Un centro de estética o belleza como cualquier otro negocio se ve afectado por una serie de problemas, que si no son tratados o solucionados a tiempo, pueden provocar que reine el caos cada día y que algunos de ellos, terminen por bajar la persiana y echar el cierre definitivamente.
Para que esto no le suceda a tu negocio, hoy vamos a ayudarte a detectar algunos de los problemas típicos en centros de estética, y te contamos cómo podrías evitarlos usando un sistema de gestión online, especializado y adaptado a las necesidades clave del sector.
Un sistema de gestión para estética como flowww te ofrecerá las soluciones que necesitas para organizar, llevar el control, facilitar y optimizar tus tareas diarias. No pierdas más tiempo con programas y sistemas de trabajo obsoletos, que te hacen perder el tiempo y la paciencia. Descubre cómo digitalizar la gestión de tu negocio, puede ayudarte a ahorrar tiempo, trabajar más tranquilo y cuidar mejor de tus clientes. ¡Toma nota!
10 problemas que evitarías, usando un sistema de gestión para estética
1. Perder información sobre tus clientes y tenerlo todo desorganizado.
En este caso un centro de estética y belleza se puede encontrar ante varios escenarios:
- Tienen las fichas en papel y tienen que andar apuntando los datos de sus clientes, lo cual supone un gasto innecesario de papel, un peligro de pérdida o extravío de datos, y muy poca seguridad.
- Tienen toda la información anotada en hojas de Excel, lo cual al final, acaba suponiendo un documento enorme con miles de filas. Todo un galimatías, en definitiva. Además, si el ordenador se estropea, se pierde la información.
- Usan un programa de gestión, que sólo les permite almacenar la información, pero nada más. Después tienen que buscarla a mano y anotar después, lo que ha comprado el cliente, cuando ha venido y qué servicio se ha hecho para tener constancia de un historial básico.
Con un sistema de gestión para estética, podrás:
- Mantener seguros los datos de tus clientes y guardados en la nube, sin temor a que se pierdan o extravíen.
- Podrás dar de alta a tus clientes rápidamente y anotar toda la información que necesites para conocerlos mejor y ofrecerles un mejor servicio. Desde etiquetas personalizadas, hasta comentarios.
- Podrás tener un historial completo de sus compras, servicios y de toda la actividad, relacionada con su actividad en tu centro (bonos comprados, sesiones pendientes, pagos aplazados, avisos, descuentos aplicados, etc).
- Tendrás todo lo necesario para poder segmentar tu base de datos y extraer los perfiles de cliente ideales en cada momento. Sabrás qué es lo que más les interesa y cuáles son sus necesidades concretas, con el fin de diseñar una oferta personalizada de servicios, productos y ofertas para satisfacerla, y así ganarte su confianza y fidelidad.
2. Tener que estar pendiente del teléfono a todas horas.
Buufff, ¡qué agobio! El teléfono no deja de sonar: llamadas, emails, WhatsApps de clientes, haciéndote consultas o pidiéndote que les reserves cita para el día y la hora que ellos quieren. ¡No puede ser! Tienes que atender a tus clientes cuando estás en el centro, y descansar y disfrutar de tu tiempo libre fuera de él.
Necesitas ayuda y no puedes contratar a alguien más para que se encargue exclusivamente de tomar nota de las llamadas, gestionar tus citas, buscar huecos en tu agenda y evitar que haya solapamientos y confusiones.
La solución está clara. Contar con un sistema de gestión para estética te proporcionará muchas ventajas, pero una de las principales es que podrás contar con una agenda online inteligente. ¿Cómo? ¡Atento, te contamos cómo va esto!
- Todas las solicitudes que te hagan por teléfono o por WhatsApp, podrás contrastarlas con tu agenda y ver si tienes huecos disponibles en un solo vistazo. Lo tendrás todo en pantalla, organizado por colores, cabinas y auxiliares. Marca el día y hora deseado por el cliente, asígnale el servicio deseado y el profesional que lo atenderá. ¡En dos clics y dos minutos!
- La cita perfecta es posible. Para que no haya solapamientos de cita, la agenda de flowww cruza para ti, la disponibilidad de tus auxiliares, cabinas y equipamiento. No más confusiones y esperas.
- Tus clientes podrán reservar sus citas online desde tu página de Facebook, Instagram, web, Landing Page o app de reservas. Las citas que tomen, quedarán marcadas en tiempo real en tu agenda. Tu centro cierra, tu agenda no. Disponible 24/7 para atender las solicitudes de tus clientes, mejorar su experiencia y ahorrarte tiempo.
