9, agosto 2021 - Alejandra Garcia

cómo te llevas con los datos y te diré qué centro tienes

Tener nuestros datos y resultados siempre bajo control nos ayuda a conocer en tiempo real la situación actual del negocio. Sin datos, la gestión se ve perjudicada y resulta imposible tomar decisiones certeras y bien meditadas. Sabiendo esto, ¿cómo te llevas con los datos de tu negocio? Tanto si tenéis una relación de amor-odio, como si consideras que vuestra relación podría mejorar, presta atención a lo que vamos a contarte hoy.

En primer lugar, deberás prestar atención a la forma en que obtienes los datos que después analizarás y pondrás bajo la lupa. Para que estos sean 100% fiables deberán venir de procesos bien construidos y llevados con el máximo rigor. Sabemos que el día a día de tu centro de estética está lleno de tareas y te faltan horas para llegar a todo, pero eso no debería ser razón para no seguir los procesos y cuidar los detalles, ¿cierto?

Por eso, hoy te contamos cómo optimizar la recogida y análisis de tus datos con la ayuda de un ecosistema digital como flowww. ¡Toma nota!

Dime cómo te llevas con los datos y te diré qué centro tienes

¿Cómo lograr tu objetivo? La clave reside en la puesta en marcha de un flujo de trabajo bien pautado y en eso, flowww es experto. Para ello, sincroniza todas las áreas, desde la gestión de la base de datos y de la agenda, hasta la facturación, las ventas, el stock y las promociones, para volcar los datos de actividad y recogerlos en completas estadísticas e informes.

Todo está diseñado para que los datos se almacenen automáticamente y se te devuelva un mapa completo de la situación de tu negocio, del comportamiento de clientes, del desempeño del equipo, así como de las tendencias relativas a la demanda, a lo que está funcionando y lo que no, etc.

Ahora, veamos cómo se recogen los datos de cada área y cómo se procesan para ayudarte a visualizarlos e interpretarlos correctamente:

1. Gestión de Clientes.

El sistema registra en tus listados los resultados derivados en la actividad en tu base de datos de clientes, teniendo en cuenta información tan importante como:

El número total de clientes nuevos (en un determinado período).
El número total de primeras sesiones (registradas en las fichas de los clientes).
El desglose de respuestas a la pregunta '¿Cómo nos ha conocido?', que podrás obtener preguntando directamente o registrarlas automáticamente, a través de los formularios de captación segmentados por origen de campaña o bien, de los registros realizados desde tu calendario de citas online, tu Área de Clientes o tu app.
El desglose de códigos postales, recogidos en la ficha del cliente, que te permitirán saber de qué zona proceden tus clientes.
El desglose de disparos por equipamiento, dato que extrae de los parámetros aplicados en la cita de cada cliente.

Además, en el informe de rentabilidad, básico para tu gestión, se registrará la cantidad de clientes nuevos, comparada con la cantidad de clientes recurrentes, así como lo que gastan unos y otros durante un determinados período de tiempo.

2. Agenda.

Los datos que se registran en este área hacen referencia a las citas agendadas, tanto de servicios sencillos, como de sesiones de tratamientos más completos, como es el caso de los bonos y packs. En este caso, la agenda vuelca en las estadísticas detalles muy específicos, relacionados con aspectos como:

El número medio de sesiones por tratamiento.
El número total de clientes por número de sesión.
El número total de clientes por tratamiento.
El número medio de tratamientos por cliente.
El tiempo medio de duración de los tratamientos en minutos.
El número de sesiones asistidas por tratamiento.
El número de sesiones asistidas por profesional y tratamiento.
Las últimas sesiones asistidas por el cliente.
La combinación de tratamientos por citas (en el caso del agendamiento de citas de packs o en el momento previo, como pista para diseñarlos).
El porcentaje y el desglose de citas no asistidas.
El número medio de minutos de retraso.
El porcentaje de ocupación de slots (las franjas de tiempo de 10-15 minutos que eres capaz de llenar en tu agenda durante el día con tus citas).
El número de tratamientos realizados por cada profesional y tramo horario (lo cual te indicará el momento de más actividad y si coincide con determinados turnos y profesionales).

Esta información te ayudará a entender mejor el funcionamiento de tu agenda, a conocer el nivel de demanda de cada tratamiento y sobre todo, a saber más sobre el comportamiento del cliente cuando se realiza determinados tratamientos con el fin de ayudarlo a avanzar y a terminarlos. Además, podrás observar qué tratamientos suelen agendarse juntos y ofrecer mejores resultados al cliente.

Además, en el informe completo de rentabilidad puedes observar no sólo los nuevos clientes que te entran, como hemos mencionado antes, sino que también te permite analizar cuántos de ellos agendan cita y repiten.

