Cada día a parte de atender a tus clientes, tienes que dedicar tiempo extra a realizar distintas tareas de gestión, que acaban por sumar horas a tu jornada laboral y volviéndola tediosa e interminable.
Clientes llamando al centro y enviándote mensajes pidiéndote cita a todas horas, colas en recepción y cajas amontonadas en el almacén con productos, esperando a ser colocados en las estanterías y anotados en tu inventario. Bufff, ¡qué agobio! Así todos los días. Sientes que, a veces, pierdes mucho tiempo en estas gestiones y que esto acaba pasándote factura a nivel personal y a la forma en que atiendes a tus clientes.
Quieres ponerle solución a todo este lío y andas buscando la mejor manera de resolver los principales problemas de gestión, que afectan cada día a tu centro de estética y belleza. ¡Estás en el lugar adecuado! Hoy vamos a compartir contigo una solución para cada tarea de gestión, que requiere de una optimización. ¡Empieza a ahorrar tiempo desde ya con estos consejos!
5 Tareas de gestión que te hacen perder tiempo en tu día a día
1. La gestión de reservas y de la ocupación de tu agenda.
Tener que tomar las citas a mano, atender llamadas a todas horas y estar pendiente del WhatsApp y de otros canales de atención, te hace perder mucho tiempo, que deberías estar dedicando a atender y cuidar de tus clientes. Claro está que los clientes que solicitan una reserva, también necesitan ser atendidos, pero ¿te imaginas poder agilizar esta tarea y poder llegar a todo, garantizando la satisfacción de todos tus clientes?
Porque sí, lo cierto es que cuando se te acumula el trabajo, puede ocurrir que se te olvide llamar o responder el WhatsApp de un cliente que ha quedado en espera, e incluso, que pierdas clientes, que han llamado un par de veces y no han obtenido respuesta. La solución, que te ayudará a ahorrar tiempo en la gestión de citas, es sin duda ofrecer a los clientes la facilidad de poder acceder en todo momento a tu sistema de reservas online y que ellos mismos, soliciten el día y hora que deseen, entre los horarios disponibles.
2. La gestión de clientes.
Muchas veces apuntas datos de los clientes en tu agenda, en fichas sueltas e incluso, en alguna hoja de Excel. Pero, ¿qué sucede si se te estropea el ordenador o pierdes los documentos en papel? Además, hacerlo así te obliga a tener siempre el Excel o la agenda encima y abierta para poder consultar la información.
A eso, le debes sumar el inconveniente de que estos soportes no te permiten almacenar la cantidad de información que a ti te gustaría, ésta queda desordenada y te resulta complicado acceder a los datos que quieres consultar rápidamente. Por tanto, lo que necesitas es contar con una base de datos online, donde poder crear, guardar y alimentar las fichas de tus clientes.
Sube toda la información importante de tus clientes a un sistema online, que te la almacene de forma segura en la nube y te permita acceder a ella fácilmente, desde varios dispositivos y en pocos clics. ¡No pierdas más tiempo buscando el historial de cada cliente, si tiene bonos pendientes o si tiene alguna necesidad especial!
3. La facturación de tus servicios y productos.
Cambias los precios de los servicios y no sabes donde tienes la hoja nueva, el cliente viene con un bono ya comprado y tienes que andar buscando cuántas sesiones le quedan, quieres ofrecerle otros productos tienes que ir mirando las estanterías o una hoja de Excel para saber si el precio que está puesto es de este año o si le puedes aplicar un descuento, y mil historias más. ¡Menudo lío!
Con un ecosistema digital como flowww, podrás tener unificada y accesible en tiempo real toda la información sobre precios de servicios y productos, mientras cobras de una manera más ágil lo que desea comprar el cliente. Además, podrás saber cuáles son ideales para ofrecer en cada caso, e incluso, descontar las sesiones al validar la cita del cliente. Con nuestra herramienta de facturación:
- No tendrás que hacer el ticket a mano. Validando la cita del cliente, ya tienes un ticket automático al que añadir más productos y formas de pago.
- No tendrás que perder demasiado tiempo en el cierre de caja, porque ya lo tendrás todo controlado y verás las cantidades reflejadas en el asistente.
- No tendrás que llevar tus cuentas internas a parte, porque contarás con herramientas como el flujo de caja para saber en todo momento cuánto ingresas y gastas, y en qué.
4. La gestión de tu stock y de tus pedidos.
Productos que se terminan, que caducan o que tienes que vender rápidamente; pedidos que se amontonan en las esquinas del almacén e inventarios interminables fuera de horario laboral. ¡Qué desastre! Tienes que andar con un portafolio con una tabla y bolígrafo, anotando las existencias de cada producto, cuánto añades, cuánto has vendido esta semana y demás para poder llevar un control mínimo.
Esto te hace perder mucho tiempo y además, es muy impreciso. Con flowww, por contra, podrás llevar el control de tu stock de productos de venta y de consumo interno, en tiempo real de una manera muy ágil y sencilla.
- Cada vez que vendas un producto o lo agotes después de usarlo en tus servicios, éste se descontará automáticamente.
- Cuando se te estén agotando las existencias de determinado producto, el sistema te avisará para que te de tiempo a pedir y mientras tanto poder continuar trabajando sin quedarte sin él.
- Podrás hacer pedidos, dar de alta productos en tu tarifa y sumar las cantidades de forma rápida y sin tener que volver a contar todo.
5. La organización de tu centro, del trabajo y de los turnos de tu personal.
¿Cómo organizas el trabajo de tu personal cada semana? ¿Sigues usando planillas para anotar los turnos de cada profesional y anotando las fichas en enormes hojas colgadas del despacho, o peor aún, en la agenda todas apretadas? Esto te genera un pequeño caos cada semana, problemas entre los auxiliares por el cambio de turnos e incluso, una bajada de productividad. Has estado toda la tarde organizando el trabajo de la semana y después has ido apuntando citas, para que en dos minutos todo quede descuadrado y tengas que volver a empezar.
¡Olvídate! Con flowww, podrás organizarlo todo de una manera más sencilla, unificada, ágil y flexible. Podrás hacer los cambios en tiempo real, reasignar citas y llevar el control de los horarios de una manera más exacta. Además, al contar con un sistema online, podrás acceder a una herramienta tan útil como el Control de Presencia, a través del cual podrás registrar el cumplimiento de la jornada cada trabajador.
Por otra parte, podrás asignar comisiones y recompensar el compromiso de tu personal, sin tener que recurrir a programas, herramientas o sistemas externos. ¡Todo desde el mismo lugar!
¿Qué te han parecido estas soluciones a los problemas de tiempo más comunes de los centros de estética y belleza? Pásate a flowww y comienza a ahorrar tiempo, optimizando cada tarea y agilizando cada proceso de trabajo. ¡Lo tendrás todo bajo control y accesible en pocos clics! Si quieres ver cómo funciona cada herramienta en tiempo real y saber más sobre ellas, pide ahora una demostración personalizada y gratuita con nuestros consultores.
