Muchas veces, cuando piensas en mejorar tu negocio y en lo que necesitarías para llevarlo a otro nivel, apuntas algunas ideas en un papel, pero realmente no es hasta que surge un problema o te encuentras en determinada situación, cuando te das cuenta y empiezas a buscar una solución.
A veces, es muy evidente; en otras ocasiones, tan sólo son pequeñas señales que te alertan que algo va mal y que necesitas cambiar tu estrategia y tu forma de trabajar. Sabemos, que puede resultar complicado darse cuenta porque vas ocupado, tienes muchos frentes abiertos y estas preocupaciones acaban por convertirse en un obstáculo y en todo un dolor de cabeza a largo plazo, si no las resuelves a tiempo.
Así que, te preguntarás, "¿qué puedo hacer para detectar las necesidades de mi negocio y comenzar a actuar?". Sin duda, la clave reside en estar atento, en dedicarle el tiempo necesario y en apostar por herramientas online, que te ayuden a actuar con rapidez y eficacia, para resolver tus problemas y carencias, y evitarlos.
Si no sabes por donde empezar, hoy vamos a poner el foco sobre las 5 señales más recurrentes, que podrás detectar en tu método de trabajo diario y cómo podrás resolverlas con el apoyo de un ecosistema digital como flowww, especializado en negocios como el tuyo. ¡Toma nota!
5 señales de que es momento de usar un sistema de gestión en tu negocio
1. Problemas con la organización de tu agenda de citas.
Te llaman a todas horas, tienes que dejarte a los clientes a medias e ir a por la agenda corriendo, sobre todo si no tienes recepcionista. Esto puede causar molestia en los clientes que dejas a la espera, pero si dejas pasar las llamadas de algunos clientes es posible que los pierdas. Si te envían un mensaje por WhatsApp, igualmente tienen que esperar a ser atendidos y muchas veces, con el ritmo de trabajo, se te puede pasar revisar los mensajes, responder a los clientes y darles cita.
Además, en otros momentos, sobre todo cuando ya te has ido a casa, puedes verte en la situación de recibir nuevas llamadas y mensajes, pero ya no tienes la agenda encima. Te acuerdas más o menos de las citas que tienes y puedes intentar encajar las solicitudes de los clientes para el día siguiente o el otros, pero, a veces, se te despistan algunas citas y te encuentras a la mañana siguiente con que tienes a dos clientes a la misma hora o con otro, al que no recuerdas haberle dado cita por no haberlo anotado. ¿Ahora qué?
Ante estos despistes, los clientes pueden mostrarse molestos por tener que esperar o volver en otro momento. Esto puede hacerte perder clientes y nuevas citas, así que, ¿qué puedes hacer para mantener el control absoluto sobre tus citas y no tener que estar pendiente a todas horas del teléfono del centro y de tu propio móvil? Sin duda, contar con la agenda online de flowww, sincronizada con tu propio calendario de citas online y con la app de reservas. Así conseguirás:
- Ahorrar tiempo en gestiones.
- Dedicarte a atender correctamente a tus clientes, sin que tengan que esperar (ni los que atiendes en el centro, como los que te llaman para realizar una reserva).
- Evitar malentendidos y pérdidas de clientes.
- Ofrecer a tus clientes una ventaja fantástica: reservar sus citas online, sin tener que llamarte por teléfono o enviarte un mensaje, y esperar a que les respondas, confirmándoles la cita. Las citas que reserven desde tus canales online, quedarán anotadas en el momento en la agenda y marcadas con el símbolo del 'WiFi' para que puedas distinguirlas de las que anotes a mano.
- Si tus clientes siguen llamando o quieren pedirte cita en el momento, tras acabar su visita, podrás hacerlo desde tu tablet o móvil, con flowww me, la app de gestión de flowww. Como está sincronizada con tu base de datos y tu agenda en tiempo real, todas las citas que des desde ella, aparecerán inmediatamente anotadas en tu agenda de trabajo.
2. Confusiones con la venta de bonos y la gestión de las sesiones consumidas y pendientes.
Hasta ahora has estado vendiendo bonos y apuntando, mes a mes, los contratados por cada cliente y las sesiones que van gastando, marcando cada casilla del documento de Excel donde llevas el control de los consumos. Pero, ¿qué ocurre cuando un día con las prisas se te olvida y en vez de anotarlo tú como siempre, le toca atender a uno de tus trabajadores y se le pasa hacer esta gestión? Ya has perdido la cuenta y es probable que acabes haciendo sesiones de más o que sea el propio cliente el que tenga que aclararte la cantidad que se ha hecho desde que compró hasta la fecha.
No tener un control de las sesiones consumidas por tus clientes puede hacerte perder dinero y causar serios problemas de organización. Esto con un sistema de gestión online como flowww no te pasaría: con él, podrás controlar desde la propia ficha del cliente:
- Los bonos que tiene comprados.
- Cuántas sesiones todavía disponibles y cuántas gastó ya.
- Tomar la decisión de descontarle una sesión si falta a su cita sin avisar.
- Notificarle desde la app las sesiones que tiene pendientes.
- Segmentar tu base de datos y buscar a los clientes que tienen sesiones pendientes y que no tienen fecha para las próximas semanas, a fin de conseguir nuevas reservas y nuevas oportunidades de venta.
Si quieres saber más sobre la gestión de bonos y packs de tratamiento, échale un vistazo a este artículo recomendado: '10 Herramientas para la gestión de bonos y packs de servicios perfecta'.
