El pasado 25 de mayo de 2018 empezó a aplicarse el nuevo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), sustituyendo la normativa anterior y aplicando actualizaciones muy importantes a nivel europeo, en materia de tratamiento de datos de carácter personal y en privacidad de los mismos. De la mano de este nuevo reglamento, vienen una serie de novedades, que requerirán un mayor compromiso con la protección de datos por nuestra parte y por parte de tu centro de estética, con el fin de garantizar que la puesta en práctica sea impecable.
Pero, ¿cómo afecta realmente el RGPD a mi centro de estética? Principalmente, en la forma en que gestionarás los datos a partir de ahora. Se han añadido una serie de obligaciones y responsabilidades, que deberás tener en cuenta y aplicar en la gestión de tu día a día. Y lo más importante...
¿Qué va a hacer flowww para ayudarte a cumplir con la RGPD?
Si estás leyendo este artículo es porque la legitimación de tu base de datos te preocupa y como dice nuestra CEO, Natalia Villora, quieres hacer lo correcto con el mejor que tienes: TUS CLIENTES. Entonces, te contamos cómo está actuando flowww, como 'Encargado de gestionar los datos' para ayudarte a ti como 'Dueño y responsable de los datos de tus clientes'. ¡Allá vamos!
1. Ponemos a tu disposición documentos legales estándar para ayudarte a cumplir con la RPGD en la recogida de datos. Dependiendo del canal de recogida de datos de los nuevos clientes, podrás utilizar unos documentos u otros. Por ejemplo, si captas esta información en:
- persona: si vas a dar manualmente de alta a un cliente desde tu sistema flowww en la propia clínica, necesitarás contar con un texto legal de 'Política de privacidad' y con el 'Consentimiento para recibir comunicaciones', que el cliente deberá firmar para estar activo en tu base de datos. Al aceptar tus condiciones y expresar su deseo inequívoco, te estará dando permiso para enviarle comunicaciones comerciales con información sobre tus tratamientos y tus promociones. Para ofrecerte estos textos, flowww pone a tu disposición un espacio, donde podrás tomar los documentos con cláusulas estándar y adaptarlas a tus necesidades y tu tipo de negocio.
- la app: en este caso, para dar de alta a un cliente desde tu app flowww me o bien, desde flowwwer o tu app corporativa, necesitarás tener tu 'Política de privacidad' al día, el 'Consentimiento para recibir comunicaciones', así como información sobre las 'Cookies' y los 'Dispositivos conectados con aplicaciones'. Así tus clientes podrán darse de alta de una manera más segura, consciente y dándote su consentimiento para tratar sus datos.
- la web, cita online o formularios: de manera similar, cuando hablamos de medios digitales de captación de información personal de los clientes, deberás tener actualizado tu documento de 'Política de privacidad', tu 'Consentimiento para recibir comunicaciones' y por supuesto, el texto relativo a las 'Cookies', adaptado a lo que establece el nuevo reglamento.
* Asimismo, tendrás a tu disposición textos legales, que informan a tus clientes sobre sus derechos RGPD, adaptados para tus tickets, facturas y presupuestos. Como se trata de documentos con cláusulas estándar, tendrás que personalizarlos con la ayuda de tu asesor legal en protección de datos.
2. ¿Cómo y de qué manera recabarás el consentimiento de tus clientes? Si bien, hasta ahora, muchas veces, cuando recababas información sobre los clientes, mediante un formulario o en persona, dabas por sobrentendido que te cedían los datos para que pudieras enviarles cualquier tipo de promoción, información o publicidad sobre tus nuevos tratamientos.
Con el nuevo, RGPD deberás tener en cuenta que para poder hacerlo de forma legal, deberás solicitar y obtener su consentimiento expreso, afirmativo e inequívoco. Para poder incluir a tus clientes de forma legítima en tu base de datos, deberás hacerles firmar documentos o hacerles aceptar tus cláusulas de consentimiento de tres maneras distintas:
- en la propia clínica, en persona, desde el móvil o tablet, mediante la firma digital - simple o avanzada - de los documentos (dependiendo de la naturaleza, finalidad y nivel de seguridad de los mismos).
- desde la app: si el cliente acepta y marca la casilla de 'check', quedará registrado de forma legal y consentida en tu base de datos.
- desde un formulario en tu página web, donde el cliente deberá proceder a marcar el 'check', quedando así registrado de forma legítima en tu base de datos.
3. Los clientes, que tienes en tu base de datos, podrán ejercer su derecho de estar activos (opt-in) o bien, desactivados (opt-out) a la hora de recibir comunicaciones comerciales. Para respetar el deseo de los clientes y mantener tu base de datos legitimada, una manera de proteger a los usuarios/clientes del envío masivo de publicidad, que no desean recibir, es darles la posibilidad de ejercer su derecho de desactivar o darse de baja de tus comunicaciones comerciales. Por ejemplo, el hecho de estar desactivados (Opt-out) no afecta al hecho que les envíes recordatorios de cita o comunicaciones personales con información sobre sus tratamientos; solamente a las comunicaciones personales.
Para poder hacerlo, cada vez que reciban un SMS, mensaje push desde la app o un email, tendrán la posibilidad de darse de baja y pasar a estar Opt-out de manera voluntaria.
4. ¿Cuál es tu situación actual y por qué alternativas puedes decantarte? Dependiendo del uso que vayas a hacer de los datos y de tu forma de trabajar, podrás:
- seguir como hasta ahora y no armonizar tu base datos con el RGPD (por ejemplo, si no realizas comunicaciones comerciales).
- regularizar poco a poco a tus clientes, conforme vayas pudiendo, mientras les sigues enviando comunicaciones.
- regularizar y legitimar tu base de datos de acuerdo con el RGPD y actualizarlas completamente. Si escoges esta última opción, flowww puede ayudarte a ponerte al día con una campaña de legitimación de tu base de datos. ¡Consúltanos! Pronto os contaremos novedades sobre nuestro 'Pack de servicios RGPD'. ¡Atentos!
Si quieres que tu centro de estética esté 100% actualizado de acuerdo con la nueva RGPD, te invitamos a probar flowww y a pedirnos más información sobre cómo adaptar tu negocio de estética a la nueva normativa.
