El día a día de un negocio con el tuyo está compuesto por una serie de tareas de gestión, que deberás realizar con constancia y rigor para que todo vaya sobre ruedas. Estas actividades se suman a tu trabajo diario de atención a los clientes y a veces, esto te lleva de cabeza, tienes que hacer horas de más y sientes que te gustaría tener más tiempo para tratar a tus clientes y desarrollarte en tu profesión.
Si quieres ahorrar tiempo cada día en estas gestiones para poder dedicarlo a ofrecer una mejor experiencia a tus clientes y además, llevarlo todo al día, para empezar deberás hacer una lista con las tareas de gestión que realizas a diario.
Para ayudarte, hoy hemos creado una checklist de gestión para tu negocio, acompañada de 10 tips, que te permitirán realizarlas de una manera más ágil y sencilla. No pierdas el tiempo e ¡implementa estas soluciones de gestión, paso a paso!
Checklist de gestión para ahorrar tiempo en tu día a día
1. Cada mañana dedica unos minutos a ver tu agenda y a organizar el trabajo de tu equipo. Con una agenda online inteligente, tendrás organizado tu trabajo por auxiliares y cabinas, por lo que sólo tendrás que visualizarla, crearte una hoja de planificación con tu agenda de trabajo diaria y asignar las tareas extra que realizará cada uno.
Además, podrás comprobar los auxiliares que trabajan en cada turno, para poder organizar su trabajo de una manera más ágil.
2. Ahorra tiempo al agendar tus citas. Evita que tu recepción se colapse con llamadas y que tu teléfono eche humo con peticiones de cita y mensajes con consultas a todas horas, ofreciendo citas online a tus clientes a través de varios canales: app, Facebook y web. Con ello, tus clientes podrán pedir cita cómo y cuándo quieran sin tener que esperar a que estés disponible o tu centro esté abierto. Seguirás cogiendo citas por teléfono, pero te estarás ahorrando mucho tiempo al tener disponible un calendario de citas online.
3. Consulta en tu agenda el tipo de clientes que tienen su cita para el día de hoy. Para ofrecerles el mejor servicio y atención, visita su ficha de clientes y prepárate para recibirlos, conociendo de antemano sus necesidades y particularidades, si se trata de una sesión del bono que tienen contratado e incluso, qué tipo de productos y servicios puedes ofrecerles tras su visita. Explora la herramienta de productos y servicios relacionados con el tratamiento que tienen agendado y apúntate las sugerencias. Si llevas todo preparado, aprovecharás cada minuto y cada oportunidad de venta.
4. Revisa cada día el nivel de stock, contacta con tus proveedores y organiza tu inventario. Con la ayuda de un software de gestión, podrás visualizar rápidamente cuántas unidades te quedan de cada producto de venta o de consumo interno y saber si tienes que hacer pedidos próximamente a tus proveedores. Cómo no tienes que descontar las unidades a mano cada vez que vendes o usas un producto, tener un programa de gestión de stock te ayudará mucho a tener tu inventario actualizado. Cuando te llegue el pedido, sólo tendrás que añadir las unidades a tu stock y ubicar los productos en tu almacén y estanterías.
5. Facturación diaria, cierres de caja y movimientos diarios. Con un ecosistema digital como flowww podrás ahorrar mucho tiempo en las cuentas de tu negocio. Gracias a las herramientas de facturación, podrás ahorrar tiempo en recepción al cobrar tus servicios, gracias a lo fácil que te será realizar tickets automáticos al validar tus citas y al añadir productos y bonos. Además, podrás consultar si alguno de tus clientes tiene pagos pendientes, realizar cierres de caja perfectos, sin tener que perder tiempo en cuentas manuales y llevar tus pagos al día.
6. Automatiza tus mensajes para no tener que estar enviándolos día a día, a mano. Con flowww podrás automatizar el envío de SMS y mensajes push de recordatorio de citas y de felicitación de cumpleaños para que no tengas que estar preocupándote de llamar al cliente cada vez o de revisar tu agenda siempre el día antes para enviarle un mensaje a todos los que tienen una cita agendada. Perderías mucho tiempo y se te podría pasar algún día.
7. Programa tus acciones de marketing con tiempo y automatiza tus tareas de marketing más repetitivas con los workflows. Olvídate de enviar mensajes push con promociones cada vez, o emails de seguimiento y fidelización cada día. Te pasarías toda la jornada ocupado con ello. Programa una vez y ¡deja que flowww se ocupe de disparar tus acciones cuando quieras o cuando un cliente cumpla con las condiciones que has dejado marcadas en tu workflow!
8. En el día a día, también hay tareas extra que organizar y realizar. La limpieza del local y de la ropa de hogar (toallas, albornoces, sábanas o capas), así como el acondicionamiento de materiales y equipos, la reposición de consumibles y producto desechable, también son tareas imprescindibles. Para que se realicen cada día con total puntualidad, asígnalas cada semana a tus auxiliares y realiza rotaciones para que cada vez se ocupen de una zona o tarea distinta. La limpieza y máxima higiene de un establecimiento abierto al público es vital, porque de ello depende la imagen del centro y las sensaciones de tus clientes.
9. Ambientación del local. Otro de los aspectos que debes cuidar al detalle es la decoración y ambientación musical de tu negocio. Para que todo esté perfecto, realiza mantenimientos periódicos en los muebles, tapizados y pintura, riega las plantas con asiduidad y compra flores frescas. De vez en cuando, renueva algún elemento de tu decoración para refrescar tu imagen y llamar la atención de tus clientes. Juega aromas suaves, ofrecidos por velas y aceites aromáticos. Si dedicas un rato cada día a esto, no te supondrá un problema a largo plazo.
10. Realiza una previsión de los 'amenities' y productos de consumo para tus clientes para comprarlos o encargarlos con tiempo. Desde las cápsulas de leche y café, el agua, los productos de higiene íntima o las revistas. Contacta con tus proveedores y realiza un pedido con tiempo, antes de que se te acaben. En el caso de las revistas, para no tener que salir cada vez, suscríbete a unas cuantas para que te las envíen al centro.
Si quieres agilizar el día a día de la gestión de tu negocio, empieza a aplicar estos tips de ahorro de tiempo y a utilizar las herramientas de flowww. Nuestro ecosistema digital hace tu vida más fácil y te ayuda a hacer crecer tu negocio. ¡Pruébalas ahora gratis!
