Crear el horario de tu negocio y organizar los turnos de tu personal, si bien, son tareas rutinarias, no son fáciles de gestionar. A veces, tienes que hacer cábalas para cuadrarlo todo y que tu horario encaje con las necesidades de tus trabajadores, de tu clientela y por supuesto, de tu entorno.
En un principio, cuando abriste tu negocio, observaste el horario de los comercios y oficinas de tu zona y diseñaste uno, que encajara con los hábitos de consumo del público que transita el barrio. Después, empezaste a contratar personal y para abarcar la jornada completa tuviste que crear turnos de trabajo, que encajaran con el horario de tu negocio y que se adaptaran, en mayor o menor medida, con su vida personal.
Ahora, que tu negocio ha crecido te encuentras con que tienes que sofisticar la gestión de turnos y apostar por un sistema, que te ayude a organizarlos de una manera más eficiente. Precisamente, en ello, están enfocados muchos negocios de tu sector: en aumentar su eficiencia, la productividad y por supuesto, el rendimiento de tu espacio físico, de tus equipamientos y de tu personal.
Cómo crear turnos de trabajo más eficientes para tu negocio
Como difícilmente habrá un solo turno de trabajo, debido a la necesidad de adaptarte a lo que requiere tu negocio y a la época del año, los turnos de trabajo deberán estar organizados siempre con 3 objetivos en mente: hacer sentir cómodo y feliz en su trabajo al personal de tu negocio, proporcionar bienestar y adaptabilidad a tu clientela, y por último, mejorar tu rentabilidad.
Pero, ¿cuáles son las claves para conseguirlo? Hoy te damos 8 consejos, que podrás aplicar para optimizar la gestión de los turnos de tu negocio, tengas un centro o veinte. ¡Atento!
1. Realiza un análisis exhaustivo de la ocupación de tu agenda para conocer los días y horas con mayor ocupación y los que se suelen quedar vacíos. Al observarla semana tras semana y mes tras mes, conseguirás conocer la afluencia de clientes habitual en tu centro y podrás tomar decisiones para:
- Reforzar ciertos turnos para que no se queden clientes sin atender y puedas tener tus cabinas y tu equipamiento a pleno rendimiento.
- Organizar los turnos de trabajo de una manera más natural y adaptativa, así como la contratación de tu personal.
- Diseñar acciones para conseguir más citas para llenar los horarios con menos actividad.
2. Analiza la cantidad de citas que atiende cada profesional cada día/semana/mes. Con las estadísticas de flowww, relativas a las citas atendidas, podrás averiguar si tienes a tu personal desbordado o si ciertos auxiliares no tienen suficiente trabajo en el turno en el que trabajan. Por ejemplo, si los profesionales que trabajan por la mañana tienen un gran porcentaje de citas en su día a día, sería conveniente comenzar a pensar en contratar más personal o reforzar las horas clave.
Por contra, si sólo algunos trabajadores tienen la agenda casi completa, sería conveniente que observaras su desempeño y lo contrastaras con el de los que no tienen casi citas agendadas para el día o la semana. ¿Por qué puede suceder esto? Si te das cuenta a tiempo, podrás averiguar por qué algunos de tus profesionales son más populares que otros y por qué tus clientes, en general, prefieren no agendar cita con algunos de ellos. Esto te ayudará a tomar decisiones en el momento adecuado.
3. ¿Cuáles son los horarios más demandados por tu clientela? ¿Tu horario se adapta correctamente a sus necesidades? Habitualmente, tus clientes vendrán a ciertas horas. Por ejemplo, un sector de tu clientela vendrá durante la mañana, mientras que los que trabajan, aprovecharán el mediodía o la tarde para acudir a tu centro. Saber cuáles son las horas clave del día, te ayudará a diseñar una estrategia para atraerlos también a las horas que con menos actividad.
¿Ya has probado a lanzar promociones de 'Hora Feliz'? Con ellas, podrás rentabilizar las horas con menor actividad. Aunque tengas que rebajar el precio de algunos de tus servicios, te saldrá más rentable que tener que tu agenda vacía durante dos horas, por ejemplo. Sólo tendrás que escoger qué servicios promocionarás y qué margen de beneficio te dejarán. En este caso, el objetivo es conseguir citas para llenar estas horas con menor actividad, a fin de conseguir ingresos y más oportunidades de venta.