3. Hacer esperar a tus clientes y no aprovechar las oportunidades para conseguir más citas y ventas.
Ponte en su lugar: tener que esperar cada vez que la cita anterior se retrasó, porque hay cola en caja, porque no le coges el teléfono o contestas a sus WhatsApps. Los clientes lo quieren todo ahora y con el mínimo tiempo de espera. ¿Cómo lo haces?
Agiliza la gestión con estos tips:
- Exige puntualidad y registra los retrasos en la agenda. Si lo crees conveniente, cobra una pequeña penalización, aplicando un cargo al cliente que acumule varios. Así, educas al cliente y evitas esperas al siguiente y tener que exceder tu jornada de trabajo.
- Valida citas automáticamente desde la agenda, ya sea desde el ordenador o desde cabina, usando la app de gestión flowww me en tu tablet o móvil. Esto te ayudará a ahorrar tiempo, creando un ticket automático a nombre del cliente y su servicio, al que sólo tendrás que añadir el producto que compre y un método de pago. Cobros rápidos; menos colas.
- Ofrece a tus clientes la posibilidad de pedir su próxima cita antes de irse o bien, online, a través de tus RRSS o desde tu app. Podrán disfrutar de la flexibilidad y comodidad de hacer su reserva en pocos minutos, cómo, dónde y cuándo quieran, sin tener que depender de horarios o de que estés disponible para ellos.
4. No saber cuántas citas tienes hoy y cómo conseguir más.
Te vas a casa y no te llevas la agenda, lógico. Ayer te dejaste las citas para hoy organizadas, pero cuando llegas, algunos de tus clientes te llaman para cancelar su cita o directamente, no vienen. Puede que también tengas algunos huecos y esperas a que se llenen.
Esto es un error. No esperes sentado a que te pidan cita. ¡Sal a buscarlas! No a la calle, sino a los lugares donde te pueden ver tus clientes y público objetivo: directamente a la app, su bandeja de emails o redes sociales.
- Estudia la ocupación actual de tu agenda desde flowww me o desde tu ordenador, y lanza una acción puntual, que te ayude a captar la atención de tus clientes. Por ejemplo, puedes enviarles un email o mensaje push con promoción flash o de 'Hora Feliz', para que vengan a disfrutar de un descuento especial sólo válido entre las 15 y las 18h, o bien, de lunes a miércoles.
- Además, podrás enviar automáticamente recordatorios de cita para que los clientes, que tienen su cita hoy, se acuerden de venir o te cancelen desde la app o por teléfono, con el tiempo suficiente para que puedas rehacer tu planificación y reubicar tus citas.
5. Volverte loco con el cierre de caja y haciendo números a final de mes / trimestre.
Esto sí que es un problema. Te hace perder mucho tiempo y te pone de los nervios. No eres experta en cuentas y a veces, los descuadres de caja te traen por la calle de la amargura. Falta o sobra dinero y te tienes que pasar un buen rato hasta encontrar la causa. Además, se acerca el final de mes o de trimestre y te toca sentarte a hacer cuentas, y hacer balance de gastos e ingresos.
¿Cómo llevar mi contabilidad sin ser contable? Con un sistema de gestión para estética como flowww, lo tendrás bien fácil. Todo es automático, intuitivo y fácil de usar. Cómo lo tendrás todo reflejado en pantalla, te será mucho más sencillo hacer los cierres sin equivocarte.
Además, podrás llevar un control de todas tus cuentas, al disponer de completos listados con todos tus movimientos de caja y de gastos, reflejados online y en el mismo lugar. Podrás comprobar tus gastos e ingresos en completos informes de flujo de caja, para que no se te despiste nada y puedas tenerlo todo controlado.
6. Tener problemas para conocer tus resultados.
Si no sabes cuánto vendes y facturas, así como cuántos clientes nuevos te entran y cuántos dejan de venir, o cuáles son los servicios o productos que mejor se venden, difícilmente podrás saber si tu centro de estética y belleza es rentable.
Con los informes y estadísticas de flowww, podrás conocer en todo momento la salud de tu negocio, comprobar tus indicadores y extraer números reales del desempeño de tu centro en ciertas áreas. Al saberlo, podrás tener una estrategia más clara, que te permita reforzar ciertas tareas y asentar tu negocio sobre unos pilares sólidos.
