¿Alguna vez te has encontrado en la situación de tener el despacho inundado de papeles, que revisar y archivar? Te vas dejando su organización para otro día, por falta de tiempo o porque te sientes sobrepasado por el trabajo que supone poner al día el papeleo. Cuando llega el inevitable momento sentarte a organizar, te pasas horas y horas, hasta dejarlo todo listo.
El problema es que esto tiende a repetirse cada cierto tiempo y has empezado a plantearte si haces bien en usar todavía el papel, con tickets, facturas y presupuestos impresos, cartas e incluso, enormes hojas de planificación, que lo único que hacen es ocupar espacio. Además, a veces, has pensado si es seguro tener sólo ciertos documentos en formato papel, como por ejemplo, documentos importantes, firmados por ti, tus empleados o tus clientes (como por ejemplo, hojas de consentimiento y contratos) e incluso, historiales y fichas de cliente.
Siempre se ha pensado que el formato físico era seguro y que tenerlo todo archivado en la oficina, permitía acceder a ello en el momento adecuado. Lo cierto es que esto te ha funcionado muy bien hasta ahora, pero al avanzar tanto la tecnología, surgen nuevas necesidades y métodos de trabajo.
Además, los negocios de estética y belleza han avanzado y han digitalizado su gestión. Se han quitado la mayoría del papel de encima y han conseguido ahorrar todo el tiempo, que dedicaban antes a la organización de los documentos. Si no quieres quedarte obsoleto, atento a estos consejos de organización de tus papeles más importantes (que todavía deberás tener impresos y guardados) y de digitalización de tu documentación y datos de uso diario. ¡Toma nota!
Tips para organizar los papeles en tu centro de estética y belleza
Empecemos por los documentos que debes mantener en formato físico, como por ejemplo, facturas de proveedores y albaranes, recibos e incluso, extractos bancarios o contratos de trabajo. Tal y como venías haciéndolo, podrás archivarlo todo por meses y por trimestres para poder tenerlo todo bien guardado para poder consultarlo o presentarlo. Incluso, si lo deseas, podrás escanearlos para poder tenerlo almacenado en tu ordenador o en la nube, usando aplicaciones online como Dropbox o Google Drive.
Para que todo lo demás, podrás optar por soluciones tan efectivas como:
- Apuesta por estanterías amplias con separadores, archivadores etiquetados y bandejas apilables.
- Pon sobre tu escritorio, un panel con papeles que debes atender con urgencia (como por ejemplo, una factura que debes pagar en los próximos días, las entradas impresas para la feria a la que irás próximamente, o una lista de productos en stock, que deberás revisar, por ejemplo).
- Usa un método de organización eficaz. No disperses tu documentación en distintas carpetas. Todo lo relacionado con un mismo tema, ponlo junto y bien etiquetado.
- Saca partido a tu estantería y usa un sistema lógico de organización: lo que menos utilices y tengas claro, arriba del todo; a una altura media y baja, todo lo que tengas en curso y gastes con frecuencia o a diario. De la misma manera, si tienes documentos, equipos o dispositivos, que debes guardar de forma segura, utiliza cajas y armarios con llave para almacenarlos. Así, te será mucho más fácil tenerlo todo ordenado y cada elemento tendrá su lugar.
¿Qué documentos puedes tener digitalizados y almacenados en un solo lugar?
La respuesta es muy fácil: todo lo relacionado con tus clientes y con tu facturación. Tener digitalizada y almacenada en la nube toda esta información, poder acceder a ella cuando quieras y usarla en tu trabajo diario, sin tener que ir al despacho y ponerte a abrir cajas y archivadores, ¡vale todo el oro del mundo!
Te permitirá ahorrar tiempo en gestiones, sí, pero sobre todo, te evitarás errores, malentendidos y muchos dolores de cabeza, ocasionados por un posible extravío de información, que sólo tenías en papel.
Y así es como puede ayudarte un software de gestión online como flowww. ¡Veamos cuáles son los principales documentos, que podrás generar y almacenar online!
- 1. La ficha de tus clientes:
En ella, no sólo podrás colectar la información más importante de tus clientes, sino también, todos los documentos, relativos a su actividad como cliente en tu centro. Por ejemplo:
- Su historial de cliente.
- Los formularios de diagnóstico.
- Los bonos que tiene comprados y las sesiones que tiene pendientes de uso.
- Los documentos de consentimiento, que ha firmado (para darte su autorización para el envío de comunicaciones comerciales, para el tratamiento de sus datos personales y médicos, para la realización de determinados tratamientos, etc).
- Fotografías del antes y el después de un determinado tratamiento, para documentar su evolución.
Al tener toda esta información digitalizada y almacenada en un sistema online, garantizas su seguridad. No hay pérdida posible, ni fugas de información, como si podría suceder con un documento en formato físico. - 2. Tu facturación:
¿Te imaginas tener todas tus facturas impresas, amontonándose sobre la mesa? Si has vivido esto, sabrás de lo que te hablamos. ¡Todo un caos! ¿No sería genial poder generar automáticamente facturas a tus clientes y dejarlas guardadas online, sin la necesidad de imprimir?
Con flowww, podrás mantener toda esta documentación almacenada y consultarla siempre que quieras, realizando una búsqueda por fecha o concepto. Además, si tienes que anular facturas y efectuar un abono, podrás hacerlo cómodamente online, sin que suponga un papel más o trabajo extra. Todo es más fácil, rápido y cómodo de gestionar.
