Tus clientes se apoyan cada día en la tecnología para hacer sus gestiones, relacionarse y disfrutar de su ocio. Llevan todo lo que necesitan en su móvil e incluso, lo complementan con el manejo fluido de ordenadores, tabletas e incluso, accesorios como relojes inteligentes.
Si ellos están acostumbrados a utilizar tecnología de vanguardia, ¿por qué tú continuas trabajando con programas obsoletos, agendas en papel y fichas? ¿No crees que usar otros canales online alternativos al WhatsApp y al teléfono para agendar citas, te ayudará a mejorar la satisfacción de tus clientes y a mejorar la ocupación de tu agenda?
Te ponemos en situación: imagínate que estás tú sola en el centro, estás atendiendo a tu cliente de las 10.30 am y de repente, llama un cliente y te entran un par de WhatsApps. No puedes dejar a tu cliente a medias, para atender al teléfono, porque le harías esperar demasiado, porque esto genera un caos importante en tu día a día y porque no puedes estar en todo a la vez. ¡Menudo estrés!
Además de tener que parar o de estar pendiente a todas horas del móvil, tienes que llevar siempre tu agenda o cuaderno para anotar las citas y esto te resta flexibilidad, anotas las reservas a ciegas y puede dar lugar a confusiones, citas solapadas y huecos improductivos. Para ayudarte a verlo más claro, hoy te presentamos algunos de los problemas más recurrentes, acompañados de la solución ideal para cada uno de ellos. ¡Toma nota!
Cómo tu calendario de citas te está haciendo perder clientes
1. El problema.
- El funcionamiento de una agenda en papel es muy estático y rígido. No tienes más remedio que anotar las citas a mano, ponerte a buscar y a comprobar los horarios. El papel ha funcionado de maravilla hasta ahora, pero lo cierto es que su uso se está quedando obsoleto y esto hace que tu centro también se esté quedando atrás.
- No puedes trabajar con un sistema inteligente, que te permita cruzar información y tenerlo todo a la vista. Si tienes que pararte a buscar la ficha del cliente en el archivador, en un Excel o en una base de datos anticuada, el tiempo de consulta se ralentiza y obligas al cliente a mantenerse a la espera. Al poder anotar muy poca información en su ficha, te puedes olvidar de su procedencia (de cómo te ha conocido), de su historial, de sus preferencias e incluso, de si tienen bonos contratados, de una vez a otra. Si al gestionar tu agenda, no tienes tu base de clientes optimizada y siempre a mano, estarás perdiendo oportunidades y ofreciendo una atención deficitaria y simple.
- Pierdes tiempo a la hora de buscar horarios libres y de gestionar la lista de espera. Además, tener que ponerte a buscar huecos cada vez que llama un cliente, puede provocar la ralentización de los procesos, posibles solapamientos e incluso, horarios totalmente improductivos. De la misma manera, si no tienes una lista de espera disponible, en la que anotar a los clientes que se han quedado sin reserva esta semana, también estás perdiendo oportunidades y citas (tanto por las posibles cancelaciones, como por los clientes que dejas de atender). Así cancelar o mover citas se te hace complicado y puede generar desorden en tu calendario de citas.
- Pierdes a los clientes que no atiendes y con ellos, sus citas. Por ejemplo, un nuevo cliente, llama un par de veces a tu centro y como estás ocupado, no respondes a su llamada (y después no sabes quién te ha llamado) o contestas el mensaje más tarde, cuando, a lo mejor ya ha tomado cita en el centro de la calle de al lado. Así, con un sistema de citas tradicional (con una agenda en papel o con un programa offline de escritorio) no puedes aceptar citas online, todo un valor añadido para los clientes.
2. La solución | 5 Ventajas de usar la agenda online de flowww.
Si quieres adaptarte a las tendencias, a los hábitos de consumo de tus clientes y a sus necesidades, deberás ofrecerles una agenda de citas online para estética, que cumpla con una serie de requisitos y aporte a tu centro y a tus clientes la flexibilidad, facilidad y comodidad que requerís.
1. Mejora la organización de tus citas.
Con un ecosistema digital como flowww tendrás a tu disposición un calendario de citas inteligente, que te permitirá dar siempre citas perfectas. Para ello, tiene en cuenta la disponibilidad de tus auxiliares, de las cabinas o espacios de tu centro, así como del equipamiento que se va a utilizar en cada servicio.
Al tener la agenda organizada por cabinas o auxiliares, podrás pautar los servicios que realizará cada profesional y en qué cabina. Así cada cita quedará marcada con una duración concreta, asignada a un auxiliar y a un espacio, de acuerdo con los requerimientos de equipamiento y por supuesto, con las habilidades profesionales de cada trabajador de tu centro.
2. Organiza el trabajo de tus auxiliares de una manera más eficiente.
Una de las mejores maneras de organizar tu trabajo es asignar citas a tus clientes, de acuerdo con sus habilidades, su disponibilidad y sus turnos. Con flowww podrás configurar todos los parámetros necesarios para que tu agenda cruce automáticamente la información y sólo puedas dar citas cuando el trabajador está en el centro.
Además, podrás utilizar la app de gestión flowww me para saber cuántas citas tiene cada auxiliar cada día e incluso, asignárselas a mano, estés donde estés: en la cabina, en recepción, en casa e incluso, de camino al trabajo.
3. Facilita la reserva de citas online a través de la app y tus canales online, utilizando tu calendario de citas.
Por otra parte, podrás ofrecer citas online para que tus clientes no tengan que esperar a que les cojas el teléfono, les respondas al mensaje o estés disponible para atenderles. Poner a disposición un sistema de reservas online desde tu app o desde cualquiera de los canales online, ya sea Facebook, Instagram, tu web e incluso, tus campañas de email marketing, te ayudará a flexibilizar este proceso y a facilitarlo. Con ello, conseguirás captar más clientes, más reservas y más oportunidades de venta.
4. Valida citas para los tratamientos tanto con parámetros, como sin ellos.
Por ejemplo, dependiendo de los servicios que ofertes, cuando vayas a validar las citas podrás crear el ticket sin más, o bien, detallar los parámetros que has utilizado en el equipamiento. Con ello, te aseguras de guardar en tu historial, las preferencias y condiciones de cada sesión y saber en todo momento, cómo reacciona la piel de cada cliente, qué intensidad podrás aplicar, entre otros.
5. Podrás crear tickets automáticos a nombre del cliente que ha venido a la cita y realizar más acciones complementarias en línea de caja.
Una vez valides la cita, se creará un ticket automático sobre el que podrás realizar una serie de acciones como:
- Aplicarle un descuento especial.
- Venderle un bono, pack o producto.
- Ofrecerle distintas formas de pago.
- .... e incluso, ofrecerles una nueva cita a futuro.
¿Qué te han parecido estas soluciones para digitalizar la gestión del calendario de citas de tu centro de estética? Si quieres dejar atrás las agendas en papel, los post its y los programas offline obsoletos, da el paso y comienza a disfrutar de las ventajas que te ofrece un sistema de gestión online como flowww. ¡Pruébalo ahora!
