Toda la vida has organizado tu agenda con post its, marcadores de distintos colores e incluso, con papel pautado para poder organizar lo mejor posible las citas, que te entraban cada día. El objetivo es que no se te olvidara nada y que todo tu sistema fuera lo más efectivo, visual y práctico posible.
Si bien, esto te ha estado funcionando hasta ahora, ¡no puedes quedarte atrás! ¿Te imaginas poder llevar toda la organización de tu agenda y gestionar tus citas desde un sistema online? Una agenda o libreta puede perderse, estropearse o tener que renovarse año tras año.
Moderniza y digitaliza la gestión de tu centro con una agenda online, que te permite:
- tener todas tus citas seguras, accesibles y bien organizadas.
- recibir citas en tiempo real 24/7, desde la app y desde tus canales online, gracias a la integración de un calendario de citas.
De acuerdo con ello, en flowww te ofrecemos la posibilidad de personalizar tu agenda online con colores y con una serie de prestaciones, con las que podrás sacarle el máximo partido y optimizar su funcionamiento. ¡Toma nota!
Saca partido a tu agenda online, personalizándola con colores y más
Para ayudarte a optimizar el uso de tu agenda online, hoy hemos seleccionado para ti 5 trucos de gestión de flowww.
1. Las citas diferenciadas por colores.
Los colores te ayudan a ver la organización del trabajo, presentada de una manera más clara y visual. Al contar con un completo sistema de gestión como flowww, podrás codificar tus servicios y familias de tratamiento por colores, con el fin de distinguirlos en tu calendario a primera vista.
Por ejemplo:
- Los tratamientos faciales sin equipamiento: Rosa
- Los tratamientos faciales con equipamiento: Violeta
- Los servicios corporales sin equipamiento: Amarillo
- Los servicios corporales con equipamiento: Naranja
- Los servicios de manicura y pedicura: Rojo
- Los servicios de láser: Verde
- Los tratamientos de medicina estética: Azul
Para asignarlos, sólo tendrás que dirigirte a tu tarifa y especificar el color que utilizarás para representar cada servicio en tu agenda, cuando vayas a dar una cita. ¡Así de fácil y efectivo! Además de usar el código de colores para diferenciar cada tipo de reserva, cada vez que pases el cursor por encima de ellas te aparecerá un desplegable flotante con la información clave (servicios agendados, auxiliar que atenderá, cabina e datos imprescindibles del cliente).
2. Sistema de iconos para diferenciar tus citas.
Otra manera fantástica de organizar y diferenciar tus citas es con iconos distintivos, que te ayudarán a identificar los movimientos en tu agenda y el tipo de reserva realizada por tus clientes. Por ejemplo:
- Símbolo del WiFi sobre la cita: Si una de tus citas tiene este icono situado en la esquina inferior derecha, es porque el sistema te está indicando que ésta fue tomada online, a través de la app o tu calendario de citas online, integrado en tu página de Facebook, en tu Instagram o en tu página web / Landing Page.
- Cuadrado azul sobre la cita: Es una cita 'Pendiente de confirmar'. Este icono aparecerá en tu cita, en la esquina superior izquierda, si has decidido marcar tu reserva con esta etiqueta.
- Cuadrado verde sobre la cita: Esta cita ha sido etiquetada como 'Cita confirmada'. De nuevo, este icono aparecerá en la esquina superior izquierda.
- Cuadrado rojo sobre la cita: Para que aparezca este icono en la esquina superior izquierda, deberás etiquetar la reserva como 'Cita retrasada'.
- Un check o visto sobre la cita: Esta reserva y todos los servicios que se han realizado durante la visita han sido validados para poder crear un ticket. Este icono se encuentra en esquina inferior derecha de la cita.
- Un icono de dos personas: En este caso, nos encontramos ante una cita múltiple, que podrá afectar a un auxiliar que atiende a dos o más clientes en un mismo espacio de tiempo, o bien, a una cabina con varias citas atendiéndose de forma simultánea. Éste aparecerá en la esquina inferior derecha de la cita. Aprende a ofrecer citas múltiples desde tu agenda online de flowww, aquí.
