Agendas y sistemas de reservas hay muchos, pero no todos están especializados en las necesidades propias de los negocios de belleza y bienestar. Si bien, pueden cubrir las funciones básicas de organización y gestión, carecen de las propiedades claves para adaptarse a la operativa propia de este tipo de empresas.
El día a día de las clínicas, salones y SPAs y concretamente, la organización de sus citas, están sujetos a ciertas peculiaridades, que solo podrán ser contempladas por un ecosistema digital con una agenda especializada en los negocios de belleza y bienestar.
Pero, ¿qué conlleva trabajar con una? ¿Qué ventajas te ofrece? Hoy vamos a desvelar algunos de los puntos claves en los que deberás fijarte a la hora de encontrar la más adecuada para tu negocio.
¿Qué significa tener una agenda especializada en belleza y bienestar?
El hecho de contar con una tecnología diseñada específicamente para el sector te ayuda a trabajar en la gestión de tus reservas con un mayor nivel de detalle y agilidad.
1. Agenda inteligente que contempla todo lo que debe ser tenido en cuenta para dar una cita.
Tú y tu personal sabéis lo que hay que revisar antes de dar una cita; una agenda especializada como la de flowww, también. Pero, ¿cómo consigue dar siempre con la cita perfecta para cada cliente? Ésta trabaja de forma inteligente y autónoma, cruzando la disponibilidad de todos los factores que intervienen en una reserva:
- los espacios de trabajo (cabinas, boxes, asientos).
- los equipamientos necesarios para atender la cita.
- los materiales y productos que se usarán durante la sesión y que luego, se podrán recomendar al cliente.
- los turnos de trabajo y habilidades de los profesionales.
Esto te evitará malentendidos, solapamientos y retrasos en la atención. Para que esto suceda, se deberá trabajar al detalle en la tarifa y en cada uno de los servicios ofertados.
2. Citas perfectas, también online.
Una agenda inteligente no solo te permite realizar reservas desde el centro o clínica, sino que también va sincronizada con un completo sistema de cita online disponible 24/7 para que tus clientes o pacientes puedan acceder y reservar. Al funcionar de idéntica manera, podrán marcar su cita siempre y cuando se cumplan con las condiciones de disponibilidad mencionadas.
Por ejemplo, si un cliente desea realizarse una sesión de microblading y la especialista es María, la agenda cruzará las variables y buscará un hueco para que esta cita sea atendida por la profesional habilitada, dentro de su turno de trabajo, en una cabina libre y con el equipamiento y materiales necesarios. ¡Así se consiguen también citas online perfectas!
*Además, si deseas que tu agenda esté optimizada al máximo, podrás activar una opción clave para conseguir que las citas que entran online (desde la app o cualquier otro canal online), lo hagan de forma contigua. Es decir, si hay una reserva de 12.30 a 13.00h puedes intentar que el próximo cliente que desee reservar para ese día, lo haga de 11:45 a 12.30h o de 13.00 a 13.30, por ejemplo. Así evitas huecos improductivos y difíciles de llenar con otras citas.
3. Una agenda especializada también es altamente personalizable y configurable.
En una agenda como la de flowww, tendrás a tu disposición una amplia oferta de opciones para optimizar la gestión de reservas, trabajar de una manera más visual y ágil, y por supuesto, para garantizar la productividad y eficiencia, tanto de los espacios de trabajo como del personal disponible.
Por ejemplo, podrás:
- Añadir tantas cabinas / espacios de trabajo tengas y desees activar en tu agenda. Por ejemplo, podrás agregar las que tengas habilitadas para la realización de servicios, las que estén destinadas a las sesiones de valoración o diagnóstico y por otra parte, las que reserves para colaboradores que vengan determinadas horas o días a la semana.
- Personalizarla con colores, de acuerdo con el tipo de servicios. Por ejemplo, podrás organizar tus servicios por colores, de acuerdo con la familia o tipo de especialidad (láser, corporal, facial, manicuras, pedicuras, masajes, etc). Así, te resultará mucho más fácil distinguir el tipo de servicios que se han agendado durante el día y entender en un solo vistazo cómo va ir el día.
- Agregar avisos o comentarios a la cita para poder consultarlos rápidamente al repasar la agenda del día. Así, si añades información clave relativa al tipo de cliente, sus necesidades o particularidades, podrás ofrecer una atención personalizada y una experiencia más completa.
- Elegir cómo quieres ver tu agenda y las citas reservadas: si por profesional o por cabina. Al poder cambiar de visual rápidamente, podrás ver el índice de ocupación de cada espacio de trabajo o bien, saber la cantidad de citas que va a atender determinado profesional y si tiene huecos disponibles, independientemente de la cabina en la que trabaje.
