En muchos casos, cuando un negocio busca un software de gestión le requiere que se adapte a sus necesidades actuales y le ayude a mejorar su día a día. Pero, ¿qué hay del futuro? ¿Qué pasa si crecen y necesitan evolucionar hacia una gestión más sofisticada? Lo que empezó como un centro pequeño, ahora es un negocio con más de 5 centros y casi 30 trabajadores.
Si en su día se decidieron por un programa sencillo con las prestaciones básicas, ahora éste se les queda corto y obsoleto. Ellos han crecido, pero el software no va a crecer al mismo ritmo, ni se va a poder adaptar ya a lo que necesitan. Si tu te encuentras en un caso similar a este y sientes que tu programa de gestión ya no te ofrece las herramientas y la potencia que requieres para desarrollar las tareas de tu día a día, entonces es porque ha llegado el momento de cambiar y buscar una solución escalable que te ofrezca lo que tu negocio vaya necesitando durante su fase de crecimiento.
Crece sin miedo, conservando el control total sobre tus centros, con flowww y sus funcionalidades para medianas empresas como la tuya. Has conseguido crecer mucho durante estos años; ahora es momento de sostener el crecimiento con una gestión impecable, coherente y unificada, que te permita seguir mejorando y expandiéndote.
Ahora, ¿cómo saber cuándo ha llegado el momento de cambiar de software? Atento a estas 5 señales o avisos, que aparecerán en tu día a día. No los ignores y haz el cambio antes de que sea tarde. ¡Toma nota!
5 Señales que te avisan de que es momento de cambiar de software
1. Falta de control sobre los centros, su actividad y resultados.
Una de las primeras señales de que algo no marcha bien es que no eres capaz de controlar y ver en tiempo real tareas cómo:
- 1. Si se está manteniendo el precio de los servicios y productos, de acuerdo con la tarifa original que estableciste o van por su cuenta.
- 2. Si has tenido algún problema con trabajadores que no sabían manejar una herramienta y han ocasionado un error, o bien, una fuga o pérdida de información.
- 3. Si tus empleados entran tarde o no cumplen con sus horarios.
- 4. Si tus centros están llegando a los objetivos de facturación y ventas que habías marcado para el trimestre.
Todos estos indicativos te darán razones de sobra para cambiar y buscar un software de gestión, que sí te permita gestionar varios centros como uno solo, así como llevar el control de todo lo que sucede, sin tener que pasarse necesariamente por el centro cada día. Un sistema como flowww te ofrecerá las funcionalidades clave para mejorar la gestión de tus centros.
- Los precios de tus servicios y productos siempre estarán controlados, bien pautados y ajustados, gracias al uso de la herramienta de tarifa avanzada. Con ella, podrás establecer los precios de los servicios clave, actualizarlos e incluso, adaptarlos a las necesidades de cada centro, en función del nivel adquisitivo de sus clientes, la demanda estacional, o los gastos corrientes de cada uno (alquiler, impuestos, etc).
- Si no quieres que todos tus empleados puedan acceder a toda la información que almacenas en tu sistema (datos de clientes, historiales, cuentas, estadísticas e informes, marketing o configuraciones del sistema), habilita distintos permisos de acceso en función de la responsabilidad, experiencia y habilidades de cada miembro de tu personal.
- Para poder mantener el control sobre la actividad de tu personal y saber si están cumpliendo con sus turnos de trabajo, si están siendo puntuales, e incluso, productivos, habilita un sistema de Control de presencia en cada uno de tus centros para que tus empleados fichen a la entrada y salida de su turno. Así, podrás obtener informes de actividad de tu personal, tenerlo todo bajo control y cumplir con la normativa vigente.
- Para conocer los resultados de cada centro y de todo tu negocio en tiempo real y poder saber cómo está yendo el mes, podrás acudir a las estadísticas e informes de flowww, permitiéndote valorar los resultados globales o específicos, filtrándolos por centro. Así, podrás extraerlos y compararlos entre sí, teniendo en cuenta el contexto de cada centro y los condicionantes que los afectan (ubicación, época del año, presencia de competencia directa en la zona, etc).
2. Problemas de comunicación con los centros y sus clientes.
Otro de los problemas más recurrentes a los que se enfrenta un negocio con varios centros es a los problemas de comunicación. Informar correctamente a los establecimientos de tu cadena de las nuevas promociones, de los protocolos a seguir para la aplicación de nuevos tratamientos o venta de productos, así como información y pautas para mejorar la captación y retención de clientes.
Esto te ayudará a gestionar todos tus centros como si fueran uno solo, ofreciendo la misma experiencia a tus clientes, la misma calidad, así como los mismos medios para comunicarse, reservar sus citas o recibir información.
