Cada día, cuando abres las puertas tu centro, te enfrentas a una lista de tareas, que deberás resolver con eficiencia y agilidad para que no se te eche el tiempo encima y toda tu rutina vaya con retraso. Por eso, siempre intentas adelantar trabajo y comenzar tu jornada laboral un poco antes.
Lo cierto es que te llevas la agenda a casa, pero en ella, sólo figuran las citas que has ido tomando por teléfono y en persona y hasta que no llegas al centro y empiezan a venir los clientes, tampoco sabes muy bien cuál va a ser la ocupación que tendrás hoy. Después, cuando llegas al centro esperas la entrada de tu personal, anotas su asistencia en un cuadrante y ¡comienza el día!
Si bien el principio del día se ve fácil y asumible, conforme van pasando las horas surgen nuevas tareas que hay que realizar, llamadas y mensajes, clientes que esperan a ser atendidos y tareas de gestión que pasan a un segundo plano, apartadas por la vorágine diaria. Esto te causa estrés y te hace pensar en que hay algo que no está funcionando bien. Sólo ves desorden, tareas acumuladas, llamadas sin atender, clientes a la espera, una agenda que nunca se acaba de llenar y unos ingresos irregulares.
¿Cómo resolver esto? Contar con un sistema de gestión online puede ayudarte a revertir la situación, haciéndote ahorrar tiempo, mejorar tu organización, conseguir más citas y aumentar tus ingresos. Suena bien, ¿verdad? ¡Pues es aún mejor! Si quieres saber más, ¡no pierdas detalle de las ventajas que te comentamos a continuación!
Día a día con flowww: 5 ventajas principales de usar un sistema online
1. Podrás recibir citas online durante todo el día, a parte de las que tomes en persona o por teléfono.
Si no cuentas con un sistema online como flowww, sólo sabes las citas que te han entrado hasta la tarde anterior por teléfono o en persona. Con ello, sólo estás cubriendo una parte muy pequeña de la demanda, dejando fuera a muchas oportunidades. Por ejemplo, imagínate que cada día llaman a tu centro 30 clientes y sólo puedes atender 10 llamadas, porque tú o tu recepcionista estáis ocupadas atendiendo a otro cliente. Muchos llaman dos veces y abandonan. Los clientes que dejas de atender son oportunidades perdidas.
¿Qué puedes hacer para que poder atender siempre las solicitudes de tus clientes, independientemente de la hora que sea o de lo ocupada que vayas? La solución y una de las ventajas principales de flowww es que podrás mantener tu agenda online activa las 24 horas del día y los 7 días de la semana, gracias a su sistema de reservas online, a través de app y la integración del calendario en tu Facebook, Instagram o web.
Así, por la mañana, mientras te tomas el café podrás ver cuántas citas te han entrado desde tus canales online y cómo encajan con la organización del trabajo, que tenías prevista para hoy.
2. Sabrás en todo momento lo que ocurre en tu negocio y podrás gestionarlo desde tu tablet o móvil con flowww me.
Cuando te vas del centro, pierdes de vista lo que sucede en tu negocio. No puedes (ni quieres) llevarte todos los días el ordenador a casa, porque pesa mucho y porque lo tienes lleno de cables. ¿Cómo puedes entonces ver cuántas citas te han entrado desde anoche desde casa o desde el autobús?
Con flowww me, nuestra app de gestión para móviles y tablets, no sólo podrás consultar tu agenda, sino además, tener la flexibilidad de llevarla encima y usarla, tanto fuera como dentro del centro. Esto te ofrecerá una ventaja crucial: no tendrás que esperar a que salga el cliente de cabina para colectar información extra sobre él, para darle una cita para su próxima sesión, e incluso, para consultar su historial.
Gracias a nuestra app de gestión, podrás hacer todas estas gestiones y además, validar la cita del cliente para agilizar el cobro en caja y además, colectar su firma digital a modo de autorización, así como su consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales (emails y mensajes push con promociones, por ejemplo).
