Cada mes acuden a tu negocio muchos clientes que es posible que hayan pedido su cita de diferentes maneras:
- presencialmente en tu clínica o centro;
- llamándote por teléfono;
- enviándote un mensaje por WhatsApp o cualquier otra aplicación de mensajería;
mediante una aplicación de agenda de citas
Estas citas no asistidas y las cancelaciones de última hora, no sólo te dejan huecos vacíos en tu agenda improductivos y difíciles de llenar, sino que te ocasionan pérdidas constantes de tiempo, dinero y oportunidades. Y si esto te sucede más a menudo de lo que te gustaría, sabrás de lo que estamos hablando y habrás sentido lo problemático que resulta para tu negocio.
Por tanto, si has llegado a este artículo es porque estás buscando una solución para evitar los olvidos y despistes de tus clientes y asegurarte de que todas o la mayoría de tus citas van a poder realizarse a tiempo. Ni retrasos, ni cancelaciones, ni huecos libres en tu agenda que puedan poner en peligro tu rentabilidad.
Y, para ello, están los recordatorios de citas para tus clientes, y existen multitud de maneras y plataformas de enviarlas.
La importancia de los recordatorios de cita para clientes
Tener implementados los recordatorios de cita en tu negocio es esencial para poder asegurar que la gran mayoría de citas que tienes en la agenda se completen satisfactoriamente.
La respuesta a tus necesidades son los recordatorios de cita de flowww, sumados a algunos de los trucos que vamos a darte a continuación para ayudarte a conseguir tus objetivos: tener la agenda siempre llena y mejor organizada.
¡Te contamos todo lo que necesitas saber!
Tipos de recordatorios de citas para tu clínica o centro
En la gestión eficiente de una clínica o centro médico, los recordatorios de citas desempeñan un papel fundamental para garantizar la puntualidad de los pacientes y reducir las tasas de ausencia.
Entre los métodos más efectivos se encuentran los recordatorios enviados a través de SMS, WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería, así como los mensajes push en aplicaciones móviles.
Recordatorios de citas por WhatsApp
Automatiza mensajes y utiliza el canal más usado por tus clientes
Con flowww, podrás programar el envío automático de recordatorios de cita por WhatsApp. En estos mensajes, además de añadir la información sobre la reserva, podrás integrar los botones de confirmación, reagendamiento y cancelación de la cita, si lo deseas.
Si quieres saber más sobre las posibilidades que te ofrece flowww whatsapp más allá de los recordatorios de cita, descarga ahora nuestro e-book gratuito. Desde los avisos a clientes en lista de espera, hasta el envío de promociones, acciones específicas y mensajes automatizados.
WhatsApp es una herramienta muy potente y con muchas funcionalidades. Si quieres sacarle el máximo partido a esta herramienta, no te pierdas nuestro artículo en el que te contamos cómo hacer publicidad en WhatsApp Business y automatizar acciones.
Recordatorios de citas por SMS
El SMS sigue siendo uno de los canales de comunicación más directos y efectivos, y es muy importante en la estrategia de muchos negocios para sus recordatorios de citas.
Llegan al teléfono de los clientes, a través de su servicio de mensajería habitual y sin que tengan que descargarse ninguna aplicación.
Al tratarse de un canal tradicional, cuando reciban un mensaje le prestarán más atención que a una notificación de Facebook o de Instagram, porque un SMS resulta prioritario.
Por eso, con flowww podrás programar el envío automático de SMS con recordatorios de cita.
En ellos, sólo necesitarás informar de la fecha y hora, así como del tratamiento agendado.
Además, si lo deseas, puedes personalizar estos recordatorios de citas con el nombre del cliente y un enlace o teléfono, dónde pueden confirmar, reagendar o cancelar su cita con tiempo suficiente.
Recordatorios de citas mediante mensajes push
En flowww, no sólo podrás programar el envío de SMS automáticos, sino también de mensajes push con la información de la cita de tus clientes.
Al igual que con un SMS o un WhatsApp, con un mensaje push de recordatorio de cita, el cliente que tiene instalada tu aplicación de reservas recibe una notificación que reclamará su atención y lo conducirá al buzón de entrada.
Puedes obtener más información sobre este servicio de recordatorio de citas para tus clientes en flowww app.
Para darles forma, podrás partir de una plantilla de mensaje push, donde añadir una serie de elementos como:
- un token o etiqueta relativa al nombre del cliente que recibe la notificación;
- una etiqueta referente a la fecha y hora de su cita;
- un botón para cancelar su cita, llamarte o enviarte un email;
- otros elementos de interacción.
Recordatorios de cita que se utilizaban antes
Ahora existen multitud de opciones para enviar recordatorios de citas a tus clientes, y todas ellas son posibles gracias a la instalación de un software de gestión en tu negocio.
Anteriormente, estas opciones no existían, y se utilizaban otros métodos de recordatorios de citas:
Tarjetas de recordatorios impresas
Todavía existen negocios que hacen uso de este sistema, aunque ya son una minoría.
¿Cómo se usan?
Imagínate que un cliente quiere tener una cita todas las semanas, cada dos semanas o una vez al mes (porque, por ejemplo, tiene comprado un bono de sesiones), o bien, las tiene todas agendadas en bloque y siempre tiene el mismo día y hora cada semana, o bien, tras su cita acude a recepción y le dan fecha para su próxima visita.
Entonces, a este cliente se le da una tarjeta impresa con sus próximas citas, con una breve descripción del tratamiento y su fecha y hora a la que tiene la cita.
Llamadas de teléfono personales
Existen clientes más olvidadizos o más mayores, que requieren un tratamiento un poco más personal, como puede ser los recordatorios de cita mediante una llamada de teléfono.
Es importante que recuerdes que no todos tus clientes tendrán tu app instalada o usan mucho el móvil para comunicarse.
Además, puedes encontrarte con distintas casuísticas, por ejemplo:
- para agendar una cita con menores y recordarles su cita podrás enviarle un mensaje al progenitor, que tienes como responsable o llamarles desde recepción para confirmar la cita.
- si tienes a personas muy mayores como clientes y no tienen móvil o no manejan la tecnología. Para estos casos, puedes poner a un contacto de confianza o llamar personalmente al teléfono de casa para recordarle la cita.
- clientes con un amplio historial de retrasos o de faltas. Para estos casos, puedes configurar un aviso en tu ficha para que te salte cuando vayas a consultar las citas de la semana. Así, podrás llamarle para recordarle la fecha y la hora de su cita.
Más allá de cumplir con el mero propósito práctico, los recordatorios de cita te ayudan a cuidar de tus clientes y a hacerlos sentir mejor atendidos.
Imagínate por un momento que tú acudes a un negocio y no sabes nada de ellos hasta el día de la cita. Si no recibes ninguna comunicación sobre ellos antes, puede que la imagen de los clientes hacia tu centro o clínica puede ser “poca preocupación” y caer rápidamente en el olvido.
Para que esto no te suceda a ti y puedas mantener bien informados a tus clientes en todo momento, podrás apoyarte en los recordatorios de cita, sumados a otras comunicaciones informativas. Si el cliente está pendiente de ti y te recuerda, es muy probable que esté esperando con ganas el día de su cita.
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