Las cancelaciones de cita son, desafortunadamente, uno de los contratiempos más comunes en el día a día de todo centro de estética y belleza. Te hacen perder tiempo, dinero y oportunidades. Luchar contra la cancelación de citas es complicado, por eso, te proponemos que en vez de enfadarte o frustrarte, tomes nota de los trucos que te ayudarán a afrontar el problema y ponerle solución.
Convierte una de tus pesadillas más recurrentes, en un algo asumible y muy fácil de solucionar. Con la guía de consejos, que hemos diseñado para ti, aprenderás a evitar las cancelaciones y a actuar con rapidez y agilidad, en caso de citas no asistidas en tu centro de estética.
Con un sistema de gestión online y los tips, que te ofrecemos a continuación, podrás mejorar la ocupación de tu agenda, mantener tu rentabilidad intacta y aumentar la productividad de tu equipo, minimizando los huecos libres en tu calendario y aprovechando cada minuto de tu día. ¡Toma nota!
Guía definitiva: Cancelación de citas para centros de estética y belleza
1. Analiza los momentos en los que recibes más llamadas para cancelar citas.
¿Cuál es el el día y hora en la que los clientes suelen llamar para cancelar? Habitualmente, tus clientes se organizan por las mañanas, ponen sus tareas al día y en ocasiones, se ven sobrepasados y necesitan cancelar sus citas, porque les han surgido imprevistos. Más comúnmente, esto suele suceder los lunes. De la misma manera, cuando salen del trabajo, a partir de las 18h, coincidiendo con la hora punta en la recepción de cualquier centro de estética.
Aunque tu recepción esté ocupada, deberás preocuparte de atender todas las solicitudes en el momento para poder ofrecer al cliente fechas alternativas, para asegurarte de que una cancelación tomada a tiempo, no se convierte en una cita no asistida. Mientras atiendes al teléfono o a los clientes que se pasan a cancelar en persona, deberás ofrecerles, por si acaso, la posibilidad de hacerlo online desde una app de reserva de citas. Así, se ahorrarán tener que llamarte o depender de tu horario de apertura.
Por ejemplo: imagina que el cliente, conforme va pasando el día, se da cuenta que a la hora que tenía su cita en tu centro de estética, todavía estará trabajando y no llegará a tiempo. Prefiere cancelar por la app y buscar otra cita en el momento, que llamar al centro.
2. Ofrécele nuevas fechas para su cita, pero ¡rápido!
Cuando un cliente quiere cancelar su cita, quiere una solución ya mismo. Las llamadas son rápidas y los clientes, habitualmente, tienen prisa. Si todavía trabajas con una agenda en papel, perderás mucho tiempo, mientras te paras a analizar cuando tienes un hueco, si el auxiliar que deseas que atienda el servicio está disponible y si la cabina y equipamiento, están libres para la hora y día que podría interesarle.
Muchas veces, mientra espera, es probable que pierda la paciencia y al final, te acabe diciendo que lo dejes. Esto te haría perder ventas y quizás un cliente, que podrías fidelizar.
Para ello, contar con una agenda inteligente como la de flowww, te permitirá cruzar la disponibilidad de tus auxiliares, equipamientos y cabinas, para que siempre puedas ofrecerle a tus clientes la cita perfecta en un tiempo récord. Cambios rápidos ante cancelaciones, esa es la clave para mantener a tus clientes.
3. Previene cancelaciones enviando recordatorios de cita.
Con flowww, podrás programar el envío automático de SMS y mensajes push con recordatorios de cita personalizados, con el nombre del cliente, así como el día y la hora de su cita. Esto le llegará a tus clientes el día antes de su cita, recordándoles su cita, ya sea para que se acuerden y la confirmen, o bien, para que la cancelen con tiempo.
Por ejemplo, si tus clientes reciben su recordatorio por mensaje push, podrán acceder en el momento a la información de su cita reservada y cancelarla para no asistir o para reservar otra fecha, que encaje mejor con su rutina diaria. Pónselo fácil y acostúmbralos a realizar sus gestiones online con responsabilidad.
4. Cuida tus canales de atención.
Por otra parte, deberás estar pendiente de tus canales de atención al cliente, no sólo del teléfono, sino al Facebook Messenger, al WhatsApp e incluso, al email o un chat online, desde tu web. Para que estos funcionen bien, deberás ocuparte de ellos, ser rápido en contestar y ser muy resolutivo.
Asimismo, deberás educar a tus clientes para que cada vez sean más los que confíen en tus canales de cita online. Les resultará más fácil, no tendrán que esperar y podrán tener una mayor autonomía. Si reservan online, también podrán cancelarla si es necesario.
5. Diseña una Política de Cancelación.
Por último, podrás diseñar y poner en marcha una política de cancelación en estética, que te permita mantener bajo control tus citas. Por ejemplo, podrás cobrar un importe determinado a tus clientes a los que cancelen a última. Una manera genial de hacerlo es hacerles comprar desde tu app un bono confianza, que deberán tener siempre en reserva por si algún día faltan a su cita y no se acuerdan de notificártelo con tiempo.
De la misma manera, podrás enviar un email o dejar en tu página web, un lugar donde informar a tus clientes sobre tu política de cancelaciones. No es un castigo a tus clientes, sino una medida disuasoria y una manera de cubrir la cita faltada con un importe mínimo.
Las citas que son canceladas de forma eventual pueden ocurrir cualquier día, tanto en tu centro como en la vida diaria de tus clientes. La cancelación de citas en estética y las citas no asistidas son parte del problema que debes resolver para mantener la rentabilidad de tu negocio. Con estos tips y el uso de un sistema de gestión online, podrás mantener controladas tus citas y podrás mejorar tus resultados.
Asimismo, para conseguirlo, podrás analizar la cantidad de citas canceladas y de no asistidas que tienes cada mes, y ahora, podrás diseñar tu propia estrategia de éxito. Si quieres aprender a sacarle el máximo partido a flowww y aprender más trucos para evitar las cancelaciones, pide ahora una demostración personalizada.
