Diferencias entre un centro de estética y un supercentro de estética

Si tienes un centro de estética y consideras que ya lo tienes todo para llevar la gestión de tu negocio es porque todavía no conoces flowww. ¿En qué nos basamos para afirmar esto? En algo muy simple, pero al mismo tiempo muy importante: en la especialización. Algunos tipos de negocio se pueden permitir trabajar con un programa de gestión básico y con herramientas genéricas, que los asista en tareas como la venta de productos o la gestión de una cartera de clientes.

Si bien, es cierto que en tu centro de estética también realizas estas tareas, la realidad es que tu gestión es mucho más compleja y requiere de herramientas específicas propias de una solución tecnológica especializada en negocios de estética, ya que necesitas tener en cuenta las necesidades y seguridad del cliente que atiendes, planificar los servicios del día, de acuerdo con la disponibilidad de tus equipos, espacios de trabajo y profesionales para dar una cita, e incluso, poder llevar un control total sobre el diseño de tu tarifa, así como sobre tus ventas y facturación.

Si tú trabajas cada día para especializarte y ofrecer la mejor experiencia a tus clientes, ¿por qué sigues usando un programa con herramientas básicas y genéricas? Si quieres mejorar y crecer para convertirte en un 'supercentro' de estética, necesitarás algo más:

• Específico y avanzado.
  
  
• Configurable y adaptable.
  
  
• Centrado en ayudarte a mejorar la organización de tu centro y a aumentar su eficiencia, productividad y rentabilidad.
  
  
• Enfocado en mejorar la experiencia y relación con el cliente.

¿Quieres saber de qué se trata? Si tu gestión te pide más y sabes que necesitas cambiar de sistema, pero no sabes exactamente qué es y cómo hacerlo, ¡toma nota! Hoy te contamos algunas de las diferencias claves entre un centro de estética cualquiera y un centro que ha dado un paso más y ha apostado un ecosistema digital especializado en belleza y bienestar para poder mejorar, crecer y destacar.

Diferencias entre un centro de estética y un supercentro de estética

Como has podido intuir, la diferencia no está en el tipo de servicios y productos que ofreces, ni en la decoración de tu centro. Ahora, los negocios de tu sector están más preparados que nunca y las diferencias cada vez son menos notables a este nivel. Un centro de estética brilla y destaca por otras razones como:

• La calidad de la atención y experiencia que ofreces al cliente.
  
  
• La capacidad para innovar y sorprender a los clientes y público objetivo.
  
  
• La mentalidad empresarial de su dueño y su habilidad para gestionar el negocio de manera eficiente, ágil y profesional, siempre con una estrategia en mente y unos objetivos muy claros y bien definidos.

El cliente cada vez valora más poder ser autónomo en la reserva y pago anticipado de citas, así como en la compra o contratación de tratamientos y productos sin esperas; ser atendido a su hora cuando llega al centro, que lo traten bien y se acuerden de lo que más le gusta y necesita, y por supuesto, que le ofrezcan siempre los mejores resultados.

Sabiendo esto, es importante que conozcas las herramientas que te ayudarán a evolucionar y a marcar la diferencia.

Funcionalidades especializadas que marcarán la diferencia y te ayudarán a convertirte en un supercentro de estética.

1. Ficha de cliente especializada.

Una ficha de cliente básica recopilaría datos como el nombre y apellidos del cliente, su dirección, su edad y sexo, su teléfono e incluso, su dirección. Si bien, en un software especializado como flowww también te ofrece estas opciones, te da mucho más. 

Cada ficha de cliente es un completo archivo sobre la trayectoria del cliente, ya que en ella, podrás almacenar información tan importante como:

• Origen del contacto, es decir, cómo te ha conocido o a través de qué canal ha iniciado la relación con tu centro: Instagram, Facebook, Google My Business, un anuncio en redes sociales, una cuña de radio, un anuncio en la televisión local, un faldón en un periódico o revista, así como un folleto o a través de un amigo.
  