3. Facturación.

Sigamos con la facturación y las ventas. Ésta es quizás el área que más datos es capaz de aportar. Saber cuánto facturas, cuánto vendes y en cuánto eres capaz de aumentar el ticket medio de tus clientes cada mes, te ayudará a plantearte objetivos y a poner en marcha una estrategia de ventas y marketing, que te permita impulsar tu rentabilidad.

Así, el área de Facturación te ofrecerá datos tan importantes como:

La facturación total.
Las ventas totales.
El porcentaje de facturación de bonos sobre el total.
El desglose de facturación por tratamiento.
El desglose de facturación por profesional.
El desglose de ventas por profesional.
El desglose de facturación / ventas por familia de tratamiento o producto.
El desglose de beneficio neto por profesional.
El desglose de facturación / ventas por vendedor.
El desglose de facturación y unidades vendidas por producto.
La facturación estimada según la agenda (este indicador te ayudará a realizar un cálculo de lo que facturarás, por ejemplo, la próxima semana de acuerdo con las citas que ya tienes agendadas. Así, si necesitarás darle un impulso a este resultado y tienes huecos disponibles podrás incitar la reserva de servicios de un precio más alto o bien, compensar con ventas).
El listado de bonos vendidos + el listado de bonos con sesiones pendientes (tener esta información en la mano te permitirá saber cuántos has vendido y cuántos todavía están por terminar, lo que te ayudará a seguir vendiendo y a estimular al cliente para poner fecha a su regreso).
El listado de suscripciones por fecha de caducidad (gracias al cual, podrás saber qué suscripciones deberás tener en cuenta y animar a los clientes que las tienen contratadas a aprovechar las últimas sesiones, a renovar o a suscribirse a otra nueva).
El desglose de facturación por forma de pago (así podrás saber cómo pagan los clientes y tomar la decisión de potenciarlas o bien, de estimular el uso de otras para mejorar tu operativa).
El beneficio neto por producto.
El desglose de facturación por serie.
El desglose de facturación / ventas de productos por vendedor.
El desglose de facturación de tratamientos por unidades realizadas.
El desglose de facturación por hora (dato con el cual podrás saber cuánto facturas por hora de media cada día y así, realizar dos cálculos clave: la media de facturación por hora mensual y los días con mayor o menor potencial del día para conseguir ingresos).

Esta serie de indicativos estadísticos organizados en números enteros y porcentajes te permitirá mantener tu facturación y ventas bajo control, realizar mejores predicciones y diseñar una estrategia basada en objetivos alcanzables, que te ayude a impulsar tus resultados mes a mes. ¡Medir bien es la clave para crecer!

Si, además, necesitas ver esta información plasmada y comparada en gráficos, podrás recurrir de nuevo al informe de rentabilidad y visualizarlos con mayor detalle, tomando una instantánea perfecta y actualizada en tiempo real de cuál es la situación actual en términos globales de tu facturación, ventas y ticket medio. Tú eliges el segmento de tiempo a analizar: un mes, tres meses, seis meses, un año o el tiempo necesario para poder visualizar la evolución y crecimiento de tu negocio, ya tengas uno o varios centros.

4. Marketing + App.

En este caso, los datos proceden de distintas fuentes: la ficha de los clientes, la agenda y el área de facturación. Al cruzar toda la información disponible, te ofrece 3 indicadores claves, que te ayudarán a completar el análisis de resultados de tus campañas de marketing:

El listado de citas agendadas a través de la app / SELF (es decir, a través del calendario online y de tu página de reservas y ventas online, enlazadas o integradas en cualquier canal, lo que te ofrecerá una visión clara del uso que dan a estas plataformas, para así poder animar a tus clientes a su uso recurrente).
El desglose de descuentos aplicados.
El listado de puntos obtenidos por el cliente (saberlo te ayudará a animar a los clientes que más puntos acumulados tengan a usarlos para pagar sus citas online de forma anticipada, para comprar online en tu e-commerce o para canjearlos en sus compras en el centro, antes de que caduquen).

A parte de estos indicadores, podrás obtener más información gracias a la exportación automática de listados de clientes a través de los workflows y de otros informes relativos a la rentabilidad de tus campañas de marketing con los que analizar el retorno de la inversión, por ejemplo.

¿Te imaginas poder tener toda esta información en la mano y accesible en pocos clics? Poder acceder a ella en cualquier momento te permitirá entender mejor el funcionamiento de tu negocio, saber si tienes que reforzar algunas áreas e incluso, comprobar si tu estrategia funciona para poder continuar con ella o reconducirla.

Pero esto no se consigue con un sistema cualquiera. Necesitas un ecosistema digital como flowww, que haga fluir esta información entre áreas y que se encargue de recogerla y procesarla automáticamente para que puedas acceder a ella en cualquier momento para poder obtener datos reales y actualizados.

Mejora tu relación con los datos y ¡empieza a llevar un mayor control sobre ellos desde ya! Si quieres empezar hoy mismo, pide ahora una demostración personalizada.