Desde ayer lunes 11 de mayo, algunas provincias y comarcas ya están en la Fase 1 del desconfinamiento y se prevé que el resto vayan incorporándose progresivamente a partir del próximo día 18. Esta nueva etapa de la desescalada llega con menos restricciones y nuevos permisos para darnos un poco de aire y permitir a los negocios ir recuperando el ritmo poco a poco.
Así, de acuerdo con lo establecido por las autoridades, podrán abrir los negocios de hasta 400 metros cuadrados, pero a diferencia de la Fase 0, ya no será imprescindible la cita previa. Además, deberán limitar el aforo al 30% de su capacidad y garantizar la distancia de 2 metros entre personas. Asimismo, podrán reservar un horario de atención especial o priorizar la reserva a los mayores de 65 años.
De acuerdo con la nueva normativa para esta nueva etapa, la organización de las citas será un poco más flexible, pero requerirá de dos factores muy importantes: de una agenda online inteligente, que puedas adaptar a tu ritmo de trabajo actual y a las exigencias de la normativa, y por supuesto, de tener tu centro o clínica preparado para acoger la visita de los clientes y garantizar su seguridad.
Para ayudarte a mejorar tu organización de visitas en la Fase 1 de la desescalada, hoy vamos a darte 5 consejos muy prácticos que podrás comenzar a aplicar hoy mismo con el apoyo de flowww.
Fase 1: ¿Cómo organizar las visitas de mis clientes?
1. No es necesaria la cita previa, pero sí deseable.
Si bien, como hemos comentado, ya no será imprescindible que los clientes reserven cita previa para ser atendidos, en un negocio como el tuyo, sí que sería interesante que siguieras recomendando a tus clientes esta práctica. ¿Por qué? Tener su cita reservada con antelación, les permitirá:
- Ser atendidos siempre en el día y la hora que desean.
- No depender de que tengas huecos libres hoy para atenderlos.
- No tener que esperar.
- Acudir de forma más segura y directa.
Para ello, podrás ofrecer a tus clientes la posibilidad de reservar su cita por teléfono, pero también, reservar online a través de las redes sociales, tu sitio web, así como desde tu app de citas flowwwer o tu app marca. Convierte la cita online en el reclamo principal de tu negocio, introduce sus múltiples ventajas y añade un incentivo para que se acostumbren a usarla de ahora en adelante.
En definitiva: si bien, ya podrán pasarse para preguntar si tienes un hueco libre durante la mañana o la tarde y podrás ofrecerles la posibilidad de acceder sin cita previa, podrás seguir dando prioridad a los que sí que han llamado o reservado su cita online. Hacerlo así, te ayudará a:
- Mejorar la organización de las citas y del trabajo diario.
- Valorar el nivel de demanda diario y organizar los turnos de trabajo de tu personal de una manera más eficiente.
- Acostumbrar a tu clientela a reservar online siempre: les encantará poder reservar su cita y recibir un recordatorio.
- Poder realizar una estimación más fiable de la ocupación de tu agenda, que te permita respetar el aforo permitido.
2. La ocupación de tu agenda y de tu centro sólo al 30%.
Ten en cuenta que el aforo de tu centro deberá ser de un máximo del 30%, es decir un tercio de las citas que solías atender antes del confinamiento. Esto te ayudará a evitar aglomeraciones, garantizando la distancia social y por tanto, la seguridad de tus clientes y personal.
Pero, ¿qué puedes hacer para respetar este aforo y dar citas en función de esta restricción? Al hacerlo a mano, es probable que pierdas el control sobre los tiempos y se te presenten problemas y confusiones desde el primer día. Para evitar que esto te suceda y puedas llevar un control total sobre tus citas y los tiempos, podrás apoyarte en flowww. Veamos cómo puedes hacerlo con la agenda online:
- Bloquea las cabinas o puestos que vas a dejar libres para garantizar la distancia social y respetar el aforo recomendado.
- Define los profesionales que atenderán en cada turno y en qué espacios de trabajo.