- Realizar bloqueos en tu agenda, de acuerdo con tus necesidades. Por ejemplo, si necesitas dedicar una cabina a formación, podrás bloquearla y hacer lo propio con el horario de los trabajadores que van a ser formados. Así, los que estén libres podrán seguir atendiendo en las otras cabinas disponibles. Ya no tendrás por qué cerrar el centro o impedir la entrada de citas; solo necesitas reorganizar la actividad.
- Agendar citas múltiples en una misma cabina, que conlleven la participación de 1 o más profesionales. Por ejemplo, puedes realizar una cita múltiple de presoterapia y depilación de cejas. Así, mientras actúa la máquina, el mismo profesional puede depilar las cejas al cliente. Si en vez de hacerlas seguidas, se aprovechan los tiempos de espera, conseguirás aumentar la productividad, aprovechar mejor el espacio y por supuesto, rentabilizar cada minuto de la jornada.
- Ampliar o reducir el tiempo de las citas. ¿Para qué? No siempre las sesiones durarán lo mismo. Igual en una primera sesión necesitas incidir más sobre la zona para conseguir el resultado deseado, mientras que en una sesión de repaso, solo necesitas unos minutos para lograrlo. Así, con la app de gestión flowww me, podrás acceder a tu agenda desde una tablet o móvil, desde la propia cabina y decidir si sumas o restas tiempo.
- Realizar un seguimiento y rastrea las citas que han sido canceladas o movidas, ya sea desde la propia agenda, o a través de distintos medios online como el 'Reagenda' o tu app de reservas.
4. Una agenda con un sistema de recordatorio de citas integrado.
Tienes tus citas correctamente reservadas, de acuerdo con tus necesidades y la configuración de tu agenda. Y, ¿ahora qué? Con una agenda no especializada, probablemente, tendrías que consultar la agenda cada día y enviar recordatorios a mano, a través de WhatsApp o llamando al cliente.
Con una agenda inteligente y 100% especializada en el sector de la belleza y el bienestar, ¡no tienes que preocuparte por ello! flowww se encarga cada día de rastrear las citas que hay agendadas para mañana y enviar un recordatorio por SMS o mensaje push a la app de los clientes. Gracias a esta acción automatizada, podrás disfrutar de algunas ventajas extra:
- Los clientes que reciben el mensaje push con el recordatorio en el buzón de su app, no solo reciben información sobre la cita reservada, sino también la posibilidad de cancelarla si no pueden acudir a su visita.
- Los que reciben el SMS, si tienes el complemento de 'Reagenda' activado, podrán cancelar, sí, pero también, reagendar sus citas para otra fecha y hora si les ha surgido un contratiempo y por supuesto, confirmar la cita. Con esta opción consigues que el cliente se acuerde y tome una decisión sobre su cita, haciendo que puedas aprovechar al máximo el tiempo y mantener la recurrencia y confianza de tus clientes (o pacientes, si es el caso).
5. La cita. De la agenda, al cobro.
Una agenda especializada también deberá venir respalada por una política comercial y unos objetivos de rentabilidad bien definidos. De acuerdo con ello, el ecosistema digital flowww te ofrece la posibilidad de facilitar el pago de los servicios y la compra de producto o tratamientos complementarios. ¿Cómo?
Para ello, pone a disposición de los negocios dos opciones fantásticas:
- Al validar o confirmar una cita, se genera un ticket de compra a nombre del cliente atendido. Sin esperas y de forma ágil. Antes de cobrar, puedes detallar los parámetros empleados al usar determinada aparatología (si es el caso), añadir el lote del producto utilizado / vendido (para poder almacenar la información relativa a la trazabilidad y fecha de caducidad del mismo) e incluso, añadir productos recomendados durante el servicio u ofrecidos por el vendedor en caja.
- A través del sistema de reserva de citas online, ya sea desde la app o desde el Área de clientes de flowww, podrás ofrecer a los clientes la posibilidad de reservar cita para los servicios que desee y además, facilitar el pago online anticipado. Así, aseguras su asistencia, compromiso con tu marca y su afinidad en la realización de gestiones online.
La agenda es el corazón de tu negocio de belleza y bienestar. Por tanto, deberás buscar una tan especializada como tú para poder conseguir tus objetivos y elevar tu gestión. Si quieres disfrutar de todas las funcionalidades que te hemos presentado en este artículo, es tu momento de conocer flowww. ¡Da el paso hoy mismo! Haz clic en el botón de imagen de abajo para empezar.
