista de espera o con una cita de última hora. Esto te ayudará a evitar cancelaciones de última hora e incluso, ausencias injustificadas. ¡Aprovecharás cada minuto del día para rentabilizar tus servicios y para mejorar la productividad de tu equipo!
4. Los datos de tus pacientes y su información, a un solo clic desde flowww.
Si hasta hace poco guardabas la información de tus pacientes en fichas de papel y en archivadores, es porque no habías utilizado nunca el sistema de gestión de pacientes de flowww. Con él, podrás darlos de alta en tu base de datos, rellenar su ficha y consultar toda su información en pocos clics. Tener digitalizada y almacenada en la nube toda esta documentación te aportará mayor seguridad, comodidad y funcionalidad. Las consultas serán más eficientes y rápidas, pues sólo necesitas introducir el nombre del paciente para encontrar los datos que necesitas conocer.
Además, en su ficha podrás guardar radiografías, pruebas biomecánicas, fotografías, resultados de mediciones y diagnósticos, así como un completo historial clínico, que podrás revisar siempre que lo necesites para poder evaluar la evolución de cada paciente.
5. Tu facturación, un pilar de tu negocio.
La facturación, junto a la agenda y a la base de datos de pacientes, es uno de los pilares imprescindibles de cualquier negocio. Con flowww, podrás llevar un control total de todo lo ingresas y gastas, podrás facturar servicios y productos a los pacientes, hacer presupuestos personalizados y además, hacer los cierres de caja del día de una manera muy sencilla. Si lo necesitas también, puedes acceder a las cajas de otros días para consultar los tickets o para modificar alguno de ellos.
Gestionar tu facturación de forma eficiente con flowww es más fácil, porque todo está pensado agilizar el trabajo y optimizar cada proceso para que consigas ahorrarte un tiempo, que podrás utilizar para atender a tus pacientes.
6. Ahorra tiempo, digitalizando la gestión de tu stock.
¿Aún haces inventarios con el Excel o a papel y bolígrafo? Al digitalizar la gestión de tu stock de productos de venta y de consumo interno, ¡no tienes ni idea del tiempo que te ahorrarás! El poder consultar en cualquier momento cuántas unidades de producto te quedan en stock y saber cuándo te toca hacer un pedido, te ayudará a gestionar tu inventario de una manera mucho más eficiente y ágil. Además, como podrás dar de alta y actualizar los productos tú mismo, lo tendrás todo más controlado y al día.
7. Tu personal siempre motivado y con el trabajo siempre organizado.
Con flowww, podrás organizar el trabajo de tu personal, creando turnos de trabajo y horarios por semanas. Esta planificación de trabajo se verá reflejada en tu agenda, pues de ella dependerá la disponibilidad de tu equipo para tomar y atender citas.
Por otra parte, para llevar un control de su trabajo y conocer su nivel de productividad, podrás implantar el sistema de 'Control de presencia'. Además, si quieres que los profesionales de tu clínica podológica estén más motivados y trabajen enfocados en ofrecer un servicio exquisito a los pacientes, podrás estimularos y recompensar su proactividad con comisiones, que podrás asignar y medir desde tu sistema.
8. ¿Has crecido en 2018? Analiza el estado de tu clínica con estadísticas e informes.
¿Sabes si tu clínica es rentable y si deberías reforzar alguna de sus áreas? Averigüalo, comprobando las estadísticas e informes, que te ofrece el sistema flowww. Con ellos, no sólo podrás saber cuánto has facturado y vendido, sino también cuántos pacientes nuevos han llegado a tu clínica, cuántos has conseguido fidelizar y cuánto gastan de media en cada visita. Además, podrás saber cuántas comisiones se lleva cada profesional y cuál es su nivel de productividad.
Con esta información y muchos otros datos más, podrás trazar una estrategia de gestión y marketing, que podrás aplicar para mejorar la gestión de tu clínica e impulsar tus ventas para hacer crecer tu negocio.
9. Conecta con tus pacientes y comunícate con ellos.
La comunicación es imprescindible para ofrecer una atención inmejorable al paciente. Te ayuda a comunicar tus ofertas en packs y bonos de podología, pero también a hacerles llegar información de su interés, enfocada en sus necesidades particulares. Con flowww y sus canales de comunicación [email, mensaje push y SMS), podrás trabajar en su fidelización y retención. Por ejemplo, podrás enviarles emails de seguimiento con consejos para cuidar sus pies, con los productos que les has recomendado, con las plantillas que acaban de estrenar o con los ejercicios y precauciones, que deben tomar para mantener sus pies sanos.
Una gestión más eficiente para tu clínica de podología es posible, apoyándote en las herramientas de gestión y los tips que hemos nombrado en este artículo. ¿Quieres explorarlas tú mismo y saber cómo funcionan? Prueba flowww gratis hoy mismo, ¡no cuesta nada!