  
• DNI del cliente + DNI del tutor legal en caso del que el primero sea menor de edad. Así, te será mucho más fácil llevar un control de los permisos, autorizaciones y consentimientos a la hora de realizar determinados servicios, enviarle comunicaciones o publicar fotos en tus redes sociales.
  
  
• Comentarios y avisos sobre el cliente, que te ayudarán a capturar la información clave del cliente que no cabe en ningún otro apartado y que es importante que recuerdes. Los comentarios se ven cuando abres la ficha del cliente, mientras que los avisos se programan para que te salten en pantalla cuando vas a realizar acciones como consultar su ficha, darle una cita o cobrarle.
  
  
• Historial completo del cliente, con las citas a las que ha asistido y el tratamiento que se ha realizado en cada una de ellas y los servicios que tiene previstos para las próximas semanas o meses.
  
  
• Estado del cliente respecto al cumplimiento con la RGPD para el tratamiento de sus datos personales y el envío de comunicaciones comerciales. Con flowww, podrás obtener el consentimiento de los clientes de dos maneras: 
  
   - pidiéndoles que marquen las casillas, en caso de darte su consentimiento, al darse de alta desde la app de citas, el calendario de citas o el portal de reservas antes o después de reservar fecha y hora para un servicio.
  
  - cuando te visiten, haciéndoles firmar digitalmente un documento de consentimiento desde la app de gestión flowww me, instalada en una tablet o smartphone del centro.
  
  
• Bonos, packs y suscripciones contratadas, ya sea en tu establecimiento o desde tu e-commerce, integrado a tu app y portal de citas y ventas online. Tener presente todo lo que han comprado, las fechas y las sesiones que tienen disponibles, así como poder realizar acciones sobre ellas, te permitirá llevar un mayor control sobre los tratamientos. Para mejorar esta prestación, además, podrás contar con la opción de firma de sesiones de bonos para poder tener constancia de las fechas de consumo de cada sesión y de la validación por parte del cliente.
  
  
• Fotografías de perfil y del progreso del cliente durante un tratamiento. Podrás subirlas desde el ordenador o bien, apoyarte en la app flowww me, instalada en un teléfono o tablet, desde la cual podrás tomar las fotos o subirlas directamente a la ficha del cliente.
  
  
• Documentos y formularios, que podrás rellenar desde el sistema y firmar digitalmente desde la app de gestión flowww me. Poder tener la posibilidad de recopilar la firma y guardarla en la ficha del cliente online te ayudará a tener mayor control sobre los consentimientos del cliente y su información personal y médica.
  
  
• Presupuestos, que podrás diseñar a medida, añadiendo las sesiones de tratamiento y productos que desees recomendar al cliente. Conforme se lo entregues, podrás realizar un seguimiento y marcar su estado como 'Pendiente' | 'Aceptado' | 'Rechazado' | 'Vendido'. 
  
  
• Participación en tus programas de fidelización: En este caso, podrás visualizar cuántos puntos tiene acumulados el cliente y recompensarlo con más, e incluso, repartirle tarjetas del programa 'Invita a un Amigo' para que las entregue cuando te recomiende. Así, conforme vayan acudiendo a tu centro, podrás llevar un control de las fechas de uso y de los nuevos clientes que las han usado.

2. Agenda online para estética.

Una agenda genérica te ofrece la posibilidad de agendar citas y organizarlas por espacios de trabajo o profesionales. Eso está muy bien, pero necesitas mucho más para ser un supercentro: una agenda diseñada para estética con:

• Mover una cita, cancelarla o validarla en un clic. Ya sea desde el sistema o desde la app flowww me, podrás realizar acciones sobre la cita y modificarla cuando lo necesites sin tener que hacer ninguna otra tarea más.
  
  
• Citas online sincronizadas con tu agenda. Podrás ofrecer citas online, a través de diversos canales, dejando tu agenda abierta 24/7 para que el cliente pueda reservar a través de tu app o de tu página de reservas y ventas online, desde tus redes sociales, tu ficha en Google My Business, un anuncio, tu web, tus emails e incluso, a través de las respuestas automáticas a mensajes de WhatsApp, por ejemplo. Además, podrás ofrecerles la posibilidad de pagarlas online de forma inmediata y anticipada.
  
