¿Eres dueño/a de un negocio en crecimiento? Si es así, es muy probable que cada día estés buscando nuevas maneras de mejorarlo y dotarlo de herramientas, que lo ayuden a funcionar de una manera más eficiente y profesional.
Una de las herramientas que te estás planteando cambiar es tu sistema de gestión. Ya no da a más. Se te ha quedado corto y ya no te sirve. Como estás creciendo, quieres un sistema que crezca contigo y te ofrezca funcionalidades que te ayuden a progresar.
Seguro que cuando empezaste buscaste algo básico y económico, que te ayudará a llevar la gestión del día a día, sin pedirle mucho más. Cuando se trata de sistemas tan sencillos es poco habitual encontrar uno que sea escalable y te acompañe durante tu trayectoria. Así que, ¿qué puedes hacer?
En primer lugar, aprende a detectar las señales que te avisan de que ha llegado el momento de cambiar y de acuerdo con ello, busca un sistema online que cubra estas carencias y las necesidades que puedas tener en un futuro. ¡Es muy importante que tengas esto en cuenta! Por ejemplo, si tienes en mente expandir tu negocio, busca un software especializado en la gestión multicentros, aunque todavía tengas uno. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!
¿Tu gestión te pide más? 5 señales de que debes de cambiar de sistema
1. Sólo puedes usarlo en tu ordenador y offline.
Si sigues trabajando en tu centro, salón o clínica con un programa, que sólo puedes abrir en el ordenador u ordenadores de tu negocio, tienes un serio problema. ¿Por qué?
- Estás muy limitado. Si quieres acceder en algún momento desde casa o desde otro dispositivo, te es imposible. Por tanto, no se trata de un sistema flexible y cómodo, que se adapte a tu modo de vida y a tus necesidades actuales.
- Al tratarse de un sistema offline, instalado en ordenadores, las actualizaciones, si las hay, no se realizan de forma automática. Por tanto, el programa corre el riesgo de quedarse obsoleto muy rápidamente.
- El almacenamiento es 100% físico, por lo que si quieres tener una copia de seguridad, tienes que andar realizándolas a mano y archivándolas en un disco duro externo, por ejemplo. Los datos en físico, ya sea en soportes informáticos o en papel, corren el riesgo de perderse o estropearse.
2. No es una solución escalable.
Como hemos comentado antes, si tu sistema no está preparado para crecer al mismo ritmo de tu negocio, es un claro síntoma de que se te ha quedado corto, que ya no es para ti y de que debes cambiar.
Y, ¿en qué nos basamos para decir esto? Echa un vistazo a la forma en que gestionas:
- Tu política comercial. Cada vez que tienes que realizar cambios en tu tarifa, te vuelves loco. Tienes que tener en cuenta los servicios vigentes y sus precios, los productos que vendes y los que has retirado, si los cambios de precio afectan a tus bonos, packs y suscripciones, e incluso, si tienes varios centros, a las particularidades de cada uno, al ticket medio y a la oferta específica de cada uno.
- Tu base de datos. Tu clientela ha crecido y a veces, te resulta inabarcable realizar cambios, buscar el historial de determinado cliente o filtrar por tipo de cliente para realizar una acción comercial. Ni que decir tiene que si tienes más de un centro, la duplicidad de contactos que puede existir si un cliente acude cada vez a uno de tus establecimientos. ¡Deberías poder compartir tus bases de datos para no tener que volver a dar de alta, preguntar lo mismo y abrir un nuevo historial a un cliente ya registrado!
- Tu agenda. Si trabajas con una agenda offline, es probable que tampoco ofrezcas citas online, ni puedas llevar una gestión flexible y dinámica de tus reservas. Con un sistema así es complicado atender a todas las solicitudes de cita que te entran, darte cuenta de solapamientos e incluso, remediar una cancelación de última hora. En definitiva, trabajas con una agenda poco eficiente, muy estática y que te da poco margen para cambios.
- Tu facturación. Te has dado cuenta que comparado con otros sistemas, tu programa de gestión te permite realizar muy pocas acciones sobre tu facturación: cobrar tus servicios y productos y poco más. Si tienes que buscar una factura o conocer tu nivel de gastos e ingresos, te vuelves loco consultando ficheros de Excel. No es funcional y además, te resulta muy frustrante.