3. Organización de tu agenda por tiempos de servicio y limpieza.
Antes dedicabas tiempo a la limpieza y organización de tu negocio, pero ahora esto resultará más importante que nunca. Como tendrás que dedicar tiempo extra a esta tarea, entre visita y visita, deberás hacer algo para que esta tarea pueda ser realizada como parte del protocolo de la cita y no a parte, lo que provocaría retrasos y desajustes en la agenda. Para evitar que esto suceda, podrás:
- Configura el tiempo de duración de cada servicio, añadiéndole unos minutos extra para proceder a la limpieza de materiales, equipos y mobiliario. Además, deberán limpiar dos veces al día las superficies de contacto más frecuentes, tales como pomos y manivelas de puertas, muebles, mostradores, máquinas de agua y café, suelos, teléfonos, perchas, carros y cestas, grifos, y otros elementos de similares características.
- Organizar los espacios de trabajo por profesional y tipo de servicio para evitar compartir equipos. De esa manera, en cada espacio (sillón, puesto, cabina...) deberá haber una caja de guantes para cada auxiliar, una papelera y los materiales necesarios para atender los servicios agendados.
Si bien, ya no será necesario que el profesional atienda a un solo cliente por vez, deberás organizar el trabajo de manera lineal y prescindir de citas múltiples para varios clientes en la misma cabina, por ejemplo. De la misma manera, aunque no estén en el mismo espacio de trabajo y puedas aprovechar tiempos de espera, cada vez que toquen o se acerquen a un cliente distinto deberás cambiarte los guantes.
4. Posibilidad de ampliar y flexibilizar horarios.
Para poder atender a más clientes y garantizar una buena entrada de ingresos cada día, podrás ampliar tus horarios, manteniendo el centro abierto al mediodía o hasta más tarde. Si deseas hacerlo así, podrás configurar tu nuevo horario y adaptar tu agenda.
Nada más lo tengas listo, podrás agendar citas dentro del nuevo horario, tanto por teléfono, como a través de cualquiera de los canales online que pongas a disposición del cliente: desde la app de citas, hasta la reservas desde Facebook, Instagram o tu sitio web.
* Por otra parte, muchos negocios del sector están apostando por ofrecer los servicios básicos o más rentables. Como algunos de ellos, tendrán una duración inferior a la media y serán más sencillos de realizar, podrán agendar más durante el día, atendiendo a más clientes por hora y aumentando su rentabilidad.
** Para averiguar cuáles son los servicios más rentables de la carta, podrás analizarlos con las estadísticas de flowww, valorando la duración de cada servicio, el margen de beneficio que te deja y si todos tus auxiliares pueden realizarlo o si se requiere del apoyo de un profesional con formación específica.
5. Adaptación de los turnos de trabajo del personal en función de la demanda y de la nueva normativa.
Por último, de acuerdo con el nivel de demanda de cada franja horaria y del tipo de tratamientos que te suelen solicitar, podrás definir y configurar los turnos de trabajo de tu personal.
La reducción de aforo al 30% de la capacidad de tu negocio hará que, no sólo tengas que atender a menos clientes por hora, sino que además, puedas dar menos trabajo a tu personal. Así, podrás crear turnos de mañana y de tarde, así como turnos de refuerzo para el mediodía y el fin de semana, de acuerdo con el nivel de actividad y la ocupación esperada.
De la misma manera, podrás hablar con cada uno de los miembros de tu equipo y consultarles cuáles son los turnos que mejor encajarían con su situación personal, dado que algunos tienen a sus hijos en casa y deben estructurar su jornada para poder conciliar.
¿Qué te han parecido estos consejos de gestión de las citas y de tu agenda para esta nueva fase del desconfinamiento? Adapta estas ideas a tus necesidades, siempre respetando la normativa vigente y apoyándote en las ventajas de contar con un ecosistema digital como flowww. ¿Quieres empezar a usarlo? Haz clic en la imagen que te dejamos abajo.