  
• Enviar recordatorios de cita automáticos por SMS y mensajes push, 24 horas antes de su visita. Así, conseguirás que tus clientes acudan a sus citas y si tienen que cancelar o mover su cita a otra fecha, podrán hacerlo gracias al servicio de reagendamiento de citas por SMS, a través de la app o el portal de reservas o llamando por teléfono para avisar.
  
  
• Parámetros de uso de equipamiento vinculados a las citas. Podrás crear citas a servicios con o sin equipamiento, para cuando llegue el momento de validarlas, puedas anotar los parámetros que has usado para calibrar la máquina durante la sesión. Así, por ejemplo, si has realizado una sesión de depilación láser, podrás especificar los parámetros que has aplicado, de acuerdo con el número de sesión, estado y cantidad del vello. Y, ¿sabes lo mejor? Lo tendrás todo guardado para poder consultarlo a la próxima y no tener que preguntar o hacer pruebas otra vez.
  
  
• Programación de tratamientos. Cuando vendas un bono o pack, podrás programar la fecha de la cita de todas las sesiones para poder llevar un mejor control sobre los tiempos entre sesiones, cumplir con los plazos y ofrecer al cliente la atención y resultados que espera. Además, podrás agendar citas de packs de una manera más sencilla y cómoda, día a día.
  
  
• Citas múltiples. Con ellas, podrás ahorrar tiempo y optimizar la gestión de tus citas. ¿Cómo? Imagina que tienes una presoterapia agendada para hoy y eso te supone entre 20-30 minutos de espera. ¿Qué hacer mientras? O le agendas otra cita al cliente al mismo tiempo, por ejemplo, una mascarilla facial o una depilación de cejas, o bien, atiendes a otro cliente en la cabina contigua, mientras dejas que el cliente se relaje durante ese tiempo, teniendo el cuenta el tiempo de espera. Así, aumentas la productividad de tu equipo y la rentabilidad de tu centro.
  
  
• Optimización de la agenda para ofrecer citas pegadas o contiguas. ¿Qué ventaja ofrece esta funcionalidad? Sin duda, el poder ahorrarte la entrada de citas online dispersas. Al activarla, la aplicación y tu portal de reservas, así como la app de gestión flowww, ofrecerán al cliente la posibilidad de reservar una cita pegada a otra que ya tienes marcada, proponiéndole una hora concreta y no todas las opciones disponibles. Esto te evitará huecos improductivos de 10-15 minutos que te resultará complicado llenar en cualquier momento.
  
  
• Reducir el tiempo de las citas cuando el cliente agenda citas seguidas. Con ello, ahorras el tiempo de preparación del cliente, permitiéndote trabajar en el cliente sin esperas y liberando tiempo para otras citas.

3. Facturación online adaptada.

A la hora de gestionar las cuentas de un negocio de estética no sirve cualquier sistema. Si quieres trabajar de una manera más ágil, deberías tener toda la información de tus clientes, citas y facturación junta y sincronizada. Tenerla desvinculada y/u organizada en distintos programas te hará perder tiempo y eficacia. Para ello, una solución online especializada en negocios de estética debería ofrecerte:

• Listado de tickets y facturas. Poder tener en un solo lugar almacenadas y ordenadas todas las facturas de tus clientes, te ayudará a mejorar tu gestión de la facturación y a poder realizar consultas siempre que lo necesites. A parte, si necesitas consultar las facturas de un cliente concreto, podrás acceder a su ficha y visualizarlas de forma específica.
  
  
• Productos relacionados. Gracias a esta funcionalidad, podrás realizar mejoras recomendaciones y estimular la venta cruzada de servicios y productos que completen la compra del cliente.
  