4. Escucha a tu personal, analiza la viabilidad de los horarios y diseña turnos, que se adapten perfectamente a sus necesidades. Para ello, habla con tus trabajadores y averigua cuál es su ritmo de vida y lo que les haría sentir más cómodos y felices en su puesto. Por ejemplo, si tiene hijos pequeños, a lo mejor, prefiere hacer un horario de 9 a 3 para poder tener la tarde libre para ir a recoger a los niños y pasar tiempo en casa.
Sin embargo, si tienes a un estudiante el prácticas, a lo mejor le conviene cubrir el turno de tarde, tras salir de la academia o del centro donde estudie. Ofrecerles una mayor flexibilidad horaria te ayudará a tener trabajadores más eficientes y productivos, pero también más comprometidos, contentos y estables.
5. ¿Necesitas auxiliares a media jornada o para fines de semana? En ocasiones, podrás ver que en momentos de mucho trabajo, tu personal irá desbordado, atendiendo a un cliente tras otro y sin descanso. Por ejemplo, en época de bodas, en una víspera de festivo o en plena campaña de Navidad.
Una manera de cubrir estos turnos en contratar a personal a media jornada o bien, contar con la colaboración de profesionales autónomos de confianza. Con ellos, podrás reforzar tu plantilla y tener más flexibilidad, pero hay algo que deberás tener en cuenta: los profesionales contratados a jornada completa suelen estar más comprometidos con tu marca y con tu éxito, y tienden a ganarse la confianza de la clientela, dado que siempre están en el centro y ya los conocen.
6. ¿Cómo dueño del negocio también tienes un turno de trabajo para atender a los clientes? Si además de gestionar el centro, dedicas unas horas a realizar determinados servicios o a pasar consulta, deberás asignarte un turno de acuerdo con tus necesidades y con los tiempos, que quieres dedicar a la atención al público, a la gestión del negocio y a la realización de otras tareas, como formaciones o reuniones.
Así, podrás establecer cada semana el turno, que consideres, de acuerdo con tus necesidades. Por ejemplo: los lunes, miércoles y viernes por la mañana y los jueves por la tarde, podrás habilitarlos en tu agenda para que tus clientes puedan cogerte turno y que les atiendas.
7. Gestiona los días libres y vacaciones de tu personal. Con flowww, no sólo podrás llevar el control de horarios y de los turnos, sino también, organizar tu trabajo en función del calendario de vacaciones de tu personal. Si un trabajador se va de vacaciones esta semana, podrás asignar las citas que le tocaban a otro auxiliar, de una manera muy fácil y rápida. Si para asignarles trabajo, tenían que tener un turno establecido; para dejarlo libre, podrás eliminar el turno y dejarlo vacío, o bien, si tienes tu agenda ordenada por cabinas a nombre de cada profesional, podrás bloquearla hasta que vuelva.
Por ejemplo, este sistema te vendrá genial para profesionales, que se encarguen de un tratamiento muy concreto, que no pueda ser realizado por otro. Bloqueas su cabina o puesto, y no vuelves a habilitarlo hasta que vuelva. Por contra, si realiza servicios comunes, sólo tendrás que reasignar sus citas y repartirlas entre el personal disponible.
8. ¿Cómo asegurarte de que los auxiliares cumplen con sus turnos? Ya que trabajas en la gestión de horarios y turnos desde flowww, podrás aprovechar para llevar un registro de la jornada de cada empleado, apoyándote en un sistema de Control de Presencia 100% efectivo. Con él, tus auxiliares podrán fichar al entrar y al salir del centro, dejando constancia de las horas trabajadas. Así, podrás ver si cumplen con su turno y además, podrás estar al día con la nueva normativa de fichaje.
¿Qué te han parecido estas ideas de gestión? Con ellas, podrás mejorar la organización de los turnos de trabajo y de los horarios de tu negocio. Si necesitas ayuda para ponerte al día con este tema, haz clic en la imagen que te dejamos justo abajo.