En el primer caso, podrás mejorar la comunicación interna, enviando emails a tu personal de forma periódica con la información más importante de la semana, así como utilizando la portada de tu sistema flowww como una plataforma para anuncios y noticias, en la que mostrar a tus trabajadores tus comunicaciones que deberán leer para enterarse de todo.
En el caso de la comunicación externa, podrás apoyarte en flowww y enviar, tanto recordatorios de cita automáticos, como acciones de marketing con información o promociones (globales o segmentadas para los clientes de uno de los centros).
3. Dificultades para gestionar la base de datos global y de cada centro, así como las campañas de marketing.
Otra de las señales que deberás detectar viene de la mano del marketing y de la gestión de clientes. Muchos sistemas te permiten gestionar la base de datos de cada centro en local, pero no te permiten compartir clientes ni extraer información sobre su actividad en cada uno de tus centros y en tu negocio en general.
Con un software online como flowww, podrás manejar la base de datos global y la específica de cada uno de tus centros, acceder a sus fichas con total comodidad y segmentarlas, utilizando la funcionalidad de 'Búsqueda avanzada'. Domina la información de tus clientes y mantenla bajo control, úsala para conocerlos mejor y para crear una oferta de tratamientos y productos adaptada a los perfiles de cliente más recurrentes de cada centro.
Con esta información, tendrás todo lo que necesitas para lanzar acciones de marketing específicas para determinados tipos de cliente, de todos o de solo algunos de tus centros. Además, el hecho de poder tener relacionada tu base de datos de clientes con tu plataforma de marketing, te permitirá lanzar campañas y acciones de una manera más ágil y eficaz, segmentando y escogiendo las condiciones que deseas que cumplan sus destinatarios.
4. Descoordinación y problemas de los centros con el stock.
Otro de los problemas más frecuentes que puede ocasionar el uso de un programa de gestión obsoleto, es la imposibilidad de gestionar correctamente el stock de varios centros. Si con un centro ya tenías problemas, porque tenías que llevar el inventario a mano y estar controlando lo que vendías una vez a la semana para no encontrarte en la situación de quedarte sin productos de repente.
Imagínate esto en todos los centros. Algunos se quedan sin productos de uso interno o de venta, no pueden atender correctamente a los clientes y/o salen a comprar a un supermercado o tienda cercana para poder abastecerse mientras llega su pedido. El hecho de que tengan que salir y comprar ya hace que exista una disparidad en el uso de productos, que varíen las calidades y que la experiencia en tus centros no sea igual en unos que en otros.
Para ello, flowww te ofrece la posibilidad de actuar como distribuidor de productos desde una central de compras, a la que el resto de centros podrán hacer sus pedidos y así poder trabajar siempre con los que tengas marcados en tu protocolo y guía de uso. Asimismo, podrán llevar controlado su stock, al poder realizar una gestión automática de los consumos y de los productos vendidos. Además, para que nunca se queden sin productos, podrás establecer unidades mínimas para que el sistema les avise cuándo ha llegado el momento de hacer sus pedidos mientras siguen trabajando sin temer una rotura de stock.
5. Problemas de ocupación en determinados centros, que afectan a la rentabilidad del negocio.
Por último, si has detectado diferencias en la ocupación de la agenda de los distintos centros y sabes cuál es el comportamiento de los clientes de cada uno, podrás saber cuáles son los días y horas en los que hay menos trabajo y poder diseñar una estrategia, que te ayude a conseguir más reservas y a mantener a tu equipo activo durante toda la jornada laboral.
Para ello, podrás poner en marcha acciones que te ayuden a atraer clientes a cada uno de los centros de acuerdo con estas condiciones, la época del año y el contexto de cada centro. Por ejemplo: si uno de ellos está en una zona de oficinas, podrás lanzar una promoción de Hora Feliz de 14 a 15h para que atraer a nuevos clientes a la hora de comer.
Para que reserven cita con mayor facilidad, podrás disponibilizar la cita online a través de tu calendario de citas online y de tu app de reservas, creando un directorio con tus centros para que el cliente escoja a cuál quiere acudir, o bien, segmentar la visualización del calendario por centro e incluso, por el servicio que promocionas. Así, podrás añadirlo directamente a tus publicaciones en Facebook, a tu Instagram, a tu ficha en Google My Business e incluso, a tu web o a una Landing Page promocional.
Si quieres pasar de un programa obsoleto a un software online, que te ayude a gestionar y dirigir tus centros con éxito, haz clic en la imagen que te dejamos justo abajo
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