- Tu stock y los pedidos de producto. Para saber el nivel de stock de producto de venta y consumo interno, tienes que hacer inventarios exhaustivos una vez por semana y cada vez que haces un pedido para evitar las roturas de stock, unidades desactualizadas e incluso, productos caducados que no puedes ni usar ni vender. Además, tienes muy poco control sobre la trazabilidad de los productos aplicados a tus clientes y esto te preocupa mucho. ¡Cómo te gustaría que todo eso funcionara automáticamente!
3. Has perdido el control sobre tus datos y números.
Con el tiempo, te has dado cuenta de lo importante que es tener un control total sobre los datos y números de tu negocio. Desde la ficha de tus clientes y sus documentos legales, hasta la extracción de datos sobre el comportamiento de tus clientes, sus necesidades e incluso, sobre la facturación, ventas y desempeño de tus profesionales.
Tu negocio ha crecido y cada vez te cuesta más tener una visual clara y global de, por ejemplo, tu facturación del mes, de la cantidad de X producto que se ha vendido esta semana o de qué vendedor ha sido más productivo. Asimismo, te resulta ya muy complejo saber cuántos de tus clientes podrían ser buenos candidatos para recibir determinado tratamiento de acuerdo con sus características y necesidades. Pierdes oportunidades y no te lo puedes permitir a estas alturas.
Para ello, tienes que realizar verdaderas filigranas en hojas de Excel y esto te lleva mucho tiempo. Además, cada vez que lo haces tienes que volver a empezar porque los datos no se actualizan automáticamente, como si ocurriría con un sistema online inteligente y moderno, con completas estadísticas e informes.
4. Pese al tamaño de tu negocio, no ofreces a tus clientes la posibilidad de reservar y comprar online.
Esto también te resta oportunidades. Si sólo coges citas por teléfono, por mensaje de Facebook o WhatsApp, o bien, en la recepción del centro, estás perdiendo el increíble potencial de los canales de captación. Muchas veces a los clientes les surge el deseo de reservar una cita cuando tu centro está cerrado o tu estás ocupado. Llaman o escriben y tardas en atenderlos. Los has perdido.
Necesitas ofrecer citas online para poder competir con otros negocios y mantener tu agenda llena, incluso, en épocas complicadas. Que tú no estés disponible, no debería significar que tu agenda no lo estuviera. Ves como otros centros, ofrecen citas online desde redes sociales, desde su web, desde Google My Business e incluso, desde una app. Si ellos pueden ofrecer citas online 24/7, ¿por qué tú no?
Lo mismo aplicado a las ventas online. Siempre has soñado con tener una tienda online, pero no tienes tiempo de estar gestionándola y mucho menos de lanzar un proyecto tan grande. Y ¿si te decimos que puedes vender online desde tu flowww web o desde tu app de reservas y ventas online? Suena bien, ¿verdad?
5. Tu software no se puede integrar con otros programas.
Esto es muy importante sobre todo si tu negocio está en fase de crecimiento. Al cambiar de sistema y apostar por uno más moderno, querrás que pueda ir creciendo y ofreciéndote aquello de lo que siempre has carecido: flexibilidad y versatilidad.
Por ejemplo, cuando has querido tener una tienda online o un almacén online para gestionar los pedidos de varios, no has podido hacerlo, porque la cantidad de trabajo hubiera sido increíble.
Lo mismo, cuando has deseado ofrecer otras formas de pago a los clientes, que no fueran las clásicas - efectivo o tarjeta. Así, tu proyecto de financiar tratamientos o permitir a tus clientes pagar sus servicios online, ha quedado en el olvido, porque te resultaba demasiado complicado hacerlo tú mismo, ya que no contabas con medios, ni apoyo técnico ni profesional suficiente para realizar integraciones con otros programas y plataformas.
¿Te suena alguno de estos problemas? ¿Tu sistema es tan rígido y desfasado como el que te describimos? Si estás deseando cambiar de sistema y dar un paso adelante en la digitalización de tu negocio, te invitamos a conocer flowww, un completo ecosistema digital, que lo convierte en una solución tecnológica escalable perfecta para para acompañar a tu negocio y ofrecerle lo que necesita en cada momento. Pide ahora tu cita para una demostración gratuita con nuestros consultores y conoce el sistema ideal para dar forma al futuro de tu negocio.