3. Podrás agilizar el cobro de servicios y productos, mejorar las ventas y optimizar el proceso de cierre de caja.
Como ya te hemos comentado, desde flowww me podrás validar las citas de tus clientes desde tu espacio de trabajo, pero también podrás hacerlo automáticamente desde tu agenda. Sólo tendrás que tenerla abierta en tu ordenador y hacer clic sobre la cita del cliente. Al hacerlo, se expedirá un ticket a su nombre, con el tratamiento a cobrar y nuevas oportunidades de venta, ofrecidas por una lista de productos relacionados que podrás recomendar al cliente y así aumentar tus ventas.
Al estar todo conectado y funcionar de manera inteligente, el proceso de cobro será más rápido y eficiente que nunca. No tendrás que estar buscando o acordándote de precios, lo tendrás todo delante. Además, el hecho de ofrecer a tus clientes distintos métodos de pago, integrados en el propio ticket, te ayudará a cerrar más ventas y a mejorar tu rentabilidad y la satisfacción del cliente.
Por otra parte, cuando acabes el día o al final de cada turno, podrás hacer el cierre de caja de una manera más rápida, eficiente y correcta. Sin descuadres, ni complicaciones de última hora.
4. Podrás controlar los horarios y actividad de tu personal, mediante un sistema de fichaje.
¿Sigues apuntando los turnos de tus trabajadores en cuadrantes? Y, ¿qué hay del registro de presencia? Si todavía sigues trabajando toda esta información en papel estás perdiendo flexibilidad, tiempo y control sobre la actividad de tu personal. Informatiza todo el proceso con flowww.
Contar con un sistema de gestión online, te permitirá crear turnos personalizados para tus trabajadores, manteniéndolos o cambiándolos cada semana; bloquear tu agenda para que no se registren citas en el momento en que el auxiliar está fuera, y por supuesto, poder llevar un control de la presencia de cada miembro de tu equipo. Para fichar a la entrada y salida de su turno, sólo tendrán que ingresar en el sistema con su usuario y contraseña.
Después, tú podrás analizar su desempeño y si han cumplido con sus horarios adecuadamente, sin tener que tener miles de papeles firmados, semana tras semana. Cumple con la nueva normativa de registro del jornada, implementando en tu negocio un sistema de Control de Presencia como el de flowww.
5. Atrae más clientes y consigue más citas para los días y horas con menos actividad, lanzando acciones de marketing rápidas.
¿Qué haces cuando ves que tu agenda no tiene suficientes citas? ¿Esperas a que se llene sola? Muchas veces imprimías unos folletos promocionales para dar un impulso a tu agenda, pero no eran lo suficientemente efectivos. No puedes seguir así.
Con un sistema online como flowww, podrás lanzar acciones de marketing, por email, SMS o mensaje push, con promociones flash u ofertas de Hora Feliz, que te ayudarán a conseguir más reservas y oportunidades de venta para los días con menos citas. Analiza la ocupación de tu agenda, conoce las tendencias de cada semana, así como la demanda en cada momento del mes y del año. Contar con una planificación y una estrategia, te ayudará a actuar con mayor flexibilidad, agilidad y rapidez ante momentos en los que la falta de citas pone en peligro tu rentabilidad.
* Ventaja extra: Gestiona tu stock de una manera más rápida y eficiente.
Por último, ¿tienes un rato libre al mediodía? Apróvechalo para revisar el stock de los productos que vendes y de los que usas en tus tratamientos. Mantenerlo controlado, te ayudará a saber en todo momento cuándo deberás hacer un nuevo pedido. Esto hará que nunca te quedes sin producto y puedas ofrecer siempre un buen servicio a tus clientes.
Obviar esta tarea y dejarla en un segundo plano, puede provocar roturas de stock, inventarios interminables cuando recibes nuevos pedidos, productos caducados y lo peor, una mala imagen de cara a los clientes, al no poder venderles un producto o realizarles un determinado servicio que tenían agendado, e incluso, pagado.