  
• Tickets de compra online con pauta de envío a domicilio. Si vendes productos online, a través del e-commerce integrado en tu app y en tu página de reservas y ventas online, tus clientes podrán solicitar el envío a domicilio o la recogida en el centro. En caso de escoger la primera opción, podrás ver cuántos clientes lo han solicitado, realizar un seguimiento de su pedido y realizar los envíos.
  
  
• Cierres de caja asistidos. Con este sistema, podrás olvidarte de los errores y de los descuadres. Podrás ver qué se ha registrado con cada método de pago y realizar la comprobación de cada subtotal con una mayor rapidez y comodidad.
  
  
• Pagos aplazados y financiados. Podrás visualizar los pagos que tienes pendientes de tramitar y a qué clientes están ligados, y por otra parte, los pagos que están financiados y su estado.
  
  
• Cheques regalo. Podrás vender cheques regalo, tramitarlos, usarlos como método de pago y tenerlos bajo control en todo momento.
  
  
• Facturas rectificativas. Podrás usarlas para realizar abonos totales o parciales de tickets con productos y tratamientos (bonos y packs), de una manera sencilla e intuitiva, sin fallos y sin perder dinero.
  
  
• Informe de flujo de caja. Te permitirá evaluar los gastos e ingresos de tu negocio, a fin de poder realizar un análisis profundo de tu situación económica y tomar decisiones estratégicas como la realización de inversiones en personal o equipamiento, o por contra, recortes en el presupuesto.

4. Tarifas a medida.

Podrás diseñar tu tarifa como quieras, organizándola por familias de tratamientos y de productos. Podrás tener una o varias tarifas, tanto si tienes varios centros como si tienes divisiones de negocio con características distintas. Por ejemplo, al contar con un ecosistema digital como flowww, podrás:

• Tener una tarifa por centro o división de negocio, poder realizar cambios y propagarlos de forma uniforme o de acuerdo con ciertos patrones. El hecho de poder realizar propagaciones avanzadas te permitirá llevar una gestión más flexible de tu carta de tratamientos, respetando las particularidades de cada centro.
  
  
• Asignar colores, terminología y condiciones propias de cada familia a la hora de organizar las citas en tu agenda. Por ejemplo, no se verán igual las citas de tratamientos faciales, que las corporales, que las de láser.
  
  
• Configurar los servicios que deseas que estén disponibles para reserva y contratación online. Así, podrás elegir los que estarán disponibles, los que podrás convertir en bonos de 1 sesión para facilitar el pago anticipado de servicios reservados, así como los productos, bonos y packs que activarás en el e-commerce y asociarás a una ficha de producto descriptiva, con el precio, beneficios e información de interés.

5. Stock de productos de consumo interno y venta.

El control del stock de productos es una de las tareas que más tediosas se vuelven cuando no se tiene un sistema online inteligente. Hacer inventario y actualizar el stock cada semana lleva tiempo, con flowww es automático y mucho más rápido. ¿Qué puede hacer por ti?

• Puedes configurar el consumo de productos, asociando el uso por servicio. Si, por ejemplo, en cada tratamiento se usan dos pares de guantes, podrás anotarlo para que en el momento en que se valide la cita, estos se descuenten del stock.
  
  
• Por cada producto vendido o devuelto, el stock se actualiza automáticamente, restando o sumando unidades. Podrás olvidarte de los inventarios interminables y de los stocks desajustados.
  
  
• Podrás establecer un número de unidades mínimas necesarias para atender mientras se espera un pedido. Al hacerlo, el producto se pondrá en rojo, avisando que estás en reserva y que deberás contactar con tu proveedor. Mientras podrás seguir usando o vendiendo, sin incurrir en una rotura de stock. ¡No más estanterías vacías, ni malentendidos y ni carreras a la tienda en busca de un producto de primera necesidad agotado!
  
  
• Cuando llega un pedido, sólo tienes que actualizar las unidades, indicando la cantidad recibida o dando de alta los nuevos productos. Además, podrás especificar el número de lote y el nombre completo del producto para poder llevar un control de la trazabilidad del producto que se ha vendido o usado en el cliente, estar pendiente de su estado y de su caducidad.

