La gestión de tu agenda de citas es una de las tareas diarias, que más organización y agilidad requerirá por tu parte. De ello, dependerá la organización del trabajo de cada día y en gran medida, la productividad de tus empleados y el nivel de rentabilidad de tu centro. Por ello, poder contar con un ecosistema digital, con una completa agenda online, te permitirá aprovechar el tiempo y tener todo el trabajo más ordenado y mejor distribuido.
Pero, ¿qué ventajas y atajos puede ofrecerte una agenda online? Hoy vamos a desvelarte unos trucos geniales y algunos consejos para tener una agenda perfecta. Con ellos, le sacarás el máximo partido a esta herramienta de gestión, diseñada para optimizar el funcionamiento de tu negocio. ¡Vamos allá!
10 trucos, consejos y atajos para gestionar tu agenda más rápido
1. ¡Diferencia los distintos tipos de cita a primera vista! Poder diferenciar las citas que han sido tomadas in situ, de las que han sido reservadas online por los clientes, a través de la app, tu página de Facebook o tu web, te ayudará a tener constancia en todo momento del método utilizado. Para ayudarte a distinguirlas, nuestro sistema te añade un icono sobre cada cita tomada desde tus canales online.
2. Imprímete la agenda por semana y por día, para poder organizar el trabajo de tu equipo de una manera más clara y eficiente. ¡No hay nada mejor que el papel para verlo todo más claro!
3. Si un cliente desea una reserva a una hora muy concreta y resulta que esa hora, cabina, equipamiento y auxiliar están ocupados en ese momento, podrás ponerlo en lista de espera. De esa manera, si esa hora queda libre tras una cancelación, podrás consultar tu lista, llamar al cliente en espera y asignarle ese horario.
4. Si un cliente está en medio de un tratamiento, consumiendo las sesiones de su bono o pack, podrás programar todas sus citas de una vez. Por ejemplo, imagina que ha contratado un bono de 10 sesiones de cualquiera de tus servicios y acaba de trabajar todos los días a las 18.30. Además, el cliente ha mostrado su preferencia por los miércoles, que va un poco más relajado. ¡Perfecto! Podrás agendarle una cita para su sesión, todos los miércoles a las 19h para los 2 próximos meses, cubriendo todo su tratamiento y garantizándole que su horario favorito, quedará reservado para él.
5. Puedes bloquear cabinas, horarios y días completos en tu agenda, de acuerdo con tu disponibilidad y la de tus trabajadores. Por ejemplo, imagina que tú dedicas la mañana a atender clientes y la tarde a realizar tareas de gestión. Con éste horario, podrás bloquear tu cabina por las tardes para evitar que te cojan cita. De la misma manera, tendrás la posibilidad de bloquear la cabina de uno de tus profesionales colaboradores, los días que no venga a tu clínica (por ejemplo, un nutricionista, dermatólogo o maquillador).
6. Configura tu agenda por auxiliares, de acuerdo con tus necesidades y preferencias. flowww te permite organizar tu agenda de citas por profesionales concretos o por cabinas, independientemente del auxiliar que la use. Por ejemplo, en el caso de peluquería, de gimnasios o estudios de tatuaje, agendar una cita a un profesional concreto te vendrá genial porque te ayudará a organizar el trabajo de manera cronológica. Una cita tras otra para tus peluqueros, entrenadores personales o tatuadores. Además, este sistema de gestión de citas te permitirá conocer de un vistazo la disponibilidad de cada uno.
7. Personaliza tu agenda de citas con colores y nombres. Podrás configurar tu cabina para que tenga un nombre y un color en tu agenda. Así, en adelante podrás diferenciar las citas que se realizan en cada cabina. De la misma manera, podrás diferenciar tus servicios por colores. Por ejemplo, en el primer caso, podrás tener una cabina que se llame 'Silvia' o 'Láser' y que tenga asignado el color naranja. Así todas las citas asignadas a la cabina de láser serán naranjas.
8. Crea avisos para que te salten cuando des una cita o la consultes. Esta funcionalidad es genial para recordar en todo momento un dato importante sobre el cliente al que vas a atender. Por ejemplo, desde la ficha de cliente de 'Silvia Marí' podrás configurar un aviso, que destaque que 'Silvia tiene la piel sensible, cuidado' y que te salte en pantalla, cada vez que vayas a darle una cita o consultarla esa misma mañana para saber qué tratamiento le has agendado. Esto te permitirá ofrecer un trato personalizado y más cercano a tus clientes.
9. Puedes dar de alta al cliente o buscarlo desde la propia agenda. Apuesta por un software de gestión, que te permita hacer esta gestión rápidamente, sin tener que cambiar de herramienta. Así cuando un nuevo cliente quiera reservar una cita contigo, sólo tendrás que ir a tu agenda, darlo de alta en el momento y después, darle cita para la hora que desee. No tendrás que buscarlo y cambiar de módulo. ¡Todo desde tu agenda!
10. Consulta tu agenda y da cita a tus clientes, estés donde estés. Con la app nativa para móviles de flowww, flowww me, podrás consultar tu agenda, dar de alta clientes, reservarles cita o validarla para proceder a su cobro, desde tu móvil o tablet. Con esta aplicación, podrás agilizar la gestión de tu agenda y disfrutar de las ventajas de poder acceder a ella, desde tu móvil, desde cualquier parte de tu centro e incluso, desde casa sin tener que encender el ordenador.
TIP EXTRA: Si no quieres que tus clientes olviden su cita y te descuadren tu agenda de trabajo, dejándote horas muertas a última hora, podrás programar el envío automático de mensajes push y SMS de recordatorio de cita. Así, si tienen que cancelar su cita, tendrás el tiempo suficiente para coger otra reserva o llamar a alguno de tus clientes en lista de espera.
¿Qué te han parecido estos trucos para agilizar y mejorar la gestión de tu agenda? Si quieres saber más sobre su funcionamiento, podrás profundizar sobre ello con este completo ebook. En él, te contamos qué herramientas te ofrece un ecosistema digital especializado en belleza y bienestar, y cómo utilizarlas para mejorar la gestión de tu negocio y hacerlo crecer cada día. ¡Descárgalo ahora!
