En estos días, seguramente te estés encontrando en la situación de atender mensajes y llamadas de clientes que desean cancelar su cita y tienen dudas sobre en qué fecha podrán volver. Si no quieres dejarlos desatendidos, deberás estar pendiente y reaccionar de una manera rápida y eficiente.
Por ejemplo: imagina que tenías agendadas una media de 12 citas al día x 5 días (o 6) a la semana x 3 semanas, lo cual supone, al menos, unas 150-200 citas que deberás cancelar. ¿Cómo atender a este aluvión de cancelaciones y adelantarte a las necesidades de tus clientes?
Tal cantidad de citas, requiere de medidas excepcionales, que te ayuden a ser más eficiente. Para ello, FLOWww te permite apoyarte en la cancelación masiva de citas y en una campaña de comunicación con avisos por SMS o email, para que no tengas que perder el tiempo en cancelar cada cita a mano y puedas resolver esta solución de la forma más inteligente.
Si cancelas todo desde ya y avisas a todos los clientes de ello y de la posibilidad de reagendar una nueva cita para cuando ya puedas abrir tus puertas, los harás sentir mejor atendidos y te será más fácil hacerles un seguimiento y recuperar estos clientes y citas.
COVID-19 | Cómo gestionar la enorme solicitud de cancelación de citas
1. Ventajas de cancelar las citas de forma masiva.
Con flowww y su agenda online, podrás gestionar tus reservas de una manera más ágil y sencilla. Habitualmente, cuando quieres cancelar una cita, la marcas como no asistida o bien, la mueves a otra fecha sin eliminarla. Con ello, dejas rastro en el historial del cliente y te aseguras de tener registro de todos los movimientos, tanto si fue el cliente el que llamó para cancelar o si fuiste tú el que te viste obligado a posponer la cita por motivos de fuerza mayor, como es el caso en estos momentos.
Si bien, esto te funciona durante tu rutina habitual, durante esta crisis del COVID-19 o Coronavirus, has tenido que cerrar tu centro o clínica y cancelarlo todo. Tener que hacerlo a mano y recibir un aluvión de solicitudes de clientes, se convertirá en un monumental dolor de cabeza.
Evítalo, solicitando al departamento de Soporte de flowww la cancelación masiva de citas, como parte de nuestro paquete de medidas para afrontar los efectos del COVID-19 en tu negocio. Esto a parte de ahorrarte mucho trabajo, tiempo y estrés, además, te ayudará a:
- Evitar que se colapsen tus canales de comunicación con decenas de solicitudes cada día (teléfono, WhatsApp, email o redes sociales).
- Garantizar la satisfacción del cliente, aportándole una solución anticipada, que les ofrezca la seguridad de poder recuperar su cita y continuar con su tratamiento tras el período de confinamiento.
- Aprovechar el tiempo que ahorras con la cancelación masiva para poder realizar otras tareas de organización, gestión o marketing desde casa.
2. Comunica a tus clientes la cancelación de sus citas y lanza mensajes de seguimiento personalizados.
¿Qué puedes hacer cuando ya lo tienes todo cancelado? Sin duda, comunicárselo al cliente para que esté al tanto y de paso, comenzar a realizarle un seguimiento personalizado. Para ello, podrás apoyarte de nuevo en flowww y llevar a cabo dos acciones distintas:
- Lanzar una campaña masiva de mensajes de aviso por SMS o mensaje push, informando al cliente que su cita ha sido cancelada y que les ofrecerás nuevas fechas cuando tengas una fecha definitiva para la reapertura de tu negocio.
- Realizar una segmentación de tu base de datos y extraerte distintos listados para lanzar acciones específicas para cada tipo de cliente:
- los clientes que tenían una cita agendada y están pendientes de una nueva fecha tras la cancelación.
- los clientes que tienen bonos y packs comenzados, pero que no tenían una cita agendada para estas semanas.
- los clientes más fieles y rentables, es decir, los que acuden varias veces cada mes y gastan más en tus tratamientos y productos.
Con esta información, podrás lanzar acciones de marketing segmentadas, a los clientes que más te interesa atraer a la vuelta y que estén pendientes de ti, de sus tratamientos y de su vínculo como clientes. - Diseña una estrategia de seguimiento personalizado, apoyándote en los workflows, la herramienta de automatización del marketing de flowww. Con ella, no sólo podrás segmentar la audiencia a la que te diriges, sino también, iniciar el lanzamiento de mensajes repetitivos a los clientes que cumplan con las condiciones que marques. Por ejemplo: enviar un email con tips y consejos de cuidado personal, adaptados a sus necesidades, gustos y el tipo de tratamientos que suele realizarse + el envío de un listado de contenidos de su interés + una oferta personalizada para tus sesiones de consultoría online personalizada.
¿Qué te han parecido estos tips de gestión de reservas y de comunicación en momentos de crisis? Comienza a aplicarlos hoy con la ayuda de flowww y ponlos en marcha para trabajar en la satisfacción y fidelización del cliente. Comunicar, tranquilizar y ofrecer alternativas al cliente es lo que necesitas para ganarte su confianza y hacerlo volver siempre, no sólo tras la reapertura de tu centro. ¡Haz clic en la imagen que te dejamos abajo!