6. Gestión inteligente de equipos.

Un centro de estética con ganas de hacer las cosas bien y de crecer, necesita llevar una gestión de equipos eficiente y para ello, necesita:

• Una gestión de turnos y horarios de trabajo más flexible. Así, garantizarás el bienestar y compromiso de tu equipo.
  
  
• Una simbiosis perfecta entre los servicios y las habilidades profesionales de tu equipo. Esto te ayudará a organizar el trabajo de tus empleados y a asignarles las tareas, que mejor encajan con su formación y conocimientos.
  
  
• Una gestión avanzada de los permisos de acceso a las funciones e información almacenada en tu sistema de gestión, a fin de garantizar la seguridad de los datos de tus clientes y de la privacidad de cierta información relativa a tu negocio. 
  
  
• Un control ajustado del fichaje y presencia de cada uno de los profesionales, permitiéndote registrar horario de entrada y de salida, de acuerdo con su turno de trabajo.
  
  
• Una asignación de comisiones justa y controlada. Con flowww, podrás configurar las comisiones que perciben los trabajadores por realización de servicios o por venta, y después, analizar su desempeño en función de su compromiso y habilidad. Para ayudarlos y motivarlos a seguir, podrás formarlos tú mismo en ventas o invertir en un programa de formación comercial.

7. Estadísticas e informes específicos.

¡La evaluación de resultados es imprescindible para un supercentro de estética! Si te has decidido a convertirte en uno de ellos, ya no podrás vivir sin poder consultar las estadísticas e informes actualizados y específicos que te ofrece un software especializado en estética como flowww.

• Al contar con estadísticas específicas relativas con la realización de servicios estéticos, ventas de tratamientos y productos, así como al desempeño de auxiliares y vendedores, podrás saber en todo momento cuáles son los tratamientos y productos más demandados y qué mejor se venden, cuáles son los mejores horarios para vender y cuáles son los que registran una menor actividad. Tener toda esta información en pantalla te ofrecerá una visión completa y te ayudará a tomar mejores decisiones.
  
  
• Podrás evaluar tu ritmo de ventas, tu facturación, así como la entrada de clientes y su retención, en un completo informe de rentabilidad, que arroja datos reales y actualizados sobre tu desempeño, acompañados de consejos útiles para mejorar tus resultados. Además, podrás analizarlos, teniendo en cuenta tus objetivos y su evolución respecto al periodo anterior.

8. Marketing online con estrategia.

Por último, para hacer que tu negocio despegue necesitarás que tu estrategia de marketing esté siempre:

• Conectadas a tu base de datos, para poder realizar mejores segmentaciones, de acuerdo con el tipo de cliente al que deseas hacer llegar tus comunicaciones y acciones de marketing. Así, podrás seleccionar a todos tus clientes y realizar una promoción global, o bien, seleccionar a un tipo de cliente concreto (mujer entre 35-55 años que gasta más de 50euros al mes, por ejemplo).
  
  
• Bien comunicadas, dominando los canales más usados por tus clientes. Para ello, podrás apoyarte en el uso de los SMS, de los mensajes push (o mensajes app) y los emails, creando tus plantillas con Mailchimp o SendinBlue.
  
  
• Vinculadas a un origen de campaña. Esto te permitirá crear formularios de captación personalizados y configurar tu calendario de citas para poder rastrear el canal, a través del cual te llegaron los clientes y reservas, por ejemplo.
  
  
• Bien automatizada, de acuerdo a las condiciones que deseas que cumplan tus clientes. Esto te permitirá mejorar la experiencia del cliente y aumentar su tasa de retención y recurrencia.  Podrás automatizar el envío de emails de seguimiento, de recuperación, de bienvenida, así como la asignación de puntos o el envío de mensajes push de distinta naturaleza.

¿Quieres convertirte en un supercentro de estética? Empieza a marcar la diferencia de la mano de una solución tecnológica especializada en estética como flowww. Si quieres saber más, pide ahora una demostración personalizada.