Por otra parte, si quieres llevar un registro de tus gastos e ingresos, ya no necesitarás sacar todos tus archivadores, calculadora y libreta para ponerte a sacar cuentas. Sólo necesitas abrir tu informe de flujo de caja para poder ver en pocos minutos cuál ha sido el desempeño de tu negocio y analizar los indicadores básicos. - 3. Tu agenda de citas:
Si bien esto no es un documento en sí mismo, su uso en papel si que lo convierte en uno. Ponte en situación: imagina que te llevas la agenda a casa en el bolso y la pierdes. En ella, tenías citas apuntadas para los próximos 2 meses y ahora ya lo has perdido todo. ¡Wow, qué faena!
Para evitarte este problema, apuesta por una solución tan fácil como dejar atrás la agenda en papel y pasarte a un sistema online, que lleve integrada una agenda inteligente, en la que no sólo puedas registrar las citas de los clientes que te llaman o se pasan por tu centro, sino también, la de los clientes que prefieren realizar sus reservas online, ya sea desde la app o desde tus canales online (Facebook, Instagram o tu página web).
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- 4. Tus estadísticas e informes:
¿Hasta ahora cómo sacabas cuentas o evaluabas tu negocio? Probablemente, con una hoja de Excel o simplemente, revisando los beneficios del año en tu libro de contabilidad. Fin. ¿Te imaginas poder saber cuánto has facturado respecto al año pasado, cómo han ido tus ventas o cuántos nuevos clientes te han entrado este mes, trimestre o año?
Con flowww, no sólo podrás extraer en pocos minutos la información que quieres conocer, sino que además, podrás descubrir nuevos indicadores, que te ayudarán a llevar un mejor control sobre tu negocio, tales como lo que gasta de media tu clientela, los servicios que mejor se venden o el índice de productividad de tu personal. Todo eso y más con las estadísticas e informes de tu sistema. - 5. Tu inventario de productos:
¿Cuándo haces inventario en qué te basas? Puede que trabajes con una lista en papel con celdas, en las que anotarás el stock actual de cada producto e incluso, la fecha de caducidad de los mismos. Para que no se te pase nada, probablemente, tengas que dedicar un tiempo a hacer inventario cada semana y esto, sumado a las tareas de gestión diarias, ya supone un extra al que muchas veces te cuesta llegar.
¿Cómo ahorrarte esta tarea y agilizar tu gestión? Con flowww, no necesitarás tener ningún documento en físico para controlar tu stock, lo tendrás todo online. Sólo tendrás que dar de alta tus productos cuando los recibas tras cada pedido, configurar un número de unidades mínimas y ¡empezar a funcionar! Por cada producto que vendas o consumas, aparecerá descontado de tu stock de manera automática. Suena genial, ¿verdad? Pues el tiempo que te ahorrarás con ello, realmente lo es.
Tendrás tu stock actualizado siempre en tiempo real y ya no tendrás necesidad de estar cada semana revisando tu inventario. Sólo tendrás que hacerlo de vez en cuando para comprobar si tienes productos con una fecha de caducidad próxima y cuando tengas que colocar los nuevos productos en la estantería. ¡Listo! - 6. Tus tarifas y listas de precios:
Hasta ahora, has tenido siempre tus tarifas en papel u organizadas en una hoja de Excel en tu ordenador. Cada vez que querías dar de alta un producto o cambiar un precio, tenías que hacer malabares e imprimir nuevas copias para que tu personal, tuviera presentes los cambios y no terminara por cobrar con el precio antiguo.
¿En qué te ayuda un sistema online como flowww? Ya que tienes tu agenda online, tu facturación y tu base de datos de clientes en la nube, ¿qué tal si le asocias también tu tarifa y te olvidas de confusiones? Así, podrás dar de alta productos y cambiar precios, tengas uno o diez centros, y tenerlo todo actualizado cuando vayas a hacer el ticket a cada cliente.
El sistema de facturación tomará la información de precios y de nuevos servicios, productos, bonos o packs, y la pondrá a tu servicio para que puedas facturar al cliente exactamente lo que ha consumido o desea comprar en el momento. ¡Lo tendrás todo integrado y accesible desde el mismo lugar! Di adiós a las listas de precios desactualizadas y a las confusiones de tu personal. - 7. El registro de jornada de tu personal y control de presencia:
Por último, ahora con la nueva normativa de registro de la actividad de los trabajadores, tu negocio tiene la obligación de llevar un control sobre los horarios de entrada y salida de cada profesional. Si hasta ahora, venías haciéndolo con la ayuda de una planilla semanal, en la que tus trabajadores firmaban al lado de su nombre; con un sistema online como flowww, podrás tener informatizada esta rutina de Control de Presencia.
Tu personal, al llegar al centro, entrará con su usuario y contraseña al ordenador de recepción y fichará antes de iniciar su jornada. De la misma manera, cada vez que salga del centro, ya sea a la hora de comer o al finalizar el día, deberá registrar su salida. Así, si alguna entidad de solicita los registros de jornada, ya no tendrás que presentar estos documentos en papel y demostrar su fiabilidad; sólo tendrás que exportarte el registro del mes, trimestre o año. Olvídate de sacar el archivador con todos los registros semanales y tenlo todo digitalizado y accesible en un clic.
¿Qué te ha parecido la idea? Tenerlo todo almacenado online, no sólo te ayudará a reducir la cantidad de documentación a organizar, archivar y almacenar en tu oficina, sino también, te ayudará a garantizar la seguridad y el rápido acceso a los usuarios con permisos de administración, es decir, tú como dueño del negocio y tu encargado.
Si quieres llevar la innovación a tu negocio y dar un paso hacia la digitalización de tu gestión, apóyate en flowww. Si quieres saber cómo empezar, haz clic sobre la imagen que te dejamos justo abajo.
