Como tú, muchos negocios de tu sector, a parte de trabajar cada día tienen que dedicar tiempo a gestionar su centro y a realizar acciones, que les ayuden a crecer, a mejorar sus resultados y a conseguir una clientela fiel y recurrente. A la labor de atender al cliente y realizar servicios, tienes que sumarle minutos y horas, tanto dentro como fuera de tu jornada laboral, que al final te acaban pesando.
¿Cómo ahorrar tiempo en la gestión de cada día? De la misma manera en que coges la bici o el autobús, para poder llegar antes a los sitios, o usas la tecnología, a nivel personal, para hacer tus tareas de una manera más ágil y rápida, ¿por qué no haces lo mismo en tu negocio? La tecnología facilita tu trabajo, te ayuda a ser más eficiente y productivo, y lo mejor, te asegura que puedas llegar a todo.
El uso de la tecnología, en este caso, un software de gestión online, adaptado a las necesidades de tu sector, sumado a los consejos que vamos a darte a continuación, será todo lo que necesitas para sacarle partido a tu negocio y poder tener tiempo para lo más importante: cuidar a tus clientes, descansar y dedicarte tiempo a ti mismo. ¿Quieres saber de qué se trata? ¡Sigue leyendo!
Cómo ahorrar 1 hora al día con estos consejos de gestión
1. Trabaja con una agenda online inteligente, que te permita gestionar tus citas de una manera más ágil y rápida.
Con un software online como flowww, podrás tener tu agenda online inteligente, que muestre las citas que tienes en el momento y que te ayude a reservar una cita para el cliente, en la cabina adecuada, atiendiendo el servicio el profesional correcto, con el equipo que necesita para desarrollar su labor.
Hacerlo, usando herramientas tradicionales como las agendas en papel u otros sistemas obsoletos, hace que pierdas tiempo buscando y comprobando la disponibilidad. Con una agenda online, esto es automático y mucho más rápido. Para sacar la cuenta de lo que tardarías en hacerlo de forma tradicional, comparándolo con el uso de una herramienta totalmente online, es de unos 4 minutos, reducidos a 2.
Así, si das una media de 15 citas por día de forma desde el centro, ya sea con el cliente enfrente o por teléfono, te estás ahorrando 30 minutos de trabajo en la gestión de citas, frente a los 60 que podías llegar a tardar antes, si sumabas todos estos minutos extra dedicados a cada cliente.
2. Ofrece citas online y ahorra tiempo en atención telefónica y en contestar mensajes.
Tal y como has podido ver, con una agenda online puedes llegar a dedicar la mitad del tiempo a la gestión de citas, gracias a lo fácil que es usarlo y a la agilidad que te ofrece su funcionamiento. Si bien, en el caso anterior, nos referíamos a las citas que son atendidas personalmente por ti o por tu recepcionista, pero, ¿qué puedes hacer para reducir también este tiempo de atención?
Sin duda, ofrecer a tus clientes la posibilidad de reservar sus citas online, a través de tus redes sociales, web o blog, así como desde tu app. Si tus clientes se acostumbran a pedir sus citas online, en vez de enviarte un WhatsApp o llamarte, el tiempo de gestión de citas volverá a reducirse a la mitad: pasando de los 30 minutos diarios a unos 15 en total.
Y, ¿sabes qué es lo mejor? Que tú ahorras tiempo sí, pero tus clientes también, dado que evitan tener que esperar a ser atendidos y pueden reservar su cita en pocos clics, cuando les surge la ocasión, desde su móvil, tablet u ordenador. Esto les lleva 1 minuto aproximadamente; pasarse por tu centro o llamarte varias veces, mucho más.
3. Valida tus citas y crea tickets automáticos a nombre del cliente en pocos segundos.
Esto te ayudará a ahorrar tiempo en el cobro de tickets. El cliente no tendrá que esperar, mientras buscas el precio del servicio y del posible producto, que desee comprar. Desde la agenda online, podrás confirmar la cita de cada cliente desde cabina con flowww me y crear automáticamente un ticket de compra a su nombre, al que podrás añadir fácilmente el producto, bono o pack, que desea adquirir sin tener que hacer ni un trámite de más.
En este caso, por ejemplo, te ahorrarías de media unos 2 o 3 minutos por cliente, respecto a los 4 o 5, que dedicabas antes. Así que, si cada día atiendes a unos 15-20 clientes, estarás ahorrando entre 30-40 minutos, aproximadamente.
4. Agiliza el cierre de caja: hazlo rápido y bien, y ¡vete a casa a descansar!
Cerrar caja, habitualmente, suele llevar unos 15 o 20 minutos, entre que cuentas el efectivo, compruebas los extractos de tarjeta y si tienes suerte de que no hay descuadres. Tienes que sacar cuentas, preparar el dinero que llevarás al banco o guardarás, y el que dejarás en caja para el día siguiente.
Por eso, el hecho de poder contar con un sistema, que facilite el cierre de caja al final del día, te ahorrará mucho trabajo y te ayudará a evitar descuadres. Como todo lo facturado queda reflejado en el sistema, no habrá margen para equivocaciones. Aún así, se falta dinero, podrás basarte en los números anotados para poder hallar el origen del problema. Por ejemplo, que un ticket haya sido cobrado con tarjeta y no con efectivo como habías anotado, o que un cliente ha pagado con cheque regalo. ¡Tendrás tu facturación diaria bajo control!
Así, con el asistente de cierre de caja de flowww, sólo necesitarás 5 minutos para realizar esta tarea. Más rápido, más eficiente y mucho más seguro. ¡Te ahorras 10 minutos o más!
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5. Lleva una gestión automática y eficiente de tu stock de productos, y ahórrate tener que revisar tu inventario cada día.
Antes, al final del día o cada mañana, te tocaba hacer un repaso de la cantidad de productos, que gastaste o vendiste durante el día, para poder actualizar tu stock y poder saber en todo momento si vas bien de producto o si tienes que salir a comprar o hacer un pedido a uno de tus proveedores. Esta tarea, si bien, no te llevaba mucho tiempo, sí que se convertía en algo un poco pesado y rutinario. Calculamos que cada día, necesitarías unos 5 o 10 minutos para revisar tu inventario.
Al usar flowww, por ejemplo, sólo tendrías que revisarlo una vez a la semana y hacer una comprobación rápida. Incluso, cuando recibas nuevos pedidos, podrás cargarlos en tu stock en sólo dos clics, teniendo sólo que colocar el producto en las estanterías. Sacando la media de tiempo que dedicarías a la semana a esta labor, el tiempo se reduciría a máximo 1 minuto al día, dado que los productos de consumo y los de venta, se descuentan automáticamente conforme los vas usando o vendiendo. Así, te ahorrarías de media unos 5 minutos al día.
6. Despídete de tener que cuadrar turnos y de llevar un control a mano de todos los fichajes de tu personal.
El tiempo que dedicas a gestionar la actividad de personal también puede reducirse, gracias a las facilidades que te ofrece un software online. De manera tradicional, los turnos siempre se han hecho en hojas de Excel, mientras que el fichaje de tus trabajadores era recogido en una hoja, en la que firmaban cada día al entrar y salir.
Esto te requería mucho tiempo de gestión, archivos dispersos y una cantidad de papel importante. Con flowww, todo es automático y más seguro. Podrás asignar turnos cada semana de una manera más rápida y flexible, y además, podrás controlar la presencia de tu personal, haciéndoles fichar desde el sistema automáticamente, sin que tú tengas que hacer nada. Al entrar y salir, ponen su correo y contraseña, marcan la entrada y salida, ¡y listo!
Después, podrás sacar su informe de asistencia y evaluar si han cumplido con sus turnos. Si esta tarea te llevaba al menos 15 minutos al día, ya fuera por la mañana o por la tarde, ahora, podrás reducirlo a menos de 5 minutos al día, teniendo en cuenta que podrás gestionar sus turnos, de semana en semana, sin tener que estar pendiente cada día. ¡Ahorras casi 10 minutos diarios!
7. Realiza acciones rápidas, directas y efectivas, sin tener que pasarte un buen rato enviando mensajes.
Poder realizar acciones de marketing cada semana para atraer clientes, te lleva un tiempo que a veces no tienes. Para agilizar esta tarea, podrás apoyarte en las herramientas de marketing de flowww. Con ellas, podrás crear promociones especiales y lanzar acciones, ya sea en el momento en sólo 3 clics, o bien, sentarte un día y programar todas las que quieres que salgan este mes.
Así, si antes tenías que dedicar 30 minutos a la semana, con estas herramientas, reduces el tiempo a 15 minutos máximo, lo cual supone al día, a 3 minutos diarios. Algo totalmente asumible, si tienes en cuenta que en este tiempo también podrás lanzar o programar acciones de captación para tus redes sociales.
8. ¡Cuida de tus clientes siempre, sin tener que estar pendiente de enviar mensajes cada día!
Por último, ten en cuenta que la labor de cuidar de tus clientes y mantener tu imagen de marca fresca, te llevará a veces más tiempo del que desearías. Esto es un trabajo diario, que requiere de dedicación y de estar pendiente. Por eso, si puedes contar con herramientas que te ayuden a automatizar tu envío, te encontrarás ante un avance y todo un alivio.
Por ejemplo, podrás programar el envío automático de mensajes de recordatorio de citas y de cumpleaños, y por otra parte, de los emails y mensajes push, con ofertas personalizadas, con campañas de retención y recuperación de clientes, e incluso, trucos y recomendaciones para hacer un seguimiento a tus clientes.
Programar una vez tus workflows (por ejemplo, una vez al mes) y dejar que flowww trabaje por ti, mientras tú te dedicas a atender a tus clientes y a gestionar tu centro, te ofrecerá un sinfín de ventajas. Cubres una tarea muy importante y reduces al mínimo el tiempo de dedicación. ¿Te imaginas tener que estar enviando todos estos mensajes a mano cada día? ¡Imposible!
Así, si sumamos todo, nos encontraremos con que has ahorrado más o menos, 1 hora completa cada día en la gestión de tu negocio. Así, no tendrás que quedarte tiempo de más en el centro, ni trabajar desde casa. Dedica este tiempo a relajarte, a formarte, a pasar tiempo con tu familia y a ser creativo y atento con tus clientes. ¡Ahora llegarás a todo sin estresarte!