El éxito se consigue teniendo muy claros tus números y utilizándolos para mejorar cada día. Un centro sin una visión estratégica y sin objetivos va a la deriva, y acaba estancándose. ¡No permitas que esto te suceda a ti!
7. Quedarte sin productos a mitad de día o que se te caduquen, y no poder atender bien al cliente.
Esto sí que es una faena... Tener tu stock siempre actualizado y bien provisto, te evitará sustos como éste. Sabemos que esta tarea requiere dedicar un tiempo, que a veces no tienes. Vas posponiendo el inventario, hasta que te das cuenta que no puedes vender más que el producto que tienes en estantería, porque en almacén ya no te queda ninguno. O peor aún, se te ha acabado la crema o los guantes, que utilizas en cabina y el pedido no llega hasta la semana que viene. Tienes que mandar a uno de tus auxiliares a comprar una caja, de urgencia, haciendo esperar al cliente.
Evítate este problema:
- Teniendo constancia en todo momento de las unidades disponibles desde tu sistema flowww. Anota los pedidos que te entran y observa cómo las unidades que vendes o usas, se descuentan automáticamente de tu stock.
- Establece un número mínimo de unidades, para que te avise cuando tienes que hacer un pedido. Tener siempre un fondo de emergencia, hará que puedas seguir trabajando con normalidad, mientras esperas la nueva remesa de producto. ¡Adiós a las roturas de stock!
8. No saber si tu personal cumple con sus horarios y si es productivo.
Auxiliares que entran y salen fuera de su turno, e inspecciones de trabajo, en las que se te piden los informes de actividad y los fichajes de tus clientes. ¿Aún no los registras? Pues ahora ya es obligatorio, al menos en España.
Ten constancia en todo momento de la actividad de tu personal en tu centro, registrando la jornada, mediante el fichaje a la entrada y salida, gracias a un sistema de Control de Presencia. Esto no sólo te ayudará a cumplir con la normativa y a garantizar el cumplimiento de los horarios.
Si a parte de asegurar el cumplimiento del horario, incentiva a tus auxiliares con comisiones por servicio y/o venta, para mejorar su compromiso con tu negocio y hacerlos sentir parte importante de su éxito.
9. Tener que enviar emails y mensajes a mano, sin un objetivo claro y sin saber cuál ha sido su impacto.
La estrategia de marketing no es algo que debas tomarte a la ligera. Saber cuál es el momento ideal para lanzar una acción, cuáles son los canales de comunicación ideales y qué mensajes calan más en tus clientes, te ayudará a desarrollar tus campañas.
Por ejemplo, con flowww, podrás programar el envío de acciones de marketing, con promociones u ofertas personalizadas para un perfil de cliente, por email, SMS o mensaje push para los usuarios de la app. Con ellos, podrás enviar promociones, que conquisten a tus clientes y les inviten a pedir cita, o bien, emails de seguimiento con consejos, adaptados a las necesidades de cada cliente y de su historial de tratamientos. ¡Aprovecha cada oportunidad!
10. Tener que invertir tiempo y dinero en acciones de captación y fidelización, que no sabes si son efectivas y rentables.
Por último, ¿sabes en qué inviertes tu presupuesto y tiempo cuando lanzas una campaña de captación? ¿Qué sistema utilizas para fidelizar a tus clientes? Un sistema de gestión para belleza y estética, te ofrecerá la posibilidad de marcarlo todo correctamente y después, medir su impacto, para conocer el Retorno de la Inversión.
Además, a parte de enviarles promociones y descuentos personalizados en tus servicios, productos, bonos y packs, con el fin de aumentar su recurrencia, podrás poner en marcha programas de fidelización efectivos. Por ejemplo, podrás asignar puntos a modo de recompensa, de forma automática, premiando su colaboración como prescriptor o por haber venido más de X veces o haber gastado más de determinada cantidad en un mes.
No pierdas tiempo y dinero en acciones que no te reportan ninguna rentabilidad. Aprende a medirlo todo y a desarrollar acciones, que te ayuden a aumentar el compromiso de tus clientes con tu marca, de verdad.
Aprende a evitar estos problemas típicos para un centro de estética, usando un ecosistema digital adaptado a las necesidades concretas de tu negocio. Si quieres saber más sobre flowww y sus herramientas de gestión y marketing online, pídenos una cita rápida a continuación.