3. No te acuerdas de una vez a otra de las necesidades, gustos y preferencias de tus clientes.
Escuchar al cliente, conocer sus gustos y necesidades concretas, y además, poder tenerlas siempre presentes, te ayudará a ofrecerles una mejor atención y un servicio excelente. Pero, ¿qué sucede cuando no te apuntas nada, tienes que recurrir a tu memoria o volver a preguntar lo mismo al cliente cada vez? Que al final, el cliente tiene que repetirte otra vez todo y esto da una impresión horrible. Denota falta de interés y resulta frustrante.
Puedes apuntártelo en una libreta en una ficha de cartón, que después guardarás en tu caja o extraviarás sin darte cuenta por algún rincón. Llevar el control de la información de tus clientes, usando papel u otros métodos tradicionales, te hará perder oportunidades de fidelización y de venta. La información es poder y te ayuda a personalizar la atención que ofreces, mejorando la satisfacción de tu clientes. ¿Quieres saber cómo hacerlo y dejar atrás, de una vez por todas, el papel?
Con flowww, podrás tener digitalizada toda la información de tu clientela y acceder a ella siempre que lo necesites, ya sea desde tu ordenador o desde tu tablet o móvil. Además, podrás:
- Añadir comentarios y avisos con la información más importante, sobre sus gustos, particularidades y necesidades especiales, cada vez que abras su ficha, consultes una de sus citas o vayas a abrir un ticket de compra a su nombre.
- Acceder a su historial de tratamientos, a fin de comprobar su trayectoria en tu centro y averiguar qué fue lo que mejor le funcionó y qué podrías recomendarle para satisfacer sus necesidades y ofrecerles la mejor solución.
4. Cada semana tienes problemas con los cierres de caja.
En más de una ocasión has tenido problemas con los cierres de caja y tienes que perder el tiempo, intentando averiguar el origen del descuadre. Puede tratarse de un cobro realizado con tarjeta, que fue detallado en efectivo; el uso de un cheque regalo, que no fue notificado, e incluso, una devolución en efectivo errónea.
La falta de dinero en caja te lleva de cabeza y a veces, has llegado a pensar que el encargado o uno de tus auxiliares saca de caja para la compra de revistas y no avisa, e incluso, que te puedan estar robando. ¿Cómo controlarlo y ayudarles a registrar cada movimiento en caja para evitar estos errores y malentendidos?
Con flowww, podrás:
- Crear tickets, siguiendo un sencillo paso a paso, que no dejarán lugar a dudas.
- Realizar facturas rectificativas por diferencias de una manera muy fácil, dejando registro de las devoluciones en tu sistema.
- Realizar cierres de caja con éxito, al contar con un asistente, que te permitirá contar la cantidad recaudada con cada método de pago de una manera más sencilla y sin margen de error. Al tenerlo todo registrado, no habrá posibilidad de equivocación.
5. De vez en cuando tienes roturas de stock.
Un día te das cuenta que te has quedado sin productos o que los que te quedan no son suficientes para pasar la semana y te toca salir de urgencia a comprar a alguna tienda del barrio, mientras haces un pedido a toda prisa. Al suceder esto, puede suceder que, no puedas realizar una venta o que vayas escaso de producto para atender a tus clientes. Esto te hace perder oportunidades de venta y rebajar la calidad de tu servicio.
¿Cómo ponerle solución y evitar problemas similares en un futuro? Con un sistema online como flowww, podrás llevar el control de tu stock de productos de venta y de uso interno, realizando las siguientes acciones:
- Configurar el número de unidades mínimas que deberás tener para poder atender al cliente o vender, mientras esperas el pedido. Al ponerte la cantidad en rojo, sabrás que tienes que realizar un pedido a tu proveedor y que puedes seguir trabajando sin problema.
- Subir productos nuevos y anotar las unidades, que te entran con cada pedido.
- Configurar los consumos de producto y material, que realizas con cada tratamiento, para que se descuenten automáticamente cuando valides la cita. Así, por cada tratamiento que realices o cada producto que vendas, se descontarán los productos de tu stock, sin que tengas que hacerlo a mano.
- Realizar un control de tu inventario será mucho más fácil y rápido. Sólo tendrás que vigilar la fecha de caducidad de tus productos y ordenarlos adecuadamente para ir vendiéndolos y usándolos de acuerdo con este patrón.
- Si el cliente devuelve productos, podrás realizar una factura rectificativa por diferencias y estos volverán a sumarse al stock.
Extra: No tienes el control que te gustaría sobre tu personal.
No sabes si tu personal ha sido puntual, si ha venido todos los días o cuál es la mejor manera de realizar los turnos de trabajo. ¡Esta tarea te trae de cabeza y te falta tiempo para ponerle solución!
Si quieres aprender a tener un control total sobre la actividad de tu personal, con flowww, podrás:
- Asignarles turnos de trabajo, adaptados a sus necesidades y al ritmo de tu negocio. De acuerdo con ello, recibirán citas como parte de su rutina de trabajo diaria.
- Registrar su jornada, mediante un sistema de fichaje que te ayudará a realizar un Control de Presencia 100% efectivo y alineado con la nueva normativa.
- Analizar su productividad y compromiso con tus objetivos, asignándoles comisiones por realización de servicios y por ventas. Después, podrás acudir al informe de comisiones y evaluar el desempeño de cada uno de tus profesionales y cuánto han acumulado en un mes.
¿Has observado alguna de estas señales? Si quieres dar un paso hacia el cambio y mejorar la gestión de tu negocio, haz clic en la imagen que te dejamos a continuación. Aprende cómo flowww puede apoyarte en tu día a día y las ventajas que podrás disfrutar al usar un ecosistema digital.
