Muchas veces el ritmo frenético del día a día, el querer ganar tiempo y ser siempre puntuales, puede interferir un poco en la atención que ofrecemos al cliente. No lo podemos mimar tanto como querríamos, ¿verdad? Pero lo cierto es que siempre hay tiempo para todo, sólo hay que aprender a dosificarlo bien.
Por eso, es muy importante diseñar un protocolo para cada servicio, en el que se contemple perfectamente el tiempo dedicado al servicio en sí, a la preparación del cliente y a la venta, así como el precio y el número de sesiones recomendadas para obtener siempre los mejores resultados.
Tener esto bien organizado y planificado, te ofrecerá una hoja de ruta para sacarle el máximo partido a cada servicio y para ofrecer al cliente una experiencia inmejorable. Ahora, ¿cómo garantizar el cumplimiento del protocolo y de los tiempos pautados?
Para ayudarte a conseguirlo, hoy vamos a darte 5 consejos de gestión para estética, que te permitirán optimizar la gestión de citas, ser más eficiente y organizar mejor tu tiempo. ¡Tener un negocio más productivo y ofrecer una experiencia única a tus clientes es posible!
Consejos de gestión para estética: Cómo ganar más tiempo entre citas, sin interferir en la calidad de la atención al cliente
1. Pauta bien el tiempo o duración de tus servicios.
Para conseguir los resultados que deseas y que te de tiempo a atender correctamente al cliente, deberás analizar la duración real de cada servicio, cuánto tardas en hacerle pasar y en prepararlo y cuántos minutos extra debes destinar para realizar recomendaciones, hablar con el cliente y dejar que se vista tranquilamente.
Establecer bien los tiempos es vital para poder llevarlo todo al día, mientras te tomas el tiempo necesario para cuidar los detalles y proporcionar al cliente la experiencia que espera recibir, de acuerdo con el tiempo y dinero invertido. La estética no es como una fábrica: no se puede producir en serie. No se hacen manicuras, ni masajes de forma automática, ni tampoco tratamientos faciales, que requieren de un alto nivel de detalle y precisión con prisas.
El secreto está en encontrar el equilibrio entre la duración de los servicios, el momento de atención personalizada, y la relación tiempo-dinero. Balancear productividad con calidad es posible, si consigues hacerlo todo a buen ritmo.
2. Presta atención a los tiempos: equilibra el tiempo de conversación y el tiempo de servicio para no pasarte de la hora.
Si tienes un protocolo pautado te será mucho más fácil trabajar con los tiempos. El tiempo de servicio será el establecido (15', 30', 45', 1 hora o más). Pero, ¿qué sucede si el servicio te lleva más tiempo del que debería? En ese caso, asegúrate que marcar una duración límite, que incluya estos minutos extra y no pierdas vista del reloj.
Si tienes que prescindir de la recomendación o de los consejos extra que sueles dar, podrás ahorrártelos y mientras acompañas al cliente a recepción. Así, podrás seguir conversando con él o pasarle el testigo a tu compañero/a en recepción, quien ya tendrá la ficha del cliente abierta tras recibir la cita validada y la orden de pago en caja. Mientras tanto, tú podrás volver a cabina para higienizarla, cambiar la sábana y organizar tus productos, dejándolo todo listo para la próxima cita en cabina, ya estés tú u otro profesional.
Por contra, si notas que has ido más rápido de lo habitual y aún te sobran unos minutos, podrás aprovechar para profundizar en tu conversación, mientras le muestras uno de tus productos en cabina y se lo das a probar.
3. Si el cliente va a realizarse varios servicios seguidos, la agenda aplicará un algoritmo que optimizará el tiempo de la cita.
A parte de llevar un control de los tiempos dentro de la duración de la cita, podrás apoyarte en un sistema de gestión online especializado en estética como flowww. ¿Cómo puede ayudarte a ganar tiempo?
En este caso, si el cliente tiene cita para dos o más servicios seguidos, flowww aplicará un algoritmo de optimización de forma automática en tu agenda. ¿Cómo funciona? Por ejemplo, imagínate que el cliente agenda 3 sesiones seguidas de láser para varias zonas o 3 tratamientos seguidos de la misma familia, por ejemplo, de un pack de rejuvenecimiento facial. Si puedes hacerlo todo en la misma cabina, el sistema aplicará una reducción automática de tiempos en función de las combinaciones definidas con el equipo de producción de manera totalmente personalizada y a medida.
Esto te evitará tener que realizar ajustes manuales y te ofrecerá mucho más espacio en la agenda, ahorrando los minutos de preparación del cliente por cada nueva cita y además, ganando tiempo para atender a más clientes a lo largo del día.
4. Activa la optimización de la agenda para reducir los huecos vacíos y horarios improductivos.
Otra manera de ganar tiempo cada día es evitando huecos improductivos y difíciles de llenar en tu agenda. Por ejemplo, huecos de 10-15 minutos que sólo puedes llenar con servicios exprés y que habitualmente, no suelen reservarse solos. ¿Qué puedes hacer? O bien, propones al cliente, que tienes antes de ese hueco, hacerse un servicio exprés complementario en el momento para aprovechar el tiempo y aumentar su ticket medio, o bien, tomas medidas para evitar que esto suceda.
Habitualmente, estos huecos suelen producirse cuando te entran citas online de distinta duración, reservadas por los clientes. Tu equipo siempre intenta buscar los mejores horarios para evitar este tipo de descuadres, pero cuando las citas entran desde la app, tu web o tus redes sociales, el cliente no sabe si está dejando huecos. Reserva en la hora que mejor le viene y ¡listo!
Para mejorar este procedimiento, flowww te permite optimizar tu agenda y tus citas online, activando la opción de ofrecer al cliente que reserva online horarios inmediatamente anteriores o posteriores a otra cita ya reservada, de manera que vayan entrando 'pegadas' entre sí. Así, conseguirás llevar una gestión de reservas más eficiente y productiva.
5. Pide a tus clientes que sean puntuales para evitar esperas al resto de clientes y dejarte tiempo para prepararte.
Por último, que tus clientes sean puntuales ya no depende de ti al 100%, pero sí que podrás hacer algo para incentivarlos y mejorar su compromiso con sus citas y el horario que les has asignado.
- Añade un pie a tus emails y mensajes push, así como en tus mensajes de recordatorio de cita, solicitando a tus clientes puntualidad para poder ser atendidos siempre en su horario y sin tener que esperar, ni soportar retrasos.
- Después, a los clientes que hayan llegado puntuales podrás regalarle un lote de puntos simbólico para que vayan acumulando en su cuenta y puedan gastarlos en el pago de sus servicios y en sus compras de bonos, packs y productos. Aprovecha para fidelizarlos, haciéndolos participar en tus programas de fidelidad - desde el Programa de Puntos, hasta el Programa de Tarjetas 'Invita a un Amigo'.
Los retrasos provocados por clientes que llegan tarde, acaban afectando a tu ritmo de trabajo, a tu humor y a tu capacidad para ofrecer una atención al cliente de calidad. Cuidar este aspecto te ayudará a preservar el equilibrio y a llevar una organización más cuidada y fluida en tu día a día.
¿Quieres saber más sobre cómo optimizar tu agenda, trabajar de forma más eficiente y ser más productivo? Aprende a ganar más tiempo entre citas con flowww, preservando siempre la calidad de la atención que ofreces a tus clientes. ¡Hay tiempo para todo!
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