Estos días de confinamiento pueden dar para mucho si somos organizados y tenemos un plan de tareas eficiente. No por tener el centro cerrado, vamos a dejar de trabajar, ¿verdad? Ahora, más que nunca, todos necesitamos hacer un esfuerzo para seguir adelante y prepararnos para cuando todo pueda volver a la normalidad.
La reapertura de tu negocio está cerca y ¡debes estar listo! Mientras tanto, deberás aprovechar el tiempo que tienes para poner orden y realizar las tareas, que habitualmente dejas para otro día. Con flowww, podrás organizar tu negocio, también desde casa, al poder acceder a él desde tu ordenador de casa e incluso, desde tu tablet o smartphone.
Poder contar con toda la información de tu negocio digitalizada y disponible en un solo lugar en pocos clics, te ayudará a ser más eficiente, productivo y organizado. Pero, ¿qué puedes hacer para conseguirlo? ¿Cómo puedes aprovechar el tiempo para ponerte al día y dejar todo listo para la reapertura?
Si necesitas ideas, hoy compartimos algunos consejos de gestión para poder desarrollar estas tareas de una manera más inteligente y eficaz, apoyándote en flowww.
5 Tareas para organizar tu negocio con las puertas cerradas
1. Reorganiza tu agenda y cancela las citas para las próximas semanas de forma masiva.
Ahora que has tenido que cerrar tu centro de forma temporal, se te han quedado sin atender muchos clientes que tenían agendada su cita para esta semana y las próximas. Es cierto: ésta es una de tus mayores preocupaciones en este momento. Cancelarlo todo y garantizar a los clientes una nueva reserva para otra fecha.
Para ayudarte a realizar esta tarea, flowww te ofrece dos soluciones para reorganizar tu agenda y recuperar la ocupación a tu vuelta: la cancelación y reserva masiva de citas.
Para ello, con la ayuda del Departamento de Soporte de flowww, podrás tener todas tus citas a futuro marcadas como 'no asistidas' de forma automática y, cuando tu agenda esté disponible de nuevo, los clientes recibirán un mensaje para reagendar el mismo servicio, en nueva fecha y horario.
Mientras tanto, podrás extraer un listado de estas citas 'no asistidas' y realizar un seguimiento por llamada y email a los clientes que quedaron pendientes. Así, te será más fácil mantenerlos interesados y hacerlos sentir bien atendidos.
2. Aprovecha para limpiar y poner orden en tu base de datos.
Para ello, podrás apoyarte en las herramientas de gestión de clientes de flowww. Con ellas, podrás detectar duplicidades en tu base de datos. ¿Cómo hacerlo?
- Rastrea y saca una lista de contactos duplicados, falsos o pendientes validar. Para que estos contactos no ensucien tu base de datos y no te ofrezcan información confusa, deberás organizarlos y empeñarte en las tareas de fusión de las fichas de los clientes que tengan datos personales similares, en la eliminación de perfiles de test o con información falsa, así como en la validación de los contactos que pidieron cita online y quedaron pendientes de validar.
- Diseña un protocolo de organización para almacenar la información de tus clientes. Muchas veces la base de datos se ensucia debido a la falta de un sistema de organización y de un protocolo a seguir. Por ejemplo: cada día intenta seguir el mismo criterio a la hora de dar de alta a los clientes, realizando una toma de datos rigurosa y validando los contactos pendientes.
- Enriquece las fichas de los clientes con información de valor. Haz un rastreo en tu base de datos y aprovecha el tiempo para anotar comentarios sobre el estado del cliente, su etapa del ciclo de vida o sus particularidades, añade etiquetas personalizadas para categorizarlos e incluso, configúrate avisos para recordar que este cliente, por ejemplo, está pendiente de reagendar la cita tras la cancelación.
3. Analiza tus resultados trimestrales, ponte al día con las facturas y con tus impuestos.
Estos días también son ideales para parar y sentarte a analizar los resultados trimestrales de tu negocio. Al tener que haber cerrado tu negocio, ahora tendrás que centrarte en cómo sobrevivir a esta situación y ver cómo afectará a tus resultados globales de estos meses.
En abril, viene la declaración de impuestos del trimestre, como son el IVA y el IRPF, por tanto, de paso que realizas un análisis de tu negocio, apoyándote en las estadísticas e informes de flowww, podrás comenzar a realizar una valoración de los gastos del mes y una predicción para las futuras semanas.
Para ello, podrás apoyarte en el Modelo de análisis de negocio flowww, en el que podrás ir anotando los resultados de facturación y ventas de los meses anteriores y del mes de marzo, realizar una comparativa con los datos obtenidos en el primer trimestre de 2019 y después, poder hacer una valoración de la evolución.
4. Estudia la mejor manera de reducir gastos, mientras carezcas de la cantidad de ingresos habitual.
Además, con este documento y la ayuda de los informes de rentabilidad y de flujo de caja de flowww, podrás hacer hacer balance de gastos e ingresos para poder priorizar, poner en orden tus facturas y tratar de reducir al máximo para poder mantener la estabilidad y no perder dinero.
Por ejemplo: tienes unos gastos fijos y variables, que debes abonar cada mes (o de manera bimensual o trimestral), como puede ser el caso de Alquiler | Luz | Agua | Teléfono e Internet | Suministros de producto para consumo interno y venta | Pago del renting de equipamientos | Sueldos del personal.
Por eso, si tienes el centro cerrado al público, podrás reducir algunos gastos, aplazar su pago o suspenderlo temporalmente, a fin de adaptarte a una situación en la que no estás percibiendo ingresos y tienes que pagar con los beneficios cosechados en los meses anteriores.
5. Aprovecha estos días para realizar tareas, que habitualmente no puedes hacer.
Por último, podrás dedicar el tiempo que te queda para ponerte al día con las tareas que has ido postergando, que realizas cuando tienes tiempo o delegas en tu personal porque tu no llegas:
- Extrae un listado de los clientes que tienen pagos aplazados o pendientes, para poder tenerlos presentes y reclamarlos a la vuelta, tratando de atraerlos a centro y facilitando su pago.
- Comprueba tu stock, ponlo al día y analiza cuáles son los productos que mejor se venden y los que tienen menos salida, para poder actualizar tu stock a la vuelta y realizar los pedidos pertinentes.
- Estudia posibles entradas de ingresos para estos días en los que tu centro está cerrado, como puede ser el caso de la oferta de servicios de consultoría online.
- Diseña un plan de comunicación para estos momentos de crisis, aplicable a tus redes sociales y a tus acciones de marketing.
- Dedica tiempo a formarte y a ofrecer materiales de aprendizaje a tu equipo para volver con más conocimientos e ideas.
¿Qué te ha parecido la idea? Ponte en marcha con estas tareas, apoyándote en flowww y en los recursos que ponemos a tu disposición para mejorar la organización de tu negocio. Si quieres saber más, haz clic en la imagen que te dejamos justo abajo.