- Un cuadro naranja con una 'B': Esto te indica que el cliente está consumiendo una sesión de un bono que tienen contratado. Además, al pasar el cursor sobre la cita, te informa del bono en curso, de las sesiones que le quedan por consumir y a qué sesión corresponde la presente cita.
- Un punto rojo sobre la agenda en un horario sin cita: Esto indica que ahí había una cita, que ha sido marcada como 'No asistida'. Para registrar este movimiento deja un punto rojo sobre el horario en el que hubiera empezado la sesión, en vez de eliminarla completamente. Además, podrás añadir comentarios, relativos a esta incidencia.
- Un punto verde sobre la agenda en un horario sin cita: Esto indica que en su lugar había una cita, que ha sido movida o desplazada a petición del cliente a otro horario. Para registrar este movimiento, deja el punto en su lugar para avisarte, mientras te deja este espacio de tiempo libre para otro cliente.
3. Vista por semanas o días.
Tu agenda online está organizada por semanas, pero si quieres ver las citas que tienes hoy, mañana o cualquier día, sin tener que ver el resto, sólo tendrás que escoger la visual marcada como 'Hoy' o bien, hacer clic sobre el nombre del día de la semana.
Al hacerlo, ampliarás las columnas, verás el nombre completo de tus cabinas y tus citas más grandes, con toda la información especificada en su interior, sin tener que pasar el cursor sobre ellas. Es como hacer un zoom sobre cada día. Esto te resultará muy útil a la hora de organizar el trabajo diario de tu personal y gestionar las citas que te entren en el momento. Verás todo más claro y en un solo golpe de vista.
4. Vista por auxiliares o cabinas.
Todo dependerá de cómo quieras visualizar tu trabajo. Con flowww, podrás alternar la vista por auxiliares y cabinas de una manera muy sencilla. Por ejemplo, si ves las citas marcadas sobre las cabinas estarás viendo su ocupación durante el día y qué equipamiento está en uso en cada momento, independientemente del trabajo de tu personal.
Por otra parte, si eliges la vista por auxiliares, estarás visualizando exactamente la carga de trabajo que tiene cada profesional durante su turno, independientemente de la cabina en que lo realice. Esto te permitirá analizar el desempeño de cada profesional, saber si tienen citas múltiples e incluso, si disponen de huecos libres con el fin de asignarles más trabajo.
5. Marcando los horarios de tu centro, los turnos de trabajo de tu personal y los bloqueos en tu agenda.
Por último, otro de los trucos clave para mejorar la organización de tu agenda y personalizarla a tu gusto, surge de la necesidad de crear horarios, turnos de trabajo para tu personal y bloquear horarios y cabinas, en los momentos en los que tu centro permanecerá cerrado.
Por ejemplo, con flowww, podrás establecer horarios independientes para los días entre semana y para el sábado y domingo, tanto si trabajas con uno o con varios centros desde tu sistema. De la misma manera, de acuerdo con los horarios de apertura, podrás configurar turnos de trabajo para tu personal (de mañana, tarde, jornada partida o personalizados) para que estos sólo reciban citas mientras se encuentran en el centro.
Esto te ayudará configurar la organización de tu agenda y del trabajo de tus profesionales, puesto que la agenda de flowww es inteligente y cruza siempre la disponibilidad de tus cabinas con el nivel de ocupación de tu equipamiento y de tu personal.
Pero, ¿qué ocurre con los días en los que estás de formación, cierras por descanso de personal o por vacaciones? Sólo tienes que bloquear en tu agenda las horas, días o cabinas que estarán fuera de servicio. ¡Listo!
¿Qué te han parecido estos trucos de gestión de citas? Personaliza la agenda online de flowww, configúrala para adaptarla a tus necesidades y usarla para mejorar la organización de tu trabajo. Si quieres saber más sobre ella y aprender a extraer todo su potencial, pide ahora una demostración personalizada y gratuita con uno de nuestros consultores expertos en gestión de centros de estética y salones de belleza.
