Todo centro de estética ambiciona tener la agenda llena de citas para poder rentabilizar cada minuto del día y sacarle el máximo partido a sus equipamientos, cabina y personal. Pero muchas citas, también requieren organizar la agenda de una manera impecable. Si no quieres que tu día a día sea un caos de citas, de clientes esperando y de auxiliares agobiados, deberás contar con un sistema, que te permita llevar una gestión óptima de tu agenda de trabajo diaria.
Para ayudarte a lograrlo, te presentamos 10 secretos que te ayudarán a mejorar la gestión de tu agenda y a encajar más citas en tu día a día, optimizando el tiempo y dedicándole a cada servicio el tiempo que necesita, minimizando retrasos y aprovechando cada hueco libre.
10 Secretos para mejorar la gestión de tu agenda y reservar más citas
1. Configura tus slots y adapta la duración de tus servicios a las unidades de tiempo de tu agenda. Habitualmente, una agenda se organiza por unidades de tiempo, correspondientes a la duración mínima de un servicio concreto, por ejemplo, 10 o 15 minutos. De acuerdo con ello, se organizan el resto de servicios y se encajan en la agenda. Por ejemplo, un servicio de 45 minutos tendría una duración de 3 slots, si la duración de éste son 15min.
2. Tus auxiliares, dependiendo del servicio, pueden atender a varios clientes a la vez. Por ejemplo, en estética, mientras un cliente tiene puesta una envoltura u otro tratamiento que requiere un tiempo de reposo, el auxiliar puede empezar a atender a otro cliente y realizarle la fase inicial. Esto te permitirá aprovechar mejor el tiempo y aumentar la productividad de tu equipo.
3. Ahorra tiempo, ofreciendo citas online a tus clientes, desde tu app, tu página de Facebook o tu web. Si bien, muchos clientes seguirán llamándote por teléfono o pasándose por tu centro para pedir cita, podrás aprovechar los canales online para conseguir que muchos otros empiecen a pedir cita online. Esto te supondrá un ahorro increíble de tiempo y de recursos, pues ellos mismos escogerán su horario entre los disponibles, de acuerdo con el servicio que han solicitado. Conoce cómo integrar tu calendario de citas online en tu página de Facebook y web.
4. Al acabar la cita, recomiéndale al cliente agendar cita para su próxima visita y hazla efectiva con flowww me. Si el cliente está en medio de un tratamiento con varias sesiones, para evitar que se olvide, que pase mucho tiempo hasta su próxima cita o que cuando vaya a pedirte cita ya lo tengas todo lleno, invítale a reservarla justo después de su sesión, mientras aún está en cabina, utilizando flowww me en tu tablet o móvil. Aprovecharás el poder del momento y ya tendrás al cliente citado para su próxima visita.
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5. Apuesta por una agenda online inteligente, que cruce la disponibilidad de equipamiento, auxiliar y cabina, necesarias para el horario y tratamiento que deseas agendar. Al cruzar toda esta información, la agenda de tu sistema flowww te ofrecerá el horario que mejor se ajusta por duración a la disponibilidad de tus auxiliares, cabinas y equipamiento. Así evitarás solapamientos y citas en paralelo con el mismo equipamiento.
6. Para evitar que tus clientes olviden su cita, envíales recordatorios de cita. ¡No permitas que se olviden de ti! Las citas no asistidas y las cancelaciones de última hora, te hacen perder dinero. Para evitar despistes, puedes programar el envío automático de recordatorios de cita por SMS o mensaje push para los clientes que tienen la app instalada.
7. Solicita a tus clientes, que si no van a poder asistir a su cita, cancelen con tiempo desde la app o por teléfono, para que puedas asignar otra cita en ese horario. Si tras recibir tu recordatorio de cita, se dan cuenta de que no van a poder asistir, ellos mismos pueden cancelar la cita desde la app o bien, llamarte para cancelar. Esto te dará el tiempo suficiente para reasignar este hueco libre a un cliente en espera o bien, a otro nuevo cliente, que llame o pida una cita de última hora.
8. Consigue más citas, creando promociones de Hora Feliz, para impulsar la actividad en tus días y horas más bajas. Si tienes días y horas en las que tu entrada de clientes es escasa, puedes lanzar promociones con un descuento increíble para atraer a tus clientes y conseguir que reserven cita para esas horas. Para conseguirlo, envía a tus clientes un email marketing con una promoción Hora Feliz del 30% descuento en todos tus tratamientos, sólo válido para esos días a la hora especificada.
9. Lanza una acción especial en Facebook para conseguir más clientes. Tu página de Facebook es un canal de captación de clientes excepcional. Con flowww, podrás convertir a tus seguidores y público objetivo en clientela de tu centro de estética, publicando tus mejores promociones en Facebook, acompañadas de un enlace a tu calendario de citas online. Con ello, lograrás atraer su atención y conseguir que reserven desde tu página de Facebook, en el momento.
10. Envía a tus clientes más fieles un email marketing con una oferta 2x1 y una invitación a participar en tu programa de fidelización 'Invita a un Amigo'. Una manera de llamar la atención de tus clientes es enviarles una oferta 2x1 para que traigan a un amigo o familiar con ellos a su visita. Con esta promoción, atraes 2 personas y paga 1, pero al final pueden comprar y volver a visitarte las dos.
Además, esto te abrirá la puerta a iniciar una colaboración y a potenciar tu programa de fidelización 'Invita a un Amigo', una herramienta genial para fidelizar y captar más clientes para tu centro.
¿Qué te han parecido estas ideas para mejorar la gestión de tu agenda? Empieza hoy a aplicarlas y encaja más citas en tu agenda para aumentar la rentabilidad y productividad de tu negocio de estética. Con la agenda de flowww, nuestro software de gestión para centros de estética, dile adiós al caos de citas en paralelo, solapamientos y huecos, para iniciar una gestión impecable y organizada.
Si quieres más consejos, te recomendamos que leas este ebook, en el que encontrarás muchas ideas más para mantener un negocio de estética con éxito